Системы автоматизации деловых процессов и управления электронными документами в ККК
В корпоративных компьютерных сетях весьма важной является проблема управления деловой информацией, решением которой занимаются системы управления электронными документами и системы автоматизации деловых процессов.
Эти системы обычно выступают в качестве ядра КИС, где они органично дополняются различными средствами преобразования информации из одного вида в другой. К таким средствам в первую очередь относятся сканирование и распознавание текстов, а также работа со службами электронной почты, Интернетом и другие возможности.
Система управления электронными документами (Electronic Document Management System, EDMS) — это набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, накопления, хранения, обработки и пересылки электронных документов.
Исторически технологии выполнения всех названных процедур возникли и развивались независимо, однако все более очевидна необходимость их тесной интеграции с целью обеспечения максимально полного и эффективного доступа к информации в масштабах корпорации. Поэтому последние четыре процедуры целесообразно объединить единым понятием — процедура манипулирования.
Следует различать понятия неформализованного (произвольного) и служебного (официального) электронного документа. Неформализованный электронный документ — это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе.
Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями. Электронные документы могут иметь различную форму представления: текст, графика, табличные данные, звуковая и видеоинформация, мультимедиа и т. д.
Электронным документооборотом называется система манипулирования служебными электронными документами в стандартизованной форме и на основе принятых в системе регламентов.
Основные требования к системе электронного документооборота:
l соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;
l рассредоточенность обработки (возможность работать в территориально распределенных системах);
l масштабируемость (способность расширения системы);
l модульность построения (наличие логически выделенных, относительно независимых частей системы, способных локально выполнять закрепленные за ними функции);
l открытость системы (возможность интеграции с другими программами и системами);
l переносимость на другие аппаратные платформы.
В системах электронного документооборота осуществляется:
l поддержание электронных документов в виде файлов на машинном носителе;
l управление электронными документами (document managenent) в полном наборе функций;
l передача электронных документов по компьютерной сети;
l групповая работа над электронными документами (groupware);
l управление информационным потоком (workflow) при сложных многошаговых алгоритмах работы с электронными документами.
Часто эти технологии объединяют с созданием новой концепции «collaboration and messaging» (сотрудничество и обмен сообщениями) посредством образования общей информационной среды, в рамках которой можно совместно решать задачи и обмениваться сообщениями.
Дата добавления: 2016-04-02; просмотров: 977;