Элементы структуры аппарата управления.

Многогранная роль человека в организации нами уже рассматривалась ранее. В последующих разделах мы рассмотрим человека в качестве элемента, исполняющего те или иные роли. Здесь же мы рассмотрим более подробно содержание должности, неразрывно связанной с конкретным человеком.

Должность. Обычно в организации можно определить, на каком уровне находится один руководитель по сравнению с другим. Это осуществляется через название должности. Должность в структуре аппарата управления соответствует должностной позиции ОСУ, но имеет другое назначение. Должностная позиция определяет состав задач, сгруппированных по определенному принципу. Должность означает содержание работы, определяемой составом задач, которую человек, занимающий данную должность, обязан выполнять.

Если должностная позиция может иметь различные иерархические уровни, то должность, вне зависимости от того, сколько существует уровней управления, традиционно имеет три уровня: высший, средний и низовой.

Должность в организации определяется штатным, расписанием, а ее назначение – должностной инструкцией, устанавливающей обязанности, права и ответственность. Они называются полномочиями, которые передаются от должности работнику, который ее занимает.

Другими словами, должность имеет полномочия, а не человек. Он, занимая определенную должность, лишь наделяется полномочиями

Полномочия. Если предполагается, что какое-то лицо принимает на себя ответственность за решение определенного состава задач, то организация должна передать ему необходимые ресурсы.

Полномочия представляют собой состав обязанностей, прав и ответственности, которые определяются процессом решения задач управления, образующих должностную позицию в ОСУ.

Полномочия распределяются между должностями в структуре аппарата управления.

Обычно в литературе под полномочиями понимается ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых его сотрудников на решение определенных задач. Такой ограниченный состав полномочий противоречит процессу их делегирования. Подробно этот процесс рассмотрен в разделе 7.

Несмотря на то, что полномочия закрепляются за определенной должностью в структуре аппарата управления, часть их может быть передана другой должности.

Средством, при помощи которого одна должность передает часть своих полномочий другой должности и устанавливает отношения между работниками и задачами, является делегирование.

Делегирование как термин, используемый в теории управления, означает процесс передачи задач по вертикали лицу, которое принимает на себя обязанность и ответственность за их решение, а также наделяется правом распоряжаться определенными ресурсами.

Критическая роль процесса делегирования обозначена в самом его определении. Оно представляет собой средство, при помощи которого руководитель перераспределяет среди сотрудников решение определенных задач для достижения конкретной цели. Если задача не делегирована, то руководитель вынужден решать ее сам.

Суть делегирования заключается в умении добиться выполнения работы другими работниками.

Поэтому, в подлинном смысле слова, делегирование представляет собой акт, который превращает человека в руководителя.

С эффективностью делегирования тесно связаны концепции ответственности.

Ответственность - это необходимость предоставлять отчет о результатах решения задач управления и отвечать за их возможные последствия.

Ответственность означает, что управленческий работник отвечает за результаты решения задачи перед тем, кто их ему делегировал. Это не означает, что руководитель в процессе делегирования полномочий полностью передает ответственность.

Ответственность конечна, она может быть лишь перераспределена между руководителем и подчиненным. При этом полная ответственность остается за руководителем, а лишь часть ее закрепляется за подчиненным, который соглашается на делегирование полномочий.

Пример ответственности: Гарри С. Трумэн, бывший президент США, написал на своем столе: „Больше ответственность сваливать не на кого”.

Это говорит о том, что руководитель, занимающий определенную должность с предписанными ей задачами, не может делегировать ответственность за последствия решения задач управления.

Процесс решения задач можно делегировать, а последствия их решения делегировать нельзя.

Поэтому менеджеру важно помнить: ответственность не может быть делегирована.

Руководитель не может размывать ответственность, передавая ее подчиненному. Хотя лицо, на которое возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязано решать ее лично, оно остается ответственным за удовлетворительное ее решение.

Делегирование реализуется только в случае принятия полномочий.

Полномочия делегируются должности, а не человеку, который занимает ее в данный момент. Согласно классической концепции (рис. 14.9) полномочия передаются от высших уровней к низшим уровням управления предприятием.

Пределы полномочий. Процесс распределения и делегирования полномочий в структуре аппарата управления имеет ограничения, т.е. он имеет определенные пределы.

Внутри предприятия эти пределы обычно обуславливаются соответствующими правилами и должностными инструкциями, изложенными в письменном виде. Пределы полномочий расширяются в направлении более высоких уровней управления. Но даже полномочия высшего руководства ограничены внутренними и внешними факторами.

