Тема 5.2. Документація щодо особового складу.

1. Заява. Її реквізити та оформлення.

2. Характеристика.

3. Резюме.

4. Автобіографія.

5. Накази щодо особового складу.

Література

1. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К., 2001.

2. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Х., 2001.

3. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. - К.,1999.

4. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. - К., 2001.

5. Шевчук С. В. Службове листування: Довідник. - К., 1999.

Заява. Її реквізити та оформлення.

Заява – це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, у якому викладається певне прохання.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зов­нішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов'язково зазнача­ється повна домашня адреса, а в службовій – повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є обов'язковими викладені вище вимоги. У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідов­ності:

1.Праворуч указується назва організації чи установи, куди подається заява.

2.Нижче у стовпчик – назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).

3.Ще нижче посередині рядка пишеться слово «заява» з великої літери й не ставиться крапка.

4.З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

5.Після тексту заяви ліворуч уміщується дата, а право­руч – підпис особи, яка писала заяву.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання (документи перелічу­ються після основного тексту перед підписом). Заява пишеться від руки в одному примірнику.

Зразок заяви:

Директорові Київського

професійно-технічного

училища № 8

Петренку В. О.

Харченка Олега Васильовича,

що проживає за адресою:

вул. Прорізна, 4, кв. 17,

03071, Київ-71

Заява

Прошу зарахувати мене на І курс за спеціальністю оператор електронно-обчислювальних машин.

Додаток:

1) свідоцтво про закінчення 9 класів;

2) свідоцтво про народження на 1 арк. в 1 пр.;

3) довідка про місце проживання на 1 арк. в 1 пр.

02.07.2003 Власноручний підпис

Характеристика.

Характеристика – це документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами пред­ставників адміністрації. Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника. Характеристику пи­шуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. Текст викладають від третьої особи.

Основні реквізити характеристики:

1. Назва документа й прізвище, ім'я, по батькові того, кому видається характеристика.

2. Рік народження, освіта.

3. Текст, де зазначено, із якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов'яз­ків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі.

4. Дата складання.

5. Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику.

Зразок характеристики:

Характеристика

Шмельова Віктора Петровича,

учня 11 класу

Прилуцької середньої школи

Чернігівської області,

1986 року народження

Віктор Шмельов протягом навчання в середній школі заре­комендував себе здібним учнем.

До навчання ставиться сумлінно, має глибокі та міцні знання з усіх предметів, усебічно розвинений. Багато читає художньої літератури. Особливий інтерес виявляє до театрального мистецтва, очолює шкільний драматичний гурток і дуже цим захоплюється.

Як член учнівської лекторської групи, Віктор виступав перед учнями з доповіддю «Сучасна музика».

Протягом навчання в школі виявляв активність у громад­ській та суспільно корисній роботі. Під час літніх канікул В. Шмельов керував ланкою учнівської виробничої бригади, особисто показував приклад сумлінного ставлення до праці.

Уміє триматися в колективі, підкоряється його вимогам. Критично ставиться до власних вчинків, до поведінки това­ришів і відверто про це говорить.

За відмінне навчання, зразкову поведінку та активну участь у громадській роботі педрада просить облво наго­родити Віктора Шмельова золотою медаллю.

Директор школи (підпис) О. І. Алексєєв

Класний керівник (підпис) К. П. Гур'їн

Резюме.

Резюме – це документ, у якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.

Взагалі не встановлено якихось суворих вимог щодо розташування реквізитів резюме, але одним із найпоширеніших є зразок, коли подається:

1.Назва документа.

2.Прізвище, ім’я та по батькові особи, яка складає резюме.

3.Мета складання резюме.

4.Досвід роботи.

5.Освіта.

6.Знання мов.

7.Контактний телефон.

Може бути й інший варіант розміщення реквізитів: спочатку називається посада, яку ви обіймаєте зараз, потім у зворотному хронологічному порядку перераховуються посади, які ви обіймали до цього, а в кінці зазначається освіта.

Основна вимога до такого документа – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

У фірмах, інституціях, агенціях, установах зазвичай здійснюється комп'ютерне вивчення резюме, що полягає у виділенні головних (стрижневих) слів: назв компаній, фірм, посад, стажу роботи, здобутої освіти. Комп'ютер «перегля­дає» резюме кожного із претендентів на вакантну посаду й відповідно до кількості знайдених стрижневих слів надає йому певний порядковий номер. Аби досягти успіху, під час складання резюме рекомендують дотримуватися таких правил:

Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо.

Намагайтеся вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти. Під час комп'ютерного вивчення дієслова не читаються, а враховуються іменники, що є назвами посад, та професійні терміни.

Для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме.

Намагайтеся не вживати такі слова, як «я», «ми». Замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організовував, створив, керував, вивчав, обізнаний з.

Не надсилайте своєї фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено.

Не вказуйте розмір заробітної плати й особисті відомості.

Для передруку резюме використовуйте якісний папір стандартного розміру (ні в якому разі не крейдяний).

Якщо ви обіймаєте не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередитися на великому досвіді роботи й набутих навичках.

Пам'ятайте!

Із тексту резюме має вимальовуватися образ автора – досвідченого, надійного, чесного працівника.

Зразок резюме:

РЕЗЮМЕ

Шевченко Оксани Олексіївни

Мета: заміщення вакантної посади асистента у відділі маркетингу, менеджера з реклами та маркетингу.

Досвід роботи: упродовж 1994 року працювала на посаді помічника менеджера з питань реклами та маркетингу у концерні «Укравтохолдинг».

