Документи, їх призначення та класифікація.

Документ (від латин. documentus – спосіб доказу) – це матеріальний об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному порядку й має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

Документи оформляють на різних матеріальних носіях: на папері, фотоплівці, магнітній і перфострічці, дискеті, перфокарті тощо.

Документи мають різне призначення (функції). Ці функції можуть бути загальними, тобто їх виконують практично всі документи, і специфічними (властивими лише частині документів).

До загальнихналежать такі функції документів:

1) інформаційна (документ як засіб збереження інформації);

2) соціальна (документ задовільняє певні потреби суспільства);

3) комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами, підприємствами і т.д.);

4) культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).

Серед специфічнихфункцій документів найголовнішими є такі:

управлінська (документ як засіб управління);

правова (документ як засіб закріплення правових норм);

історична (документ як джерело історичних відомостей).

Документи класифікуютьза різними ознаками:

1. За найменуванням розрізняють заяви, листи, довідки, службові записки, протоколи.

2. За походженням документи поділяють на службові, або офіційні (вони створюються установами, підприємствами, службовими особами, які їх представляють), та особисті (їх створюють окремі особи, і це не входить у коло їх службових обов’язків).

3. За місцем створення документи бувають внутрішні (чинні лише в межах установи, підприємства, у якому створені) і зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами, організаціями тощо).

4. За призначенням виділяють такі основні комплекси документації:

організаційно-правова; планова; інформаційно-довідкова й довідково-аналітична; звітна; щодо особового складу (кадрова); фінансова; з матеріально-технічного забезпечення; договірна; колегіальних органів.

5. За напрямком розрізняють вхідні і вихідні документи.

6. За формою – типові й індивідуальні.

7. За ступенем гласності – звичайні, таємні (секретні), для службового користування.

8. За стадіями створення розрізняють оригінали (створені документи), копії (повне відтворення оригіналу) і витяги (відтворення певної частини оригіналу).

9. За термінами зберігання документи поділяють на такі категорії:

документи тимчасового зберігання (до 10 років);

документи тривалого зберігання (понад 10 років);

документи постійного зберігання (без обмеження терміну).

10. За технікою відтворення документи бувають рукописні й відтворені механічним способом.