Организационно-штатное построение ДОУ
Труд в сфере управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических либо творческих операций – прогнозирования, планирования, оценки ситуации и принятия решений и большого количества технических операций, действий, совершаемых над документом как носителем информации (составление, регистрация, контроль и т.д.).
Процесс делопроизводства представляет собой часть технологии
управления и обработки документов. При этом предметом труда является информация в различном виде, содержащаяся в документе.
Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность труда. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксировании на бумаге или других носителях управленческих решений по установленным правилам, т.е. в создании управленческих документов.
Процесс труда с документами состоит из ряда операций,
которые условно можно разделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие.
К техническим(делопроизводственным) операциям относится
обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документа, перемещение документа, контроль исполнения, подписание приказов и других документов.
Логическиеоперации включают чтение и ознакомление с
документом, подбор необходимой информации, анализ и сопоставление данных, произведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.
Творческиеоперации, отражающие специфику труда
руководителя, состоят из определения состава исполнителей документа, поиска альтернативных решений, выбора оптимального решения, документирования принятого решения и пр.
Перечень основных нормативных актов, регламентирующих делопроизводство, представлен в разделе «Источники, литература».
Задача ДОУ – максимально эффективно организовать работу с
документами в учреждении, организации, на предприятии, фирме.
ДОУ – это самостоятельная функция организации, стоящая в ряду с такими управленческими функциями, как обеспечение персоналом, материально-техническое обеспечение, обеспечение
финансами и др.
Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее типа, организационно-правовой формы, характера деятельности. С течением времени значение делопроизводства в
деятельности организаций не уменьшается, а возрастает. Не требует доказательства положение, что без налаженной системы делопроизводства организация не может работать успешно.
Любая организация, не придававшая до поры до времени значения работе с документами, непременно приходит к
необходимости организовать работу с документами, т. е. создать систему делопроизводства.
Любой работник организации, независимо от того, к какой
категории он относится – к руководителям, специалистам,
техническим исполнителям, – связан с документами.
Различие заключается лишь в характере работы с документами:
- руководители и специалисты осуществляют преимущественно творческую работу (изучают документы, анализируют, собирают
необходимую информацию, готовят проекты документов, принимают решения по подготовленным документам и др.);
- технические исполнители выполняют операции, связанные с
обработкой документов (получают и отправляют документы, сортируют, регистрируют, передают в структурные подразделения, печатают (набирают) документы, ведут контроль за сроками исполнения документов, формируют дела и т. п.).
Из определения ДОУ видно, что в делопроизводстве выделяется два достаточно самостоятельных аспекта: создание документов и организация работы с документами. Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, вторая – работу с уже созданными документами.
Организационно-штатное построение ДОУ. В целях организации
работы с документами, как правило, создается самостоятельное структурное подразделение – канцелярия (отдел делопроизводства, общий отдел), на небольших предприятиях функции службы ДОУ выполняет секретарь.
Конкретное название службы делопроизводства выбирается в зависимости от типа организации, ее организационной структуры, места в иерархии органов управления, объема деятельности и других особенностей.
В крупных организациях при большом штате работников делопроизводственное подразделение, как правило, называется
«управление делами».
В небольшой организации при маленькой штатной численности
работников функции делопроизводственной службы может выполнять один работник – секретарь.
Служба ДОУ в организации решает несколько очень важных
задач:
- установление единого порядка работы с документами;
- создание условий, обеспечивающих эффективное использование современных компьютерных технологий при работе с документами;
- обеспечение сохранности документов, создаваемых в деятельности организации.
Из задач службы ДОУ вытекают ее функции. К наиболее важным
относятся:
- организация по поручению руководства подготовки проектов документов, обеспечение их оформления и выпуска;
- прием, учет, регистрация поступающих и отправляемых
документов;
- ведение контроля за исполнением документов, систематическое информирование руководителя о состоянии
исполнительской дисциплины;
- организация изготовления документов, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;
- разработка сводной номенклатуры дел организации,
обеспечение подготовки номенклатур дел структурных подразделений;
- организация работы архива учреждения и использования архивных документов;
- разработка совместно с подразделениями организации мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами и др.
Кроме того, служба ДОУ осуществляет организационное и методическое руководство работниками (секретарями), отвечающими за работу с документами в подразделениях.
Функции службы ДОУ предопределяют ее структуру.
В состав службы ДОУ обычно включаются:
- группа учета и регистрации документов;
- группа контроля исполнения документов;
- группа (бюро) по рассмотрению обращений граждан;
- секретариат;
- экспедиция;
- машинописное бюро (группа изготовления документов);
- копировально-множительное бюро;
- архив.
