Автоматизированная форма бухгалтерского учёта

При автоматизированной форме бухгалтерского учёта сбор, систематизация и обработка учетной информации происходит со специально разработанным программным обеспечением. Отметьте, некоторые специалисты не считают ее формой, рассматривая лишь как способ ведения бухучета.

Выбор формы ведения учета и внедрения автоматизированных учетных систем зависит не только от отраслевой принадлежности и объемов деятельности предприятия, но и от определенных преимуществ и недостатков отдельных форм.

Для этого в первую очередь необходимо правильно оценить состав и объём необходимого документооборота, определиться какие документы будут вестись в электронном виде, а какие – в бумажном. Прежде всего необходимо точно определить задачи автоматизации.

Конечно, наибольшее количество ошибок в учёте при бумажной технологии возникает на этапе переноса данных с одного учётного регистра в другой, а также при составлении справок и отчётов. Использование автоматизированного учёта даст возможность полностью освободиться от такого рода ошибок, поскольку, как правило, при автоматизированном учёте ведётся только один учётный регистр, все другие формируются автоматически, и риск ошибки при переносе данных между регистрами равняется нулю. Кроме того, средствами автоматизации в течении нескольких минут подготавливаются разнообразные и детализированные бухгалтерские данные. Правильный выбор средств автоматизации и программного обеспечения даст возможность легко и быстро адаптировать работу бухгалтерии к частым изменениям правовых норм, которые вносятся Правительством Украины. К сожалению, иногда этот выбор поручается специалистам, которые имеют смутное представление о повседневной рутинной работе и проблемы бухгалтерии, и чьи критерии не всегда совпадают с интересами бухгалтерии данного предприятия.

Автоматизация не только повышает качество учёта, но и качество бизнеса предприятия. Поэтому выбор средств автоматизации должен осуществляться непосредственно заинтересованными специалистами – главным бухгалтером (бухгалтером) и руководителем. Только специалист-бухгалтер может правильно оценить систему по всем критериям, основными из которых являются:

1. Настраиваемость системы как на специфику конкретного предприятия (независимо от форм собственности), так и на возможные изменения в законодательстве.

2. Возможность работы не только в локальных вычислительных сетях, но и с другими источниками бухгалтерской информации ("клиент-банк", кассовые аппараты).

3. Наличие со стороны разработчика квалифицированной поддержки пользователя приблизительно по таким направлениям:

а) обучение работы с программами;

б) сопровождение программного обеспечения;

в) оперативные консультации.

В Украине используется значительное количество программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учёта, наиболее популярными являются: "Парус", "1С: Бухгалтерия", "Fin Expert", "Lady Fin", "Финансы без проблем" и другие.

Система автоматизации "Парус" предназначена для подготовки и учёта финансово-хозяйственных документов, накопления информации об осуществлении хозяйственных операций на бухгалтерских счетах, получение внутренней и внешней отчётности предприятия.

Система "1С: Бухгалтерия" является универсальной бухгалтерской программой. Её основные особенности:

- ведение синтетического и аналитического учёта соответственно потребностям предприятия;

- возможность ведения количественного многовариантного учёта;

- получение всей необходимой отчётности и разноплановых документов по синтетическому или аналитическому учёту;

- полная настраиваемость: возможность дополнять и изменять План счетов бухгалтерского учёта, систему проводок, ведение аналитического учёта, формы первичных документов, формы отчётности;

- возможность автоматической печати созданных документов.

Входящими данными для программы являются хозяйственные операции, которые вносятся в Журнал хозяйственных операций.

Программа "1С: Бухгалтерия" позволяет вводить хозяйственные операции несколькими способами:

1) ручное введение операций;

2) использование типовых операций;

3) использование режима "документы и расчёты".

На основании введённых хозяйственных операций программа формирует отчётность по данным синтетического учёта та разные вспомогательные документы. Программа может удерживать ведомости за любой период времени.

Для ведения аналитического учёта программа даёт возможность вводить неограниченное количество справочников объектов аналитического учёта (субконто): по видам продукции, материалам, предприятиям, сотрудникам и т.д. Все документы по аналитическому учёту формируются в денежном, а если это необходимо, то и в натуральном выражении.

Кроме того, программа даёт возможность создавать отчёты произвольной формы, которые используют данные не только синтетического, но и аналитического учёта.

Система "Fin Expert4.1 for Windows tm" – это профессиональная сетевая система реального времени, которая предназначена для крупных предприятий с большими объёмами данных; система "Fin Expert 4.1 Life for Windows tm" разработана для средних предприятий с возможностью работы в локальном режиме.