Маю досвід: 1) вивчення та аналізу ринку продажу авто­мобілів в Україні загалом та в Києві зокрема; 2) вивчення та аналізу попиту на автомобілі вітчизняного та закордонного виробництва (Київ і регіони); 3) розроблення та подальшої реалізації комплексних рекламних кампаній.

Набула досвіду співробітництва з газетами та журналами (розроблення макетів, визначення найефективніших для роз­міщення рекламних оголошень ЗМІ), радіо (написання рек­ламних текстів, визначення найефективніших для розміщен­ня рекламних оголошень радіоканалів), телебаченням. Упро­довж цього року вдалося досягти високих рівнів продажу.

З початку 1995 року переведена на посаду менеджера з питань реклами та маркетингу концерну «Укравтохол­динг» (обслуговування кафе-бару «Корона», нотаріальної контори). Працювала над: 1) дослідженням та аналізом сфе­ри відпочинку й розваг у м. Києві; 2) виготовленням полігра­фічної продукції (представницька продукція, меню, рекламні листівки, проспекти тощо); 3) реалізацією комплексних рек­ламних кампаній – окремо для кожної з гілок концерну (реклама у газетах та журналах, у тому числі й у регіональній пресі, реклама на радіо, у метрополітені, а також зовнішня реклама); 4) написанням рекламних текстів для реклами на радіо (маю досвід співробітництва із MUSIC RADIO, Гала радіо, радіо ЮТАР, Просто радіо, УР-1 та УР-2).

З початку 1996 року переведена на посаду директора відділу реклами концерну «Укравтохолдинг» (обслуговуван­ня кафе-бару «Корона», нотаріальної контори, охоронної фірми «Ангели», фірми з продажу автомобільних фарб «Dupli-Соlоr», розважального комплексу «Динамо-LUX»). Обізнана з: 1) дослідженням та аналізом ринку продажу автомобілів, ринку продажу автомобільних фарб, сфери відпочинку та розваг, сфери послуг – (охоронні та нотаріальні послуги); 2) розробкою комплексних рекламних кампаній з урахуванням специфіки діяльності кожної з перелічених фірм (рек­лама у газетах, журналах, у тому числі іміджева реклама, на радіо, у метрополітені, зовнішня реклама); 3) розробкою та втіленням іміджу кожної з фірм (логотипи, представницька продукція, зокрема для розважального комплексу «Динамо-LUX»). Маю досвід співпраці з рекламними агенціями та виробничими фірмами.

З жовтня 1998 року працювала на посаді прес-секретаря Української спілки підприємців малого та середнього бізнесу. Обізнана з: 1) підготовкою тематичних прес-конференцій (написання прес-релізів, запрошення журналістів); 2) написанням щоденних повідомлень для преси; 3) нала­годженням співпраці з відомими газетами («День», «Україна молода», «Київські Відомості», «Діло», «Галицькі Контракти», «Вечірній Київ», «Україна Бізнес. Фінансовий тижневик»); 4) виготовленням поліграфічної продукції; 5) написанням ділової кореспонденції.

З квітня 1998 року працюю на посаді літературного ре­дактора газети «Київські Відомості».

Маю досвід: 1) редагу­вання авторських і перекладних текстів російською та українською мовами; 2) редагування наукових текстів; 3) редагу­вання текстів, що пов'язані зі сферою економіки та банків­ської діяльності. За час роботи у газеті оволоділа технікою формування газетних шпальт.

Працюю на комп'ютері.

Освіта:

1992-1997 – навчання на факультеті української філології Київського університету імені Тараса

Шевченка. Ква­ліфікація: філолог, викладач української мови та літератури;

1992-1997 – навчання на факультеті іноземної філології Київського університету імені Тараса

Шевченка (англійська філологія). Кваліфікація: перекладач;

1997 – розпочала навчання в аспірантурі Інституту укра­їнознавства Київського університету

імені Тараса Шевченка (філологія).

Знання мов: вільно володію англійською, українською та російською мовами.

Контактний телефон: 218-38-40.

Автобіографія.

Автобіографія – це опис свого життя. Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Головні вимоги під час його написання – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. В автобіографіях обов'язково зазначаються:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім'я, по батькові.

3. Дата народження.

4. Місце народження (місто, село, селище, район, об­ласть, країна).

5. Відомості про навчання (повне найменування всіх на­вчальних закладів, у яких довелося вчитися).

6. Відомості про трудову діяльність( стисло, в хронологічній послідовності назви місць роботи й посад).

7. Відомості про громадську роботу ( всі її види).

8. Стислі відомості про склад сім’ї( батько, мати, чоловік, дружина, діти).

9. Дата написання й підпис автора.

Заголовок «Автобіографія» пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора – праворуч. Автобіографія має дві форми: автобіографія-розповідь з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей і автобіографія-документ з точним поданням фактів.

Автобіографія – обов’язковий документ особової справи.

Зразок автобіографії:

Автобіографія

Я, Шевченко Василь Павлович, народився 3 листопада 1970 року в м. Києві.

У 1977 році пішов у перший клас середньої школи № 185 м. Києва. Після закінчення 9 класів у 1985 році вступив до Технічного ліцею м. Києва, який закінчив із золотою медаллю.

У 1987 році вступив на фізико-математичний факультет Київського національного університету імені Тараса Шевченка. Під час навчання в університеті був старостою групи.

У 1992 році закінчив повний курс згаданого університету за спеціальністю «Математика та інформатика». Після закінчення університету присвоєно кваліфікацію вчителя математики та інформатики.3 вересня 1992 року працюю вчителем у середній школі №199 м. Києва.

Склад сім’ї:

дружина – Шевченко Ольга Іванівна, вчителька української мови та літератури середньої школи № 106 м. Києва;

дочка – Шевченко Олеся Василівна, 1989 року народження.

18 листопада 1995. Підпис