Автоматизация офиса

Характеристика и назначение

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространи­лась на офис, причем первоначально целью была лишь автоматизация рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые уви­дели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную си­стему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и при­казами), а лишь дополнить ее (рис. 5.14). При совместном использовании, обе эти системы должны быть нацелены на рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управ­ления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персо­нала, но и потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса — организация и под­держка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и об­работки информации.

Информация из внешней среды и других информационных систем

Некомпьютерные офисные технологии

Электронная почта

Мультимедийная почта

Табличный процессор

Электронный календарь

Компьютерные конференции

Телеконференции

Хранение изображений

Видеотекст

Управленческие программы

Информация для менеджеров, принимающих решения, и для передачи во внешнюю среду

Рис. 5.14. Основные компоненты автоматизации офиса

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специ­алистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второсте­пенным по сравнению с возможностью решения многих проблем благодаря авто­матизации офиса. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и теле­конференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности для ведения документов, контроля за исполнением приказов и т. д.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконфе­ренции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные компоненты

Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В авто­матизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производствен­ной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционной уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Пример. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, переда­ваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еже­недельных поставках сырья. В базу данных могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответ­ствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (про­грамм), таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизиро­ванного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в неком­пьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Для создания и обработки текстовых документов предназначен текстовый процессор, а электронная почта (e-mail) дает возможность пользователю получать, хранить сообщения и отправлять их своим партнерам по сети.

Мультимедийная почта служит для передачи сообщений голосом в сочетании с движущимся (или статичным) сообщением и текстом.

Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме, в том числе ввод, хранение, обработку (в том числе организация сложных вычислений и моделирования) и вывод информации в виде отчетов.

Электронный календарь (органайзер) предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования ра­бочим расписанием управленцев и других работников организации. Современные электронные календари — это полноценные персональные информационные ме­неджеры (ПИМ), позволяющие осуществлять персональное планирование.

Компьютерные конференции, или телеконференции, используют компью­терные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. В случае, когда организуется групповая «встреча», при которой на экране компьютера каждый из участников может видеть видеоизобра­жение и слышать то, что говорит другой участник, речь идет о мультимедиакон- ференции.

В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их количество может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Факсимильная связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную про­блему, независимо от их географического положения.