НАКАЗ ЩОДО ОСОБОВОГО СКЛАДУ

Наказ - це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов’язковий для виконання підлеглими. Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в його тексті. Право підписання наказів визначається законодавством: зазвичай це право мають керівники установ, їхні перші заступники, а також деякі посадові особи відповідно до їх повноважень і компетенції. Наказ діє доти, доки не буде скасований (особою, яка його підписала, або вищою інстанцією) або поки не буде виконаний чи поки не закінчиться термін його дії, вказаний у самому наказі. Наказ не має юридичної сили та підлягає скасуванню, якщо він виданий із порушеннями встановлених правил. Накази бувають індивідуальними й нормативними: Індивідуальні накази пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності конкретних осіб (заохочення й стягнення, переведення на іншу роботу тощо). Нормативні накази - це безособові накази, які регламентують трудову діяльність усього трудового колективу чи його частини (правила внутрішнього трудового розпорядку, реорганізація структурних підрозділів тощо).

Розрізняють два види наказів: за особовим складом; з питань основної діяльності.

Накази щодо особового складу (це, як правило, індивідуальні накази) пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності окремих працівників (зарахування на посаду, звільнення, преміювання тощо). Накази з питань основної діяльності (нормативні накази) - це документи, які оформляють рішення керівника щодо організації роботи установи в цілому чи його структурних підрозділів (конкретні заходи щодо виконання директив вищих органів, планування роботи окремих структурних підрозділів тощо).

Усі накази оформляються на спеціальних або загальних бланках і повинні мати такі обов’язкові реквізити:

Реквізити:

1) Повна назва установи, де видається наказ.

2) Назва виду документа.

3) Місце видання наказу.

4) Номер документа.

5) Дата підписання.

6) Назва (заголовок) наказу (про що наказ).

7) Текст документа. Текст наказу складається, як правило, з констатуючої

та розпорядчої частини.

8) Підпис (посада керівника, підпис, ініціали, прізвище).

9) Візи.

У порівнянні з наказами з основної діяльності складання й оформлення наказів з особового складу має деякі особливості. Накази з особового складу ведуться окремо і мають власну нумерацію. Констатуюча частина не є обов’язковою. За формою накази повинні бути однаковими, що полегшує їх використання в довідкових цілях. Розпорядчу частину наказу з особового складу починають дієсловом, що точно означає дію (наприклад, «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо), і пишуть великими літерами. Після розпорядчого слова, у новому рядку з абзацу великими літерами друкується прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і далі — ім’я, по батькові й текст наказу.

Формулювання, що застосовуються у тексті наказу, повинні відповідати спеціальним вимогам, зокрема КЗпП, оскільки їх правильність гарантує трудові права працівників.

Наприкінці кожного пункту наказу вказується підстава, на основі якої його складено. При прийнятті на роботу підставою є заява працівника, контракт, в інших випадках — відповідні документи (заяви, доповідні записки, рішення кваліфікаційних і атестаційних комісій тощо). Кожен пункт наказу може мати одну чи декілька підстав.

Проект наказу з особового складу в разі необхідності візується посадовими особами установи, яких він стосується, а іноді — юристом. Віза включає: особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка візує наказ, дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Начальник юридичного відділу

(Підпис) П. Д. Петренко

25.07.2013

Візи проставляються на лицьовому або (якщо місця на лицьовому боці останнього аркуша недостатньо) на зворотному боці останнього аркуша проекту наказу.

Наказ з особового складу набирає чинності з моменту підписання його керівником. Втім, окремі параграфи наказу можуть мати різні дати набрання чинності, наприклад, працівника призначено на посаду з 1 липня, а наказ підписано 28 червня. Якщо термін у тексті наказу не визначено, то дія цього наказу починається з моменту його підписання.

Керівники канцелярії (секретар) зобов’язані ознайомити з наказом усіх пойменованих у ньому осіб, які розписуються на першому примірнику наказу чи спеціальному бланку із зазначенням дати ознайомлення.

Як правило, накази з особового складу складаються у двох примірниках: оригінал залишається у секретаря, другий примірник передається до бухгалтерії, яка проводить необхідні розрахунки.

