Вопрос №2: Служба закупок, ее цель задачи и функции. Формы построения службы закупок.

Любое предприятие как производственное, так и торговое, в котором обращаются материальные потоки, имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и хранение материальных ресурсов.

Деятельность этой службы может быть рассмотрена на 3-х уровнях:

- Первый уровень – макрологистическая система.

Служба закупок, работая в контакте со службами сбыта поставщика и транспортными организациями обеспечивает вхождение предприятия в макрологистическую систему.

Идея логистики, заключается в получении дополнительной прибыли от согласованности действий всех участков товародвижения требует, чтобы персонал службы закупок добивался реализации целей предприятия не как изолированного объекта, а как звена всей макрологистической системы.

Это означает, что служба снабжения или закупок, работая на собственное предприятие в то же время должно преследовать цель повышения эффективности функционирования всей макрологистической системы.

Собственное предприятие при таком подходе рассматривается как элемент макрологистической системы. Улучшается положение всей системы, улучшается и положение предприятия как элемента этой системы.

- Второй уровень – микрологическая система обеспечивает прохождение материального потока в цепи снабжения ® производство ® сбыт.

Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службами снабжения, производства и сбыта является главной задачей логистической организации предприятия в целом.

Служба закупок, являясь элементом микрологистической системы, обеспечивает реализацию целей предприятия.

- Третий уровень – служба закупок как самостоятельная система, имеющая элементы, структуры и самостоятельные цели.

Управление материальными потоками в пределах самой службы закупок должна соответствовать 3-м ее положениям.

Служба закупок на предприятии или Служба материально-технического обеспечения – это совокупность управленческих и производственных подразделений организующих и осуществляющих обеспечение основных и вспомогательных производств сырьем, материалами, полуфабрикатами, комплектующими изделиями, оборудованием.

- Сырье и основные материалы, это предметы промышленного потребления, которые участвуют в производстве готовых изделий и остаются в конечном продукте. К ним относятся: руда, черные и цветные металлы, древесина, сельскохозяйственное сырье и т.д.

- Вспомогательные материалы, это предметы необходимые для производства, но не остающиеся в конечном продукте (ремонтные, смазочные материалы).

- Полуфабрикаты, это предметы, прошедшие одну или несколько стадий обработки и предназначенные для дальнейшего производства.

- Комплектующие изделия, это готовые изделия, поставляемые изготовителем продукции другому для выпуска более сложной продукции. Комплектующие обычно поступают в готовом для производства виде и не требуют доработки.

Главная задача службы материально-технического обеспечения, это своевременное, комплектное и качественное обеспечение производства необходимыми материальными ресурсами с наименьшими затратами средств и труда.

- Своевременность, это поставка всех необходимых материалов на рабочие места в установленные технологическим процессом сроки.

- Комплектность, это поставка нескольких видов или наименований материалов в определенном соотношении.

- Качественное обеспечение, это поставка всех материальных ресурсов в соответствии с требованиями, предъявляемыми потребителями к качеству продукции.

В соответствии с этой задачей, основными функциями, выполняемыми в службах материально-технического обеспечения являются:

a) Планирование материально-технического снабжения, в процессе которого разрабатываются годовые, квартальные и оперативные планы снабжения;

b) Управление материальными запасами – предполагает получение систематической информации о движении и остатках материалов, принятии необходимых мер для поддержания оптимального уровня производственных запасов, своевременное выявление и реализация излишних запасов;

c) Закупка материалов – обеспечивает своевременное и комплектное поступление всех необходимых материальных ресурсов;

d) Количественная и качественная приемка материалов – включает проверку соответствия количества и качества фактически поступивших материалов требованиям технологического процесса и данным отгрузочных документов;

e) Организация хранения материалов – обеспечивает количественную и качественную сохранность поступивших материалов;

f) Снабжение производственных подразделений (цехов, участков) материалами в соответствии с установленными лимитами;

g) Учет и отчетность по материально-техническому снабжению;

h) Исследовательско-аналитическая функция, приобретает большое значение в настоящее время, это новые функции для службы закупок.

Для обеспечения предприятия материальными ресурсами необходимо ответить на следующие вопросы: - что закупить? - сколько закупить? -у кого? - на каких условиях?

Кроме того необходимо выполнить следующие работы в процессе материально-технического обеспечения: - заключить договор; - проконтролировать исполнение договора; - организовать доставку закупленных материалов; - организовать складирование.

Рассмотрим два варианта организации снабжения:

- Первый вариант: заключается в делении перечисленных задач и функций между различными функциональными подразделениями.

- Второй вариант: предполагает сосредоточение всех функций снабжения предприятий в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому обеспечению.

Организационная структура службы материального технического обеспечения

Зависит от: - характера производственной деятельности; - специализации предприятия; - объем и номенклатура потребляемых материальных ресурсов; - типа производства; масштаба предприятия.

Организационная структура службы материального технического обеспечения может быть построена по одному из 3-х признаков:

a) – функциональному;

b) – материальному;

c) – смешанному.

a) По функциональному признаку предполагает, что все основные функции сосредоточены в службе материально-технического снабжения и выполняются специализированными подразделениями (отделами, группами, бюро), непосредственно подчиненными руководителю службы.

Так, плановая группа выполняет функции планирования закупок, заготовительная группа выполняет функции закупки материалов, транспортная группа занимается организацией доставки материальных ресурсов, диспетчерская группа занимается операторской работой по закупке материалов.

Такая структура обычно применяется целесообразно, на небольших и средних предприятиях.

b) По материальному признаку предполагает, что каждая материальная группа выполняет весь комплекс снабженческих функций по номенклатуре.

Применение данной структуры целесообразно на средних и крупных предприятиях.

c) По смешанному признаку, предполагает, что одна или несколько функций выделяется в качестве самостоятельных по всем группам материалов, а остальные функции выполняются материальными группами.

Целесообразно применение на средних и крупных предприятиях.