Тема 5. Организационная структура управления

Определенная организация наблюдалась уже на стадии индивидуального труда ремесленника. Она зародилась из многократно повторяющихся функций, выполняемых для достижения цели. Многократное повторение послужило основой разделения труда в организации любого типа. Но разделение труда в свою очередь требует контроля и согласования, что сформировало функцию управления.

Таким образом, главными факторами формирования организационной структуры управления являются разделение труда и выделение функций управления.

Структура (лат. structura)– это совокупность устойчивых связей между элементами объекта, обеспечивающих его целостность и сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

Организационная структура имеет отношение непосредственно к организациям, где осуществляется та или иная совместная трудовая деятельность, нуждающаяся в организационных процессах.

Управление – это совокупность целенаправленных воздействий на организованную систему, обеспечивающих сохранение ее определенной структуры и реализацию ее программ.

В этой связи организационная структура управления рассматривается как упорядоченная совокупность устойчивых связей между элементами объекта управления (предприятия, подразделения, организации), обеспечивающих целостность и взаимодействие между его внутренними переменными и внешней средой для поддержания режима деятельности и реализации программ этого объекта.

Организационная структура управления проявляется в составе, соотношении, расположении и взаимосвязях отдельных подсистем и элементов предприятия.

Роль организационной структуры – установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями, работниками, распределение между ними полномочий и ответственности.

Графически организационная структура управления чаще всего изображается в виде иерархической диаграммы, состоящей из прямоугольников и соединяющих их линий. Эти прямоугольники показывают выполняемую работу и круг обязанностей (полномочия и ответственность) и, таким образом отображают разделение труда в организации. Относительное положение прямоугольников и соединяющие их линии показывают степень подчинения.

При построении организации задача менеджеров состоит в том, чтобы выбрать ту структуру, которая более всего отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на нее факторам.

Наилучшая структура — это та, которая позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

Структура управления включает следующие элементы:

Ø звенья управления (отделы, цеха);

Ø уровни управления;

Ø управленческие связи.

Звенья управления – это структурные подразделения и отдельные работники, выполняющие соответствующие функции.

К звеньям управления относятся также менеджеры, осуществляющие функции управления в деятельности структурных подразделений. Основой звена управления являются выполнение им определенной функции управления (плановый финансовый отдел, отдел труда и заработной платы и др.).

Уровень управления – это совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системе управления предприятием.

Уровни управления находятся в вертикальной зависимости и подчиняются друг другу по иерархии: менеджеры более высокого уровня управления принимают решения, которые доводятся до сведения и для исполнения нижестоящим звеньям. Выстраивается пирамидальная структура управления: от генерального директора в вершине до бригадиров – в основании.

Возможность взаимодействия звеньев и уровней управления реализуется благодаря связям, которые осуществляются через каналы коммуникации.

Управленческая связь – это объединение элементов организационной структуры (звенья, уровни) в одно целое.

По различным критериям выделяют различные парные типы связей организации:

Ø вертикальные и горизонтальные,

Ø линейные и функциональные,

Ø формальные и неформальные,

Ø прямые и косвенные.

Вертикальные связи соединяют уровни управления (руководитель-подчиненный) в иерархическую систему, отражая распределение полномочий и персонифицируя ответственность за их реализацию.

Роль: вертикальные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, формируя и поддерживая тем самым устойчивость предприятия.

Они формируются в процессе проектирования предприятия, и корректируются по мере усложнения целей стоящих перед организацией.

Например, если предприятие развивается в одной отрасли, то цепочка вертикальных связей будет иметь одно направление, если же компания диверсифицированная, то вертикальные связи – более разветвлены.

Современные крупные предприятия с тысячами, десятками тысяч работников имеют до 10-12 уровней управления. (Структура управления КХП « им. Григоровича»).

Необходимо отметить, что количество таких уровней в успешных зарубежных фирмах, как правило, в 1,5 – 2 раза меньше. Проходя по многочисленным уровням управления, информация искажается, замедляет весь коммуникационный процесс.

Горизонтальные связи – это связи между двумя или более звеньями одного уровня управления.

Роль: горизонтальные связи обеспечивают эффективное взаимодействие функциональных звеньев.

Эти связи формируются и трансформируются под воздействием вертикальных связей, однако определяющую роль в их укреплении играет организационная культура, то есть система ценностей, принципов и норм, сложившихся в организации за весь период ее существования.