В крупных организациях в состав службы ДОУ может входить
также группа по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств.
Если учреждение крупное, имеет сложную структуру, большую штатную численность, организацией работы с документами, как
правило, занимается управление делами. В состав управления делами могут входить:
- секретариат (приемная или секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат
коллегиального органа, – протокольное бюро);
- отдел (сектор) контроля исполнения документов;
- канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро
(группа) учета и регистрации документов, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);
- отдел (группа) обращений граждан;
- отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
-центральный архив.
Независимо от конкретного наименования правовой основой деятельности службы ДОУ является положение о ней и положения о ее структурных частях (группах, бюро, отделах), а также должностные инструкции работников. Эти документы закрепляют разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными подразделениями, должностными лицами и работниками.
Положение о службе делопроизводства и положения о ее структурных частях, если они имеются, разрабатываются ее руководителем с привлечением квалифицированных специалистов,
хорошо знающих как работу подразделения, так и организации в целом, и утверждаются руководителем организации.
Работа с документами в организации ведется по определенным
правилам, установленным инструкцией по ДОУ (делопроизводству).
Инструкция – нормативный документ, обязательный для всех работников организации, в ней устанавливаются единые правила составления и оформления документов, правила регистрации и учета документов, организации документооборота, контроля исполнения документов и формирования текущего архива организации.
Инструкция по ДОУ устанавливает технологию работы с документами в организации, охватывая весь жизненный цикл
документа: от его создания или поступления документа до завершения исполнения и отправки адресату или передачи на хранение в архив. Инструкция разрабатывается, как правилo, службой ДОУ, утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников.
Инструкции по ДОУ в организации разрабатываются на основе современного законодательства в сфере информации и документации,
положений государственных стандартов России на документы, нормативных правовых актов Росархива по делопроизводству и архивному делу.
Инструкция по ДОУ должна последовательно отражать все стадии
работы с документами в организации.
Основой построения службы делопроизводства является принятая в учреждении форма его организации.
В учреждениях применяют централизованную, децентрализованную и смешанные формы организации делопроизводства (иногда говорят о соответствующих системах организации делопроизводства).
При централизованной форме организации делопроизводства все
операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре – канцелярии (делопроизводства) или у секретаря.
Не следует смешивать децентрализованную форму организации
делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, характеризующейся наличием специализированных подразделений – экспедиции, машбюро, контрольной группы и т. д.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и
децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
В большинстве учреждений используют смешанную форму
организации делопроизводства.
Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация. Централизация позволяет снизить стоимость
делопроизводственных операций, улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование, обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников, использовать прогрессивные и производительные технические средства, обеспечить единство организационного и методического руководства.
В современных | условиях | полностью | централизовать |
делопроизводственное | обслуживание | можно только | в сравнительно |
небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться
к целесообразной централизации отдельных функций
делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.
Делопроизводственным обслуживанием аппарата управления занимается канцелярия (сектор делопроизводства). Ее структура зависит от категории учреждения (в соответствии с годовым объемом документооборота) и типовой структуры.
В небольших учреждениях, не имеющих канцелярий, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь.
Основой для разработки организационной структуры канцелярии
в конкретном учреждении являются функции канцелярии и объем работ по каждой функции.
Основные функции канцелярии следующие: прием, регистрация
(учет), распределение документов и доставка их исполнителям, оформление и отправка исходящих документов, стенографирование и печатание документов, контроль за сроками их исполнения, формирование дел и сдача их в архив, хранение и обеспечение использования документов в делопроизводстве и архиве учреждения канцелярии отражается в положении о канцелярии и инструкции по делопроизводству. Объем работ по каждой функции определяется на основе объема документооборота и норм времени на делопроизводственные работы.
Квалификация служащего представляет собой совокупность общего и специального образования, а также профессионального
опыта, необходимого для выполнения в данных организационно- технических условиях работ определенной сложности.
Формы, программы, сроки обучения делопроизводственного персонала определяет в каждом отдельном случае учреждение-
организатор занятий, исходя из конкретных задач делопроизводства в данном учреждении, контингента обучающихся, технических и других возможностей.
Одной из наиболее распространенных форм повышения квалификации делопроизводственных работников являются 2-4- дневные семинары, организуемые крупными предприятиями, архивными учреждениями и территориальными органами научно-технической пропаганды.
Краткосрочную переподготовку делопроизводственного персонала проводят каждые 3-5 лет.
Дата добавления: 2016-02-20; просмотров: 1066;