Компьютерная форма бухгалтерского учёта

Компьютерные формы учёта могут быть различными и зависят, главным образом, от изменений в учётном процессе вследствие применения соответствующей техники. Сегодня нет общепринятого или регламентированного Министерством финансов Украины определения формы учёта с применением компьютеров и порядка их применения.

При бумажном способе обработки учётной информации происходит выбор одной из форм учёта, который наиболее соответствует потребностям предприятия (журнально-ордерной, мемориально-ордерной и т.п.), и дальнейшая механизация ведения отдельных учётных регистров. При компьютеризации происходит установление порядка накопления, обработки, обобщения, контроля информации и формирования отчётных показателей в соответствии с алгоритмами обработки первичной информации. Компьютерные формы учёта реализуются с помощью программных алгоритмов, которые формируют как вид регистров, так и последовательность учетных записей. Итак, особенностью компьютерных форм бухгалтерского учёта является то, что они не существуют без конкретной компьютерной программы.

Формы учёта, которые предусматривают применение компьютеров, позволяют эффективно удовлетворить требования распределения учётной работы, повысить оперативность и аналитику учёта.

Первое требование – возможность осуществления широкого разделения труда – выполняется благодаря тому, что современные программно-аппаратные компьютерные системы, как правило, построены на принципах распределенной обработки данных. Благодаря программно- реализованному механизму, что позволяет работать с одной базой данных нескольким пользователям, возникла возможность одновременно работать с одним учётным регистром не одному, а нескольким бухгалтерам.

Применение компьютеров позволяет эффективно решить проблему аналитического учёта. Если при применении бумажных форм учёта увеличение уровней детализации аналитического учёта и перечня объектов аналитики требует увеличения количества учётных работников, то при применении вычислительной техники есть возможность вести аналитический учёт с любым уровнем детализации и широкой номенклатурой аналитических объектов.

Проблема оперативности данных решается в процессе применения компьютеров автоматически. Если при бумажных формах учёта операции накопления данных в учётных регистрах, вычисления итогов и перенесения данных между регистрами требуют больших затрат живого труда и всегда связаны с ошибками, то при применении компьютеров эти операции выполняются без участия человека. Таким образом, при условии, что при применении компьютеров не копируется ни одна из бумажных форм, а ведется единый хронологический регистр – Журнал операций, обеспечивается технический ажур, а при надлежащей организации первичного документирования и документооборота – хозяйственный.