Системы автоматизации деловых процессов и управления электронными документами в ККК

В корпоративных компьютерных сетях весьма важной является проблема управления деловой информацией, решением которой занимаются системы управления электронными документами и системы автоматизации деловых процессов.

Эти системы обычно выступают в качестве ядра КИС, где они органично дополняются различными средствами преобразования информации из одного вида в другой. К таким средствам в первую очередь относятся сканирование и распознавание текстов, а также работа со службами электронной почты, Интернетом и другие возможности.

Система управления электронными документами (Electronic Document Management System, EDMS) — это набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, накопления, хранения, обработки и пересылки электронных документов.

Исторически технологии выполнения всех названных процедур возникли и развивались независимо, однако все более очевидна необходимость их тесной интеграции с целью обеспечения максимально полного и эффективного доступа к информации в масштабах корпорации. Поэтому последние четыре процедуры целесообразно объединить единым понятием — процедура манипулирования.

Следует различать понятия неформализованного (произвольного) и служебного (официального) электронного документа. Неформализованный электронный документ — это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе.

Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями. Электронные документы могут иметь различную форму представления: текст, графика, табличные данные, звуковая и видеоинформация, мультимедиа и т. д.

Электронным документооборотом называется система манипулирования служебными электронными документами в стандартизованной форме и на основе принятых в системе регламентов.

Основные требования к системе электронного документооборота:

l соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;

l рассредоточенность обработки (возможность работать в территориально распределенных системах);

l масштабируемость (способность расширения системы);

l модульность построения (наличие логически выделенных, относительно независимых частей системы, способных локально выполнять закрепленные за ними функции);

l открытость системы (возможность интеграции с другими программами и системами);

l переносимость на другие аппаратные платформы.

В системах электронного документооборота осуществляется:

l поддержание электронных документов в виде файлов на машинном носителе;

l управление электронными документами (document managenent) в полном наборе функций;

l передача электронных документов по компьютерной сети;

l групповая работа над электронными документами (groupware);

l управление информационным потоком (workflow) при сложных многошаговых алгоритмах работы с электронными документами.

Часто эти технологии объединяют с созданием новой концепции «collaboration and messaging» (сотрудничество и обмен сообщениями) посредством образования общей информационной среды, в рамках которой можно совместно решать задачи и обмениваться сообщениями.








Дата добавления: 2016-04-02; просмотров: 984;


Поиск по сайту:

При помощи поиска вы сможете найти нужную вам информацию.

Поделитесь с друзьями:

Если вам перенёс пользу информационный материал, или помог в учебе – поделитесь этим сайтом с друзьями и знакомыми.
helpiks.org - Хелпикс.Орг - 2014-2024 год. Материал сайта представляется для ознакомительного и учебного использования. | Поддержка
Генерация страницы за: 0.004 сек.