Внутренние ограничения:

Ø условия контракта;

Ø этика поведения;

Ø принятые традиции, ценности, культура организации.

Внешние ограничения:

Ø законодательно;

Ø культурные стереотипы общества;

Ø отношения с поставщиками;

Ø работа на потребителя.

Однако ограничения, налагаемые на полномочия, часто широко нарушаются на практике. Такое нарушение определяется властью и лидерством, которыми обладают руководители и менеджеры организации. Полномочия, власть и лидерство часто путают друг с другом.

Полномочия корреспондируются только с должностью, которую занимает конкретный работник аппарата управления организации.

Власть принадлежит только человеку и представляет собой реальную свободу и способность действовать или возможность влиять на ситуацию.

Человек может иметь власть, не имея соответствующих полномочий. Власть и полномочия не обязательно должны быть соизмеримыми и находиться в определенном балансе.

Полномочия определяются целями и содержанием задач управления.

Власть - это статус лица, занимающего конкретную должность, и возможность ее использования.

Власть реализуется через установленные неформальные виды связи, возникающие на основе других принципов. Их можно рассмотреть как линии и типы власти

Линии власти и типы власти. Термин „линия власти”, в общем, используется в значении возможности руководителя влиять на поведение своих подчиненных для лучшего выполнения собственных полномочий. Линия власти включает также возможность подчиненных влиять на руководителя или трактовать по своему разумению его распоряжения. Линия власти очерчивается набором отношений „начальник - подчиненный”.

Штабная власть. Это понятие, в общем определении означает совокупность отношений между сотрудниками и советниками в управленческом аппарате, носящем характер „совета”.

Например, штабная власть отдела кадров может включать возможность:

а) предлагать руководителям отделов советы по найму работников;

б) переподготовки и обучения;

в) доплаты;

г) коллективного договора;

д) информации по трудовому законодательству;

е) советы по технике безопасности.

При этом решения по совету принимаются по усмотрению самих руководителей отделов.

Структура аппарата управления представляет собой место принятия управленческих решений руководителями и их исполнения подчиненными. В ней сосредоточены люди, занимающие конкретные должности, наделенные полномочиями и обладающие властью и лидерством.

Эффективное взаимодействие работников аппарата управления обеспечивается системой формальных и неформальных связей.

В структуре аппарата управления существует ложная система отношений, возникающая в процессе выполнения ими функций управления. В структуре аппарата управления имеют место неформальные группы, сформированные на основе неформального лидерства, социогенных потребностей, чувства безопасности, симпатии и др.

Неформальные образования оказывают существенное влияние на поведение работников формальной структуры аппарата управления.

14.4. Отличительные особенности структур

Рассматриваемые структуры можно представить в виде организационной (ОСУ) и социальной (структура аппарата управления) концепций. В каждой из двух концепций указанные понятия определяются по-разному.

Определения, относящиеся к организационной концепции, таковы:

1. Должностные позиции зависят от целей и организационно обеспечивают их достижение.

2. Должностные позиции определяются с точки зрения задач управления, решение которых направлено на достижение целей.

3. Отношения между должностными позициями определяются согласно регламента (технологии) решения задач управления и достижения поставленных целей.

4. Место должностной позиции вытекает из задач управления, имеет рациональную основу и функционально ограничено.

5. Отношения „вышестоящая должностная позиция - нижестоящая” определяются как связи между задачами управления, предполагая равенство этих позиций.

6. Подчинение определяется как принятие формального (в соответствии с распределением задач управления) порядка в организации.

К социальной концепции относятся следующие определения.

1. Должность в структуре аппарата управления является „местом” восприятия, осознания и формирования целей; состав работ должности направлена на достижение целей (коллективных, групповых и индивидуальных).

2. Человек, занимающий должность, определяется с точки зрения социального положения и квалификации.

3. Порядок следования должностей определяется как иерархия, т.е. реализуется принцип „начальник – подчиненный”.

4. Власть определяется с точки зрения общественного положения и может распространяться за пределы должностных обязанностей (регламентов).

5. Отношения „начальник – подчиненный” определяются как личностные, предполагая власть одного человека над другим.

6. Подчинение определяется как норма поведения индивидуумов.

Как видно из перечисленных определений, главным основанием для разделения организационной структуры управления и структуры аппарата управления является состав структурообразующих элементов и их параметров.

