Автоматизированные системы обработки документов

 

Рассмотренная в предыдущих разделах технология работы с документами – это традиционные процедуры по обработке документов, большинство из которых впервые были описаны еще в Генеральном регламенте Петра 1 (1720 г.) и получили дальнейшее обоснование и развитие в ходе реформ сначала царского, а затем советского государственного аппарата.

В современном делопроизводстве можно выделить следующие

особенности:

- сохранение исторически сложившихся традиций в обработке документов;

- преимущественное использование документов на бумажных носителях, а не электронных документов;

- выполнение трудоемких процедур по согласованию большинства документов, далеко не всегда обоснованному объективными причинами (например, сложностью принятия управленческих решений в нынешних экономических условиях) и зачастую вызванному боязнью личной ответственности со стороны многих должностных лиц и ответственных исполнителей;

- обязательное применение регистрационных форм для

исключения утраты документов и подтверждения фактов их передачи исполнителям (исключение безрегистрационного делопроизводства);

- ведение контроля за исполнением почти всех поступающих и создаваемых документов в связи с низким уровнем исполнительской

дисциплины у многих работников;

- нередкое проявление работниками пренебрежительного отношения к «бумагам», мешающим «живой, творческой работе».


Эти особенности российского делопроизводства не позволяют напрямую использовать средства электронного управления документацией, предлагаемые в разработках зарубежных специалистов. Многолетняя практика автоматизации делопроизводства в нашей стране показала, что именно отечественные системы электронного документооборота наиболее приемлемы для внедрения в российских организациях с их традиционной спецификой.

Казалось бы, использование компьютерных технологий в делопроизводстве должно было коренным образом изменить весь порядок работы с документами. Однако глобальных изменений не произошло, так как процессы создания и движения документов зависят, прежде всего, не от наличия или отсутствия технических средств, а от принятых в системе управления норм, правил и традиций, большая часть которых имеет законодательное или нормативно-методическое закрепление, а основная масса документов продолжает оформляться на бумажном носителе.

В связи с этим принципы документооборота и его основные

этапы в целом остаются неизменными, а автоматизация долгое время позволяла лишь уменьшить трудоемкость рутинных ручных операций по обработке документов, особенно при подготовке проектов новых документов, ведении контроля за исполнением документов и осуществлении информационно-поисковой работы.

Как известно из теории, эффективность информационных систем управления (ИСУ) обеспечивается значительными объемами типовых

организационно-технологических процедур при обработке информации (А), принятии решений (Б) и использовании совокупности автоматизированных рабочих мест (В).

Основная типология и реализация информационных систем

управления может быть представлена схематически:

  ИСУ (информационная система управления)   Документная информация Совокупность условий (персонал, средства, концепция, маркетинг)   Система АРМ. Программные оболочки.

 

Анализ поэтапной реализации предложенной схемы позволяет сделать важные практические выводы.

А. Информация поступает на все уровни управления, где ее учитывают и обрабатывают. Технология ДОУ состоит, в сущности, из организационно-технических, логических и творческих операций и функций в сфере управления.

Организационно-технологические функции связаны, прежде

всего, с формированием документально-информационных потоков (ДИП), разработкой графиков документооборота и процедур, связанных с получением, регистрацией, транспортировкой и хранением документной информации. Весьма существенны при этом и различные типовые расчеты: составление справок, прием, учет и выпуск документов; контроль исполнения; прием и выдача оперативных данных; планирование и прогнозирование.Не подлежит сомнению, что эти операции характеризуются повторяемостью и простотой алгоритма. Не случайно, что для их выполнения не требуется затрат высококвалифицированного персонала.

Логические функции включают в себя более сложные алгоритмы и программы по отработанным ранее технологическим операциям.


Такого рода действиями могут быть разработки документов по материально-техническому снабжению, реализации продукции, исследованию рынка, по созданию бизнес-плана. Подготовка такого рода документной информации требует специальных знаний и накопленного ранее опыта.

Творческая деятельность отображает действия руководителя и

специалиста, направленные на принятие нестандартных, оригинальных решений при дефиците информации. Подобная

деятельность предполагает возможность риска со стороны персонала, принимающего решения. Методология принятия решения при этом включает в себя и набор логических операций: анализ и синтез, расчет и прогноз, абстракцию и конкретизацию, субъектно- объектные отношения.

 

Таблица №1. Затраты времени на информационно- документационные функции управленческого персонала

 

 


Персонала


Организационно-









Дата добавления: 2016-02-20; просмотров: 1465; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ


Поиск по сайту:

При помощи поиска вы сможете найти нужную вам информацию, введите в поисковое поле ключевые слова и изучайте нужную вам информацию.

Поделитесь с друзьями:

Если вам понравился данный ресурс вы можете рассказать о нем друзьям. Сделать это можно через соц. кнопки выше.
helpiks.org - Хелпикс.Орг - 2014-2019 год. Материал сайта представляется для ознакомительного и учебного использования. | Поддержка
Генерация страницы за: 0.006 сек.