Автоматизированные системы обработки документов

Рассмотренная в предыдущих разделах технология работы с документами – это традиционные процедуры по обработке документов, большинство из которых впервые были описаны еще в Генеральном регламенте Петра 1 (1720 г.) и получили дальнейшее обоснование и развитие в ходе реформ сначала царского, а затем советского государственного аппарата.

В современном делопроизводстве можно выделить следующие

особенности:

- сохранение исторически сложившихся традиций в обработке документов;

- преимущественное использование документов на бумажных носителях, а не электронных документов;

- выполнение трудоемких процедур по согласованию большинства документов, далеко не всегда обоснованному объективными причинами (например, сложностью принятия управленческих решений в нынешних экономических условиях) и зачастую вызванному боязнью личной ответственности со стороны многих должностных лиц и ответственных исполнителей;

- обязательное применение регистрационных форм для

исключения утраты документов и подтверждения фактов их передачи исполнителям (исключение безрегистрационного делопроизводства);

- ведение контроля за исполнением почти всех поступающих и создаваемых документов в связи с низким уровнем исполнительской

дисциплины у многих работников;

- нередкое проявление работниками пренебрежительного отношения к «бумагам», мешающим «живой, творческой работе».

Эти особенности российского делопроизводства не позволяют напрямую использовать средства электронного управления документацией, предлагаемые в разработках зарубежных специалистов. Многолетняя практика автоматизации делопроизводства в нашей стране показала, что именно отечественные системы электронного документооборота наиболее приемлемы для внедрения в российских организациях с их традиционной спецификой.

Казалось бы, использование компьютерных технологий в делопроизводстве должно было коренным образом изменить весь порядок работы с документами. Однако глобальных изменений не произошло, так как процессы создания и движения документов зависят, прежде всего, не от наличия или отсутствия технических средств, а от принятых в системе управления норм, правил и традиций, большая часть которых имеет законодательное или нормативно-методическое закрепление, а основная масса документов продолжает оформляться на бумажном носителе.

В связи с этим принципы документооборота и его основные

этапы в целом остаются неизменными, а автоматизация долгое время позволяла лишь уменьшить трудоемкость рутинных ручных операций по обработке документов, особенно при подготовке проектов новых документов, ведении контроля за исполнением документов и осуществлении информационно-поисковой работы.

Как известно из теории, эффективность информационных систем управления (ИСУ) обеспечивается значительными объемами типовых

организационно-технологических процедур при обработке информации (А), принятии решений (Б) и использовании совокупности автоматизированных рабочих мест (В).

Основная типология и реализация информационных систем

управления может быть представлена схематически:

Анализ поэтапной реализации предложенной схемы позволяет сделать важные практические выводы.

А. Информация поступает на все уровни управления, где ее учитывают и обрабатывают. Технология ДОУ состоит, в сущности, из организационно-технических, логических и творческих операций и функций в сфере управления.

Организационно-технологические функции связаны, прежде

всего, с формированием документально-информационных потоков (ДИП), разработкой графиков документооборота и процедур, связанных с получением, регистрацией, транспортировкой и хранением документной информации. Весьма существенны при этом и различные типовые расчеты: составление справок, прием, учет и выпуск документов; контроль исполнения; прием и выдача оперативных данных; планирование и прогнозирование.Не подлежит сомнению, что эти операции характеризуются повторяемостью и простотой алгоритма. Не случайно, что для их выполнения не требуется затрат высококвалифицированного персонала.

Логические функции включают в себя более сложные алгоритмы и программы по отработанным ранее технологическим операциям.

Такого рода действиями могут быть разработки документов по материально-техническому снабжению, реализации продукции, исследованию рынка, по созданию бизнес-плана. Подготовка такого рода документной информации требует специальных знаний и накопленного ранее опыта.

Творческая деятельность отображает действия руководителя и

специалиста, направленные на принятие нестандартных, оригинальных решений при дефиците информации. Подобная

деятельность предполагает возможность риска со стороны персонала, принимающего решения. Методология принятия решения при этом включает в себя и набор логических операций: анализ и синтез, расчет и прогноз, абстракцию и конкретизацию, субъектно- объектные отношения.

Таблица №1. Затраты времени на информационно- документационные функции управленческого персонала

Персонала

Организационно-