Информационная технология управления

Характеристика и назначение

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, име­ющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной техно­логии обработки данных.

ИС управления идеально подходят для удовлетворения сходных информацион­ных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделе­ний) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные ре­шения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

□ оценка планируемого состояния объекта управления;

□ оценка отклонений от планируемого состояния;

□ выявление причин отклонений;

□ анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов.

Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или при возникнове­нии в компании каких-то незапланированных ситуаций.

Те и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортирова­ны и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам, и используются для срав­нения.

Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) ха­рактера.

Использование отчетов с целью управления оказывается особенно эффектив­ным при реализации так называемого управления по отклонениям.

Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием полу­чаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйствен­ной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например,
от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:

□ отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;

□ сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;

□ все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить су­ществующую между ними связь;

□ в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.

Основные компоненты

Основные компоненты информационной технологии управления показаны на рис. 5.13.

Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

Информация из информационной системы операционного управления

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обе­спечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

□ данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

□ планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определя­ющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).