Групповая работа над электронными документами
Технология GroupWare основана на информационной модели предприятия (организации) и позволяет управлять неструктурированной информацией. Групповая работа над электронными документами предполагает выполнение одной коллективной задачи при отсутствии дополнительной организационной структуризации. Групповая работа поддерживается такими методами доступа, как:
l сетевой доступ к файлам и базе данных;
l электронная почта (включая конференции и дискуссии);
l терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;
l просмотр и интерпретация гипертекста (и гипермедиа).
В процессе коллективной деятельности важно наличие группировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование входа по индикаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности поддерживается методами и средствами шифрации и электронной подписи.
Наиболее популярными средствами групповой работы можно назвать Domino/Notes (Lotus Development), GroupWise (Novell), Microsoft Exchange (Microsoft). Две последние системы рассматривались несколько раньше.
Сложившаяся информационная технология intraware (от intranet и groupware) соединяет groupware, обработку сообщений и доступ к интранет-сети. Domino/Notes и GroupWise относятся к категории intraware, объединившей в себе средства электронной почты, конференц-связи, управления документами, автоматизации деловых процессов (workflow) и группового планирования с гибкими и мощными возможностями Интернета. Эти системы обладают большой степенью интеграции, имеют пакетную комплектацию и основаны на традиционной клиент-серверной архитектуре.
В России организация работы с документами закреплена в ГОСТах и других нормативных документах, в традициях и практике отечественных учреждений. Автоматизация документооборота в российских учреждениях показывает, что лишь в частных случаях или для решения отдельных задач можно использовать зарубежные прикладные системы.
Специфика и сложность задачи таковы, что необходимо создание отечественных систем автоматизации отечественного документооборота, с частичным использованием зарубежных пакетов в качестве отдельных компонентов. Лишь в немногих российских компаниях не используется в качестве платформы зарубежное ПО промежуточного уровня (middleware — связующее), например Landocs («Ланит») и «Дело96».
Отечественная система управления документами «Дело96» (АО «Электронные офисные системы») обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. Может эффективно сочетаться с универсальными средствами подготовки, хранения и обработки документов: текстовым редактором MS Word, табличным процессором MS Excel, электронной почтой Mail, Open Mail и т. д.
Система, в частности, обеспечивает:
l регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки;
l пересылку электронных документов и их электронных карточек, в том числе и на рабочие места исполнителей;
l накопление их в почтовых ящиках исполнителей;
l контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соответствующей информации;
l ведение списков: пользователей, классификаторов документов, видов их доставки, файлов, используемых в документообороте.
Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и т. д.
Дата добавления: 2016-04-02; просмотров: 1079;