Специализированные системы управления документами

Специализированные системы управления документами отличаются от универсальных в первую очередь тем, что они:

l обеспечивают поддержку документов различных форматов с применением широкого набора библиотечных служб;

l акцентируют внимание на ранних стадиях жизни документов, включая их создание, рецензирование, редактирование и подготовку к распространению; сопровождают создаваемые версии документов и контролируют доступ к ним;

l выполняют автоматическое архивирование документов.

Часто включаемые в состав специализированных систем средства автоматизации деловых процессов дают возможность автоматизировать поток информации в рамках стратегических, функциональных или административных бизнес-процессов, а также повысить эффективность бизнес-процессов, автоматически доставляя информацию лицу, ответственному за принятие решений в рамках процесса.

Стандартом взаимодействия систем управления документами и внешними приложениями без обращения к файловой системе является ODMA (Open Document Management API). Наиболее типичными представителями продуктов класса систем управления документами являются:

l DOCSFUSION (PC DOCS Inc.);

l Documentum EDMS (Documentum Inc.);

l DocuLive (Siemens Nixdorf);

l Excalibur EFS (Excalibur Technologies) и т. д.

Эти системы рассчитаны на внедрение на крупные предприятия, характеризуются универсальностью, масштабируемостью, безопасностью (контролируя и разграничивая доступ и права), обеспечивают высокое качество работ с централизованным архивом разнородных документов. Для поиска документов используется атрибутивный (Query By Example) или контекстный поиск (по содержанию документа) с помощью поисковой формы, с привлечением логических операторов. Документы имеют набор фиксированных атрибутов (название, автор, дата создания, дата последнего редактирования, тип, вид, права доступа и т. д.). Современные системы оснащены встроенными средствами для просмотра документов различных форматов, в результате отпадает необходимость установки на всех рабочих местах набора приложений, применявшихся при создании документов архива.

Возможно создание составных документов, из произвольного числа электронных файлов разных форматов, организация любых наборов данных в виде папок, причем составной документ может быть опубликован как единое целое. Бумажные документы регистрируются в архиве и путем сканирования переводятся в электронную форму. Одновременное редактирование одной и той же версии документа блокируется с помощью пометки в архиве. Системы обеспечивают многоуровневое хранение документов на различных типах носителей и миграцию документов с одного уровня на другой (либо в соответствии с частотой обращения к документу, либо с истечением заданного срока). Для этих целей применяются система архивации ARCIS (Archiving and Imaging System производства Siemens Nixdorf), DOCS Open. Можно указать несколько мест хранения документов. Архив является логически единым, хотя в состоянии располагаться на нескольких серверах. Существуют средства визуального проектирования экранной формы документа и связи полей с атрибутами документа.

Контроль доступа к документам подразумевает идентификацию пользователей, включение пользователей в ролевые группы с различными привилегиями, протоколирование работы над документами. Средствами администрирования синхронизируют списки пользователей и учетные записи сетевых операционных систем, выполняют настройки системы в соответствии с профилем и организационной структурой предприятия. Для корпоративных сетей возможна работа с архивом документов и так называемым «тонким клиентом». Работоспособность тонкого клиента обеспечивается специальными серверными модулями систем, которые, имея доступ к архиву документов, переносят их (в виде ссылок) на веб-сервер.

Для корпоративных систем важна переносимость на различные программно-аппаратные платформы. Сервер приложений Documentum — среднее звено в трехзвенной архитектуре клиент-сервер, работает под UNIX и Windows NT/2000; сервер приложений DOCSFUSION — под Windows NT/2000.

Названные системы работоспособны с большинством промышленных СУБД, таких как Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server и другими ODBС-совместимыми SQL-СУБД.

Распространенными системами управления документами являются также: Document Management Extensions (DME) и Team Office.

Интегрированная система Team Office — полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду. Она поддерживает работу со многими актуальными текстовыми процессорами, системами деловой графики, табличными процессорами, СУБД. Система имеет программы, организующие свою обширную библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team Forum), позволяющие тиражировать информацию, электронный еженедельник (Team Calendar) для планирования различных мероприятий и распределения ресурсов, электронный координатор деловых процедур, маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow) и многое другое.