Информационная технология обработки данных

Характеристика и назначение

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) дея­тельности (см. рис. 5.3) персонала невысокой квалификации в целях автоматиза­ции некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повышает производительность труда персонала, освобождает его от рутинных операций, возможно, даже ведет к необходимости сокращения числен­ности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

□ обработка данных об операциях, производимых фирмой;

□ создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;

□ получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Пример. Примеры рутинных операций:

• операция проверки на соответствие нормативу уровня запасов указанных товаров на складе (при уменьшении уровня запаса выдается заказ поставщику с указанием потребного количества товара и сроков поставки);

• операция продажи товаров фирмой, в результате которой формируется вы­ходной документ для покупателя в виде чека или квитанции.

Пример контрольного отчета: ежедневный отчет о поступлениях и выдачах налич­ных средств банком, формируемый в целях контроля баланса наличных средств.

Пример запроса: запрос к базе данных по кадрам, который позволяет получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определенной должности.

Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отлича­ющих данную технологию от всех прочих:

□ решение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;

□ решение только хорошо структурированных задач, для которых можно раз­работать алгоритм;

выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты опре­деляют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациям всех видов;

выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;

использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процес­се ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;

□ акцент на хронологию событий;

□ требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.

Основные компоненты

Представим основные компоненты информационной технологии обработки данных и приведем их характеристики (рис. 5.12).

□ Сбор данных. Каждое действие фирмы фиксируется в виде соответствующих записей.

□ Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, от­ражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции: О классификация или группировка;

О сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность за­писей;

О вычисления, включающие в себя арифметические и логические операции; О укрупнение или агрегирование, служащее для уменьшения количества дан­ных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.

□ Хранение данных. Для хранения данных создаются базы данных.

□ Создание отчетов (документов). Отчеты предназначены для эффективного использования хранимых данных.

Рис. 5.12. Основные компоненты информационной технологии обработки данных