Системы манипулирования электронными документами

Система манипулирования электронными документами — это специфичная часть системы управления, более других ориентированная на управленческую деятельность. Основными функциями этой подсистемы являются:

l хранение документов различного формата и форм представления;

l работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

l контроль исполнения документов;

l электронное распространение документов;

l поиск документов по различным критериям отбора;

l создание удобного интерфейса с циркулирующими в сети документами;

l сохранение истории работы с документами;

l распечатка и тиражирование документов;

l ведение архивов и коллекций документов;

l ограничение прав доступа к документам.

Процедуры манипулирования электронными документами целесообразно рассматривать интегрированно, совместно с процедурой создания документов, то есть в составе комплексных систем управления документами.

Программные продукты, выполняющие функции управления документами, весьма многочисленны: «Дело96», «БОСС-Референт», «Галактика» (модуль «Управление документооборотом»), DOCS Open, Landocs, Link Works, WorkFlow, Workman, Effect Office, Office Media, Dyntext, WorldView и т. д.

Прежде всего, отметим универсальные интегрированные программные системы (WaterMark Professional, Lotus, Works), частично или полностью реализующие названные выше процедуры управления документами. Например, интегрированный пакет фирмы Microsoft Works объединяет в себе текстовый редактор, электронную таблицу и систему управления базами данных (СУБД).

Но бесспорным лидером среди универсальных интегрированных систем является система Microsoft Office, включающая в себя текстовый редактор MS Word, табличный процессор MS Excel, СУБД MS Access (в профессиональной версии Microsoft Office), программу электронной почты и электронного секретаря Outlook, программу презентаций Power Point и многое другое.

Используя программные средства Microsoft Office можно обеспечить:

l обработку входящей и исходящей информации;

l создание и редактирование электронных документов;

l сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и т. п.;

l хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;

l маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и системам факсимильной связи;

l функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;

l удобное форматирование и распечатку электронных документов и т. д.