Зразок наказу:

НАКАЗ

від __ березня 20__ року № __

Про результати атестації

педагогічних працівників

Керуючись Типовим положенням про атестацію педагогічних кадрів України, затвердженим наказом Міністерства освіти і науки України від 06.10.2010 р. № 930, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 14 грудня 2010 р. за № 1255/18550, наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України «Про затвердження Змін до Типового положення про атестацію педагогічних працівників» від 20 грудня 2011 р. № 1473. на підставі протоколу атестаційної комісії І рівня від __.03.2011 року № __

НАКАЗУЮ:

1. Присвоїти з __ березня 20__ року наступні кваліфікаційні категорії вчителям:

учителю початкових класів __________ — кваліфікаційну категорію «спеціаліст»;

учителю біології __________ — кваліфікаційну категорію «спеціаліст першої категорії».

2. Підтвердити з __ березня 20__ року відповідно до раніше присвоєним наступні кваліфікаційні категорії вчителям:

учителю англійської мови __________ — кваліфікаційну категорію «спеціаліст першої категорії»;

учителю фізкультури _________ — кваліфікаційну категорію «спеціаліст першої категорії».

3. Встановити з __ березня 20__ року педагогу організатору ___________ 8 тарифний розряд Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери.

4. Заступнику директора школи з навчальної роботи _______ внести відповідні записи до трудових книжок названих педагогічних працівників.

5. Централізованій бухгалтерії відділу освіти провести відповідні зміни в оплаті праці вчителів з __ березня 20__ року.

6. Контроль за виконанням даного наказу покласти на заступника директора школи з навчальної роботи _________.

Директор школи _______

З наказом ознайомлені:

ТРУДОВА КНИЖКА

Трудова книжка – це основний документ, який свідчить про трудову діяльність працівника. Вона призначена для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу. Ведуться трудові книжки на всіх працівників, які відпрацювали не менше ніж 5 днів. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

Особи, які вперше стають до роботи і не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту. Військовослужбовці, звільнені із Збройних сил України та інших військових формувань, пред’являють військовий квиток.

Трудова книжка складається із титульного аркуша і розділів:

1. Відомості про роботу.

2. Відомості про нагородження.

3. Відомості про заохочення.

4. Відомості про призначення пенсії.

Якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем, який ушивається в трудову книжку. Він має ті ж розділи, що й трудова книжка.

Вкладиш без трудової книжки не дійсний. Тому в трудовій книжці ставиться штамп з написом “Виданий вкладиш”, зазначається його номер і серія.

Заповнюється трудова книжка адміністрацією установи, організації (секретарем, інспектором по кадрах, відділом кадрів). Записи в трудовій книжці проводяться відповідно до ст. 48 КЗпП України та Інструкції про порядок ведення трудових книжок, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення України від 29.07.93 № 58, із внесенням змін наказом цих же органів від 26.03.96 № 29.

На титульному аркуші зазначається:

– прізвище, ім’я, по батькові працівника (з паспорта або свідоцтва про народження);

– дата народження;

– дата заповнення трудової книжки.

Тут же є підписи власника книжки та особи, відповідальної за її видачу, а також відбиток печатки.

Зразок титульного аркуша:

У розділі “Відомості про роботу” оформляються записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, присвоєння спеціальних звань, рангів, прийняття присяги державного службовця.

Записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні провадитись у точній відповідності з чинним законодавством із посиланням на відповідну статтю, пункт закону. Наприклад: “Звільнений у зв’язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України”.

У трудові книжки за місцем роботи до відомостей про роботу окремим рядком можуть заноситись такі записи:

– про тривалість військової служби;

– про тривалість навчання в ПТУ, навчально-курсових комбінатах, вищих навчальних закладах;

– про час догляду за інвалідом першої групи або за дитиною-інвалідом віком до 16 років та іншими особами згідно з медичним висновком;

– про період одержання допомоги у зв’язку з безробіттям (вноситься в трудову книжку Центром державної служби зайнятості населення), а також деякі інші дані, які згідно з діючим законодавством, можуть включаться до загального трудового стану.

