Требования по оформлению документов

Требования, предъявляемые к юридическим документам.Юридический документ должен быть нейтральным, логичным, ясным, точным и лаконичным.

Нейтральность юридического документа предполагает ровный, спокойный, сдержанный, официально-деловой стиль изложения.

Нейтральность юридического документа предполагает сдержанное, безэмоциональное изложение.

Для юридического документа является недопустимым агрессивный, оскорбительный или пренебрежительный тон. Убедительность документа достигается не речевой агрессией, а логичностью, ясностью и точностью изложения объективной информации.

Юридический документ должен отражать уважительное отношение автора документа к адресату.

Логичность юридического документа предполагает связанное, последовательное, внутренне непротиворечивое изложение, когда каждое последующее положение вытекает из предыдущего, дополняя и развивая его. В юридических документах недопустимы разрывы мыслей, перескакивания, бессвязные фразы, смысловая незавершенность.

Юридический документ должен иметь четкую, упорядоченную, логичную структуру, которая может включать в себя заголовок; преамбулу; разбивку текста на разделы, главы, параграфы, статьи, пункты, части подписи специально уполномоченных лиц.

Элементы структуры конкретного юридического документа диктуются видом этого документа (письмо, исковое заявление, жалоба, претензия, договор, нормативный акт и т.д.)

Ясность – это основное требование, предъявляемое к юридическому документу. Право используется в качестве регулятора общественных отношений, в связи с чем юридический документ должен быть понятен, легко воспринимаем, доступен, доходчив. Если юридический документ понятен только специалисту – это плохой документ. Красиво и грамотно составленный юридический документ, несмотря на специфику юридического языка, легко воспринимается даже лицами, далекими от юридических наук.

Точность языка юридического документа должна исключать сомнения, возможность множественности толкования. Формулировки юридической речи не должны быть расплывчатыми. Юридический документ не должен нуждаться в дополнительных объяснениях, его смысл должен быть четким, определенным и однозначным.

Лаконичность предполагает использование наиболее экономичных языковых средств. В юридических текстах не должны использоваться лишние, не несущие информационной нагрузки слова и фразы. Повторяющихся по всему тексту документа слов и фраз следует избегать посредством использования сокращений и введения терминов.

Оформление документов.

По общему правилу, документы изготавливают на бланках.

Требования в отношении бланков документов и порядка оформления документов как на бланках, так и без них, предусмотрены Госстандартом России Унифицированные системы документации ГОСТ Р 6.30-2003. Указанный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), используемые в деятельности как органов государственной власти и местного самоуправления, так и иных организаций независимо от формы собственности или организационно-правовой формы.

Установлены два основных формата бланков документов: А4 и А5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него , должен иметь поля: верхнее, левое и нижнее – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, изготавливается на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

По общему правилу, документы изготавливаются с помощью печатных устройств. Документы, исходящие от граждан, допускается писать от руки (заявления, объяснительные записки).

Реквизитами на языке делопроизводства именуются обязательные элементы оформления официального документа. ГОСТ Р 6.30-2003 регламентирует порядок оформления 30 возможных реквизитов документов.

Обязательность для документа того или иного реквизита диктуется видом документа; при этом ни один вид документа не оформляется полным набором из 30 реквизитов. Одни реквизиты являются стандартными и включаются в бланк документа; другие – оформляются непосредственным исполнителем документа в процессе составления документа; третьи – проставляются уполномоченными лицами на окончательных этапах оформления документа.

Полнота и качество оформления реквизитов позволяют оценить юридическую силу документа. Безусловно, далеко не каждое неправильное оформление реквизитов может сказаться на юридической силе документа: на практике нередко пренебрегают установленными правилами делопроизводства. Суд может принять в качестве доказательства письмо, независимо от того, проставлены ли на нем коды организации и заголовок, указан ли в нем почтовый адрес организации, адресовано ли оно «г-ну ген. дир-ру», а дата документа при этом обозначена римскими цифрами. Однако, если например, гриф ограничения к доступу (секретно) будет проставлен на оборотной стороне документа и в кавычках, есть все основания спорить о распространении на данный документ режима секретности.

Приведем требования к оформлению наиболее распространенных реквизитов.

01. Государственный герб Российской Федерации

02. Герб субъекта Российской Федерации

03. Эмблема организации или товарный знак

08. Наименование организации

09. Справочные данные об организации

10. Наименование вида документа

11. Дата документа

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

14. Место составления или издания документа

15. Адресат

16. гриф утверждения документа

17. резолюция

18. заголовок к тексту

20. Текст документа

21. Отметка о наличии приложения

Этапы составления юридического документа

1. Сбор данных

2. Определение цели документа. Определение сдерживающих факторов

3. Определение вида документа и оптимальной для подобного вида документа формы и содержания

4. Составление перечня вопросов, подлежащих отражению в документе

5. Составление проекта

6. Правка проекта

7. Четкий анализ всех возможных последствий

8. Окончательное оформление документа

Деятельность правовой клиники юридического факультета ГКОУ ВПО РТА обеспечивается системой взаимосвязанных документов, составляющих ее документальную базу. В составе документальной базы правовой клиники в зависимости от характера документов и их целевого назначения можно выделить внутренние и внешние документы.

К внутренним документам клиники относятся:

1) Организационные документы – регламентирующие деятельность правовой клиники в целом и ее отдельных функциональных групп. К указанной группе документов относятся: Положение о группе консультантов, Положение о юридической клиники (см.приложение № 1);

2) Кадровые документы – по вопросам зачисления в клинику для прохождения практики. Сюда входят: заявления студентов о прохождении практики в клинике; приказы декана юридического факультета ГКОУ ВПО РТА о зачислении в клинику для прохождения практики.(см. приложение № 2)

3) Документы, обеспечивающие работу правовой клиники с малоимущими гражданами. В указанной группе документов выделяются: журнал регистрации приема граждан, журнал дежурств консультантов, дневник работы студента, номенклатурное дело по проблеме.

4) Документы по делу клиента: личная карточка клиента (ЛКК), план первой встречи с клиентом (план интервью); резюме первой встречи с клиентом (резюме интервью); план консультации; итоговый отчет по делу; опись документов, предоставленных клиентом; расписка в получении от клиента документов. (см.приложение № 3)

5) Текущие документы информационного характера: докладные записки; объяснительные записки; протоколы общих собраний сотрудников клиники и собраний функциональных групп.

6) Документы по прохождению практики (индивидуальные программы практики, отчеты консультантов о прохождении практики).

К внешним документам клиники относятся, главным образом, письма – направляемые по почте, курьером, посредством факсимильной и электронной связи обращения к внешним организациям.