Согласно организационной концепции в ОСУ каждая должностная позиция связана с особым видом деятельности – задачей управления, независимо от работника, потенциально или фактически ее занимающего.

Должностная позиция создается для обеспечения процесса достижения целей. В основе создания должностной позиции лежит рациональный состав задач управления, предназначенных для достижения целей.

В структуре аппарата управления нет должностей, не связанных с определенной личностью. Только человек обладает способностью воспринимать, осознавать и формировать цели производственной системы, а также организовывать их достижение. Кроме того, важнейшим свойством человека является право формировать организационную структуру управления, функционирование которой направлено на достижение целей.

Должность, по логике, не должна порождать задачи управления (за исключением составления различных справок по воле руководителя). Она призвана осуществлять решение задач управления для достижения поставленных целей. Каждая должность характеризуется личностными свойствами человека, особенно его общественным положением и авторитетом.

Структура аппарата управления имеет социальное значение системы статуса и авторитета управленческого работника. Взаимодействие различных должностей в структуре определяется как регламентируемые формальные и неформальные отношения подчинения и информирования.

В теории управления считается, что иерархия является неотъемлемой характеристикой структуры. В нашем случае эта точка зрения связана с социальной концепцией, поскольку это одна из составляющих ее определения (определение 3).

Для ОСУ иерархия управления является возможной, но не обязательной характеристикой. Подтверждением тому служат матричные ОСУ, в которых отношения между должностными позициями не являются иерархическими.

Определения 4, 5, 6 касаются характера отношений „управление – подчинение”. В организационной концепции указанные отношения определяются обезличенной системой целей и системой задач управления.

В социальной концепции структура приобретает важное значение как иерархия людей, которые лично руководят или подчиняются другим. Признаки, по которым могут создаваться ОСУ и структуры аппарата управления, представлены в таблице 14.1.

Анализ признаков и концепций говорит о том, что формирование каждой из структур идет по собственным внутренним причинам и под влиянием факторов различного свойства.

Хотя структура аппарата управления не должна создавать задачи управления, она оказывает активное влияние на процесс формирования ОСУ. Человек как активный элемент структуры аппарата управления обладает свойством принятия решения, и, как следствие этого, свойством активного целенаправленного поведения.

Таблица 14.1 - Отличительные признаки, лежащие в основе формирования ОСУ и структуры аппарата управления

Он определяет цели, не всегда совпадающие с целями системы, а также обладает средствами, с помощью которых он может влиять на достижение целей. Это в равной степени относится и к ОСУ, которую человек приспосабливает к своим интересам и возможностям по достижению целей (или „удобной” его деятельности). Вследствие этого управленческий персонал может ускорять процесс адаптации ОСУ или оказывать сопротивление этому процессу.

Главным критерием для разделения организационной концепции структуры и социальной концепции является то, как они рассматриваются: как системы задач управления или как коллектив управленческих работников, решающих эти задачи.

Таким образом, рассмотренные концептуальные положения позволяют сделать следующие выводы.

Все рассмотренные структуры предприятия функционально объединены. Отсюда возникает необходимость построения ОСУ таким образом, чтобы она обеспечивала интеграцию всех элементов структур того предприятия, которое эта ОСУ обслуживает. Это известно в литературе под названием „интегрированного или всеохватывающего системного подхода”. При этом одни виды структур являются факторами, образующими ОСУ, а другие – факторами корректирующими.

Связи между этими структурами образуют коммуникативную сеть, информационную структуру, благодаря которой осуществляется процесс управления объектами.

Вопросы для самопроверки

1. Что представляют собой структуры организации?

2. Почему организацию можно представить в виде синтеза определенных структур? Какие это структуры?

3. Что представляет собой социальная структура?

4. Охарактеризуйте элементы организационной структуры управления.

5. Почему задача управления является главным элементом ОСУ?

6. Что такое линейные и штабные подразделения?

7. Охарактеризуйте формы взаимосвязей в ОСУ.

8. Какие элементы включает структура аппарата управления?

9. Приведите отличительные особенности таких категорий: должность и должностная позиция, полномочия и власть.

10. Что руководитель может делегировать и почему?

11. Дайте определение понятиям «потенциал» и «реакция» предприятия.

12. Какие отличия существуют между различными типами реакции предприятия?

13. Почему появились модифицированные и гибридные формы ОСУ? Проведите их анализ.