Зразок записів:

У розділі “Відомості про нагородження” оформляють записи про:

– нагородження державними нагородами та відзнаками України;

– присвоєння звань;

– нагородження нагрудними знаками, дипломами, грамотами;

– присвоєння звання “Кращий за професією” та ін.

У розділі “Відомості про заохочення” записують:

– подяки, нагородження цінним подарунком, занесення на Дошку (Книгу) пошани, видачу премій за успіхи в роботі;

– відкриття, на які видані дипломи, використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про видані за це винагороди.

Зразок запису:

*У цьому випадку працівника заохочено не за успішне виконання обов’язків, покладених трудовим договором, а за активну діяльність поза межами його обов’язків, яка є важливою для підприємства.

Усі записи до трудової книжки вносяться у відповідних розділах українською та російською мовами на підставі наказу (розпорядження) не пізніше ніж у тижневий термін, а в разі звільнення – в день звільнення. Записи повинні точно відповідати текстові наказу (розпорядження).

При необхідності внесення змін на титульному аркуші трудової книжки або вкладишу до неї особа, яка відповідає за видачу книжок, однією рискою закреслює старі дані й записує нові, посилаючись на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки. Нові записи завіряють підписом керівника або уповноваженої особи і печаткою.

У розділах “Відомості про роботу”, “Відомості про нагородження”, “Відомості про заохочення” закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи забороняється. Якщо, наприклад, треба змінити запис відомостей про роботу, то після зазначення відповідного порядкового номера запису і дати його внесення пишуть: “Запис за номером... не дійсний. Прийнято на посаду...” і повторно зазначають у графі 4 дату і номер наказу, запис якого неправильно внесено в трудову книжку.

Якщо установа, організація, де зроблено неправильний або неточний запис, ліквідовані, відповідний запис робить правонаступник і засвідчує печаткою, якщо правонаступника немає – то вища організація, якій було підпорядковане підприємство, а в разі її відсутності – обласні архіви, держархів м. Києва, держархів м. Севастополя та держархів при Раді Міністрів Автономної Республіки Крим.

У разі втрати трудової книжки або її зіпсування власник книжки повинен подати письмову заяву адміністрації установи за останнім місцем роботи.

Не пізніше ніж через 15 днів після подання заяви, адміністрація повинна видати працівникові дублікат трудової книжки або вкладиша до неї.

На бланку нової трудової книжки або вкладиша в правому верхньому куті титульного аркуша робиться напис “Дублікат”.

Записи в дублікат трудової книжки заносяться згідно із загальними правилами. У відповідних розділах оформлюються записи про роботу, про нагороди і заохочення за останнім місцем роботи на підставі наказів, які видавалися раніше.

Якщо працівник раніше працював на інших підприємствах, установах, організаціях, то в розділі “Відомості про роботу” в гр. 3 на підставі відповідних документів оформляється запис про загальний стаж роботи до початку роботи в даній установі, організації.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього на підставі належно оформлених документів до дубліката можуть вноситися дані про окремі періоди роботи. У гр. 2 зазначається дата прийняття на роботу, в гр. 3 пишеться назва підприємства, де працював працівник, а також назва посади (роботи), на яку було прийнято. Якщо є документальні дані про переведення працівника на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це теж робиться запис.

Після цього аналогічно вносяться дані про звільнення працівника.

Якщо подані працівником документи не містять повних даних про роботу в минулому, то до дубліката трудової книжки вносяться лише ті дані, що є в документах.

Є випадки, коли для підтвердження загального трудового стажу надаються документи, що не мають повної дати початку або кінця цього періоду. Якщо в документах, які підтверджують трудовий стаж, вказано лише рік роботи, то враховується початок роботи з 1 липня відповідного року, а якщо відомий місяць, а не зазначене число місяця – враховується початок роботи з 15 числа.

Дублікат трудової книжки видається також у випадку, якщо трудова книжка стала непридатною до використання (порвалася, обгоріла та ін.). На титульній сторінці трудової книжки записується: “На заміну виданий дублікат” і вона видається на руки працівникові, а в справах установи залишається дублікат трудової книжки.