Горизонтальные связи менее формализованы и создают ряд преимуществ для деятельности организации:

@ сокращают время реализации планов;

@ повышают качество взаимодействия;

@ развивают самостоятельность и ответственность у исполнителей;

@ повышают уровень мотивированности.

Горизонтальные связи могут иметь как неформальный характер (устная договоренность между сотрудниками о предоставлении информации), так и формальные способы реализации: создание проектных или целевых групп, для решения проблем на стыке подразделений одного уровня.

Важной парой связей, устанавливаемых в организации, являются линейные и функциональные связи.

Линейные связи – это связи, в которых руководитель реализует свои властные полномочия, и осуществляет прямое руководство подчиненными, т. е. эти связи в организационной структуре управления направлены сверху вниз и выступают, как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания.

Эти связи имеют вертикальный характерпо направлениюсверху вниз.

Функциональные связи (штабные) – это связи, имеющие совещательный характер, обеспечивающие информационные потоки в отдельном уровне управления. Эти связи имеют горизонтальный характер иобеспечиваютсогласование различных функциональных подразделений при достижении конкретных целей.

Различают связи прямые и косвенные связи.

Прямая связь – это связь, при которой выходное воздействие одного уровня передается на вход какого-либо другого уровня (руководитель и подчиненный одного подразделения).

Прямая связь может осуществляться непосредственно или опосредованночерез другие элементы. При опосредованном воздействии выходное воздействие одного элемента поступает на вход другого с передаточным коэффициентом промежуточного элемента (звена).

Косвенная связь –это связь, при которой осуществляется взаимодействие между руководителем одного подразделения и работником другого подразделения, функционально закрепленного за первым подразделением.

Например, в цехе выпуска продукции обувной фабрики может работать представитель отдела технического контроля, которому делегированы функциональные полномочия, оценивать качество продукции. Между руководителем цеха и представителем ОТК возникают не прямые, а косвенные связи. Эти связи не ограничивают действия руководителя цеха, но повышают их качество. При необоснованном расширении круга вопросов, подпадающих под функциональные полномочия и, обеспечиваемых косвенными связями, может возникнуть опасная тенденция подмены этих связей прямыми связями. Так, в ряде случаев, главный бухгалтер, служба ОТК, нормировщики пытаются «заменить» руководителя определенного звена или предприятия.

В практике создания организационных структур управления создаются формальные и неформальные связи.

Формальные связи – это закрепленные документально связи, которые обеспечиваются установленными на предприятии целями, политикой, процедурами.

Эти связи создаются на основе, утвержденных на предприятии должностных инструкций, положений, регламентов и регулируют взаимодействие, например, между директором предприятия и руководителями его цехов, участков, между начальником смены и мастерами независимо от личности, занимающей ту или иную должность.

Неформальные связи – это связи, которые возникают между конкретными субъектами, занимающими ту или иную должность.

Неформальные связи существуют постоянно, так как в реальном взаимодействии не всегда находятся ответы на возникающие ситуации. Такие связи являются благодатной почвой формирования неформальных групп, появления неформальных лидеров и создания «параллельной» неформальной организации. Необходимо отслеживать эти связи и в зависимости от характера их влияния на производительный процесс, либо ослабляя (или устраняя) неформальные связи, либо, если они более эффективны, организационно легализовать, сделав их частью новой формальной связи.

Перечисленные пары связей обеспечивают необходимое взаимодействие между внутренними переменными предприятия и его внешней средой.

Однако самая важная функция связей в организации – это создание синергетического эффекта.

Синергический эффектзаключается в том, что целое — результат совместной взаимосвязанной деятельности организации больше, чем простая сумма слагаемых — сумма результатов деятельности элементов структуры управления, действующих независимо.

То есть происходит возрастание эффективности деятельности в результате соединения,интеграции, слияния отдельных частей в единую систему.

Многообразие управленческих связей и возможных способов их распределения между уровнями организации определяет разнообразие возможных видов организационных структур управления.

Все эти виды сводятся в основном к двум типам организационных структур:

Ø механистический (иерархический);

Ø органический.

Они построены на принципиально различных основаниях и имеют специфические черты, позволяющие выявлять сферы их рационального использования и перспективы дальнейшего развития.