Организация информационного обмена

Управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием информационными связями) – управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации.

Под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме. Это достигается использованием современных информационных технологий в рамках системы управления проектом.

Коммуникации и сопутствующая им информация являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действий участников проекта. Схема обмена информацией внутри организации представлена на рис. 12.1.

Рисунок 12.1 - Информационный обмен в организации

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимо­действию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обя­занностями. Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:

• планирование системы коммуникаций – определение информацион­ных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и спо­собы доставки);
• сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта;
• отчетность о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование;
• документирование хода работ – сбор,обработка и организация хранения документации по проекту.

Планирование системы коммуникаций

План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя:

• план сбора информации, в котором определяются источники инфор­мации и методы ее получения;
• план распределения информации, в котором определяются потреби­тели информации и способы ее доставки;
• детальное описание каждого документа, который должен быть полу­чен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения;
• план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций;
• методы обновления и совершенствования плана коммуникаций. План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта.