Документационное обеспечение управления
Документационное обеспечение управления (как синоним этого термина в научной, учебной, методической литературе, нормативных документах употребляется термин «делопроизводство»)
– это деятельность, обеспечивающая документирование и
организацию работы с официальными документами.
Такое определение документационному обеспечению управления (дeлопроизводству) дает ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Термины «документационное обеспечение управления» и
«делопроизводство» различаются тем, что термин
«делопроизводство» – старый (возник еще в ХVПI в.), а термин
«документационное обеспечение управления» – относительно новый, он возник в конце 1970-х-начале 1980-х гг., когда началось внедрение вычислительной техники в управление и применение ее для обработки управленческой документации и информации.
Термин «делопроизводство» воспринимался разработчиками автоматизированных систем управления как архаичный, не соответствующий современным реалиям, поэтому по аналогии с терминами «программное обеспечение», «информационное обеспечение», «лингвистическое обеспечение» и подобными им был
создан термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Его задачей было подчеркнуть, прежде всего, информационно- техническую составляющую в работе с документами в новых условиях.
Термин «делопроизводство» появился во второй половине ХVIII в. Первоначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» обозначало не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. Делопроизводство (производство дела) определяло процесс решения дела.
В настоящее время значение этого термина изменилось.
Современное делопроизводство означает организацию
информационного сопровождения дел, т.е. ведение документации по их рассмотрению.
Новое значение термина определяет главную цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.
Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание ДОУ.
11.2. «Понятие делопроизводство»: цели и задачи
Делопроизводство– отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения.
Процедуры делопроизводства регулируются законами РФ,
государственными и отраслевыми стандартами, классификаторами и инструкциями, а также инструкциями по делопроизводству конкретной организации, предприятия либо учреждения.
Перед делопроизводством стоят следующие цели:
- фиксирование информации (создание текстовых документов в сфере управления);
- организация работы с документами (создание условий,
обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства).
Цели делопроизводства определяют его основные задачи: создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе
(бумажном, электронном и др.); регистрация документов; передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений; систематизация документов; организация документооборота в организации и др.
Документ на бумаге все еще остается самым массовым носителем управленческой информации, поэтому, наряду с термином
«делопроизводство», часто используют определение ДОУ.
В современном делопроизводстве все шире применяются электронные формы документа. Набирая документ на клавиатуре компьютера, пользователь получает файл на диске, а с помощью принтера – твердую копию файла – бумажный документ. Последний может быть получен другой организацией по почте и вновь с помощью сканера превращен в электронный документ – файл. Наконец, файлы без распечатывания могут пересылаться в другую организацию по электронной почте.
Классификация документов происходит по многим факторам: по видам, по форме, по содержанию, по происхождению, по срокам хранения и т.д.
Каждый документ имеет определенную форму и реквизиты, причем
для многих документов число реквизитов строго ограничено. В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст – речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Дата добавления: 2016-02-20; просмотров: 2718;