Учет расчетов с подотчетными лицами

Как известно, большинство расчетов бюджетные организации осуществляют в безналичной форме. В то же время есть такие расходы, которые по разным причинам не могут быть осуществлены путем безналичных расчетов. В таких случаях осуществляют наличными непосредственно из учреждения или через подотчетных лиц.

Подотчетными лицами могут быть только работники учреждения, которым выдаются авансы па осуществление некоторых хозяйственных расходов, командировочных и научные экспедиции. Через подотчетных лиц может выплачиваться и заработная плата, если в учреждении по штатному расписанию не предусмотрена должность кассира или если из-за отдаленности обслуживаемого учреждения платежная (расчетно-платежная) ведомость не может быть возвращена доверенным лицом в кассу централизованной бухгалтерии в течение трех рабочих дней, отведенных на выплату зарплаты наличными.

Наличные кажется под отчет из кассы учреждения с разрешения руководителя учреждения и главного бухгалтера и только па цели, предусмотренные сметой, и в пределах сумм, полученных па указанные цели й счета в банке (казначействе), и только в случае отсутствия задолженности подотчетного лица по ранее полученные авансы. Порядок выдачи наличных денег под отчет на хозяйственные нужды и ее использования и дальнейшего оформления оправдательными документами регулируется п. 2.15 «Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине», утвержденного НБУ 19.02.2001 г. № 72.

Размер аванса на хозяйственные нужды не лимитируется, но подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные средства не позднее следующего рабочего дня после их получения. В противном случае выданная под отчет наличные, но не потрачена и не подтверждена авансовым отчетом и не возвращенная в кассу учреждения, на следующий день после истечения указанного срока включается расчетно к сумме фактического остатка денег в кассе на конец дня, который сравнивается с установленным лимитом.

На служебные командировки аванс выдается из расчета затрат, необходимых командированному на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных и найма жилья. Порядок оплаты служебных командировок регулируется «Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу», утвержденной МФУ 13.08.1998 г. (с последующими изменениями) и постановлением КМУ «О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу» от 02.02. 2011 № 98 (с последующими изменениями).

Срок командировки определяется руководителем учреждения, но не может превышать в пределах Украины 30 календарных дней, а заграница - 60. Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дате выбытия и прибытия к месту постоянной работы. При этом датой возвращения считается день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы.

При наличии подтверждающих документы командированному лицу учреждением возмещается стоимость затрат на оплату за жилое помещение (гостиница, общежитие и т.д..) В размере фактически уплаченной суммы с учетом дополнительных бытовых услуг в местах проживания и включены в квитанции (пользование холодильником, телевизором , телефоном пределах места командировки и т.д.), но не более 10% норм суточных расходов за все дни проживания. При бронировании места в гостинице командированному возмещаются расходы в размере не более 50% стоимости проживания за сутки согласно поданным подтверждающими документами.

Для государственных служащих и работников учреждений, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных ассигнований, при командировке за границу установлены предельные нормы суточных и возмещения расходов на наем жилого помещения в зависимости от страны командировки. Так, самые низкие (по состоянию на 1 июля 2003 г.) максимальные суммы суточных (до 25 дол. США) установлены для командированных в некоторые страны СНГ, а самые высокие (до 50 долл. США) - при командировке в экономически развитых стран дальнего зарубежья (Япония , США, Бельгия, Германия и др.).. Максимальные нормы расходов на наем жилого помещения колеблются от 90 до 250 дол. США в сутки. Аванс командированному за границу выдается в национальной валюте страны командировки или в свободно конвертируемой валюте. При этом перерасчет суммы аванса в доллары США осуществляется по прогнозному официальному курсу, установленному НБУ на день составления сметы расходов.

Командированному работнику возмещаются также выиграть на проезд к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда транспортом общего пользования с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов, пользованием постельными принадлежностями в поездах, страховыми платежами па транспорте, налогом на добавленную стоимость за приобретенные проездные документы. Все эти расходы должны быть подтверждены соответствующими документами в оригинале.

За время пребывания за границей работнику возмещаются также расходы:

- На проезд по месту командировки;

- На оформление загранпаспортов, получение виз, обязательное страхование;

- На оплату телефонных счетов и т.д..

Если в стоимость счета за проживание в гостинице включена стоимость питания, то сумма суточных уменьшается соответственно: при одноразовом питании - на 20%, при двукратном на 40% и при трехразовом питании в отеле - на 60%. Расходы на бытовые услуги в гостиницах ограничены рамками 10% от нормы суточных за все дни проживания, расходы на проживание сверх установленных норм и некоторые другие - с разрешения руководителя учреждения.

Порядок выдачи и использования подотчетных сумм на проведение научных экспедиций регламентируется инструкциями Национальной академии наук Украины. Средства на экспедиции выдаются соответствии с утвержденной сметой.

После возвращения из командировки подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней представить авансовый Ключевым об израсходованных в командировке средствах, к которому прилагаются командировочное удостоверение с отметками о дате прибытия и выбытия, а также в оригинале другие документы, подтверждающие стоимость расходов (проездные билеты , счета, чеки, квитанции и т.п.). Остаток неиспользованных средств подлежит возврату в кассу в той валюте, в которой был выдан аванс, не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Работники бухгалтерии проверяют правильность оформления отчета и законность расходования средств по назначению. Проверенный и подписанный бухгалтером отчет представляют на утверждение руководителю учреждения, который обязан не позднее трех рабочих дней принять решение об утверждении отчета,

В случае непредставления в срок авансового отчета или невозврата в кассу неиспользованной суммы аванса бухгалтерия вправе вычесть сумму задолженности по заработной плате подотчетного лица с соблюдением требований действующего законодательства.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на субсчете 362 «Расчеты с подотчетными лицами» к синтетическому счету 36 «Расчеты с разными дебиторами». На этом же субсчете учитывают выданные в подотчет талоны на бензин, талоны па проезд в городском транспорте и другие денежные документы, а также средства на выплату зарплаты (в отдельных случаях).

Указанные хозяйственные операции отражаются в «Мемориальном ордере № 8 - накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами» т.ф. № 386 (бюджет), записи в котором осуществляют линейно-позиционным методом, сочетая синтетический и аналитический учет. При этом методе в одной строке записывают как сумму выданного аванса отдельной подотчетному лицу, так и сумму расходов по утвержденному авансовому отчету, выводят остаток на конец отчетного периода по подотчетным лицом или учреждением. При выдаче одному лицу несколько раз авансов в течение месяца его фамилия будет повторяться в накопительной ведомости в соответствии с количеством полученных авансов. Общие итоги накопительной ведомости (за вычетом операций по движению денежных средств в кассе) переносят в книгу Журнал-главная.