Аудит расчетов по претензиям

Расчеты по претензиям у организации возникают в случаях предъявления претензий:

ü к поставщикам, подрядчикам и транспортным организациям по выявленным при проверке их счетов (после акцепта последних) несоответствия цен и тарифов, обусловленных договором или предусмотренных прейскурантом, а также при выявлении арифметических ошибок, когда завышение цен либо арифметические ошибки в предъявленных поставщиками и подрядчиками счетах обнаружились после того, как записи по счетам товарно-материальных ценностей или затрат были совершены;

ü к поставщикам материальных ресурсов за обнаружение несоответствия качества стандартам, техническим условиям, заказу;

ü к транспортным организациям за недостачу груза в пути сверх норм естественной убыли и за излишне уплаченные суммы тарифа при перевозке груза;

ü за брак и простои, возникшие по вине поставщиков и подрядчиков;

ü по санкциям (штрафы, пени, неустойки) за несоблюдение договорных условий в размерах, признанных поставщиками или присужденных арбитражным судом;

ü к учреждениям банка по суммам, ошибочно списанным со счетов организации (расчетного, валютного, ссудного).

Учет этих расчетов ведут на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 76-2 «Расчеты по претензиям». Начисление сумм претензий записывается по дебету данного субсчета, их оплата — по его кредиту. Дебетовые обороты счета, как правило, корреспондируют со счетами 51, 52, 60, 91,66 и т.д.

Основным нормативным документом при проверке данного участка аудита является Положение о претензионном порядке урегулирования споров, утвержденное Постановлением Верховного Совета РФ от 24 июня 1992 г. № 3116-1).

Источником контрольных данных являются договоры, претензионное заявление с приложением к нему документов, подтверждающих предъявленные заявителем требования, журнал-ордер № 8-АПК, ведомость № 38-АПК, Главная книга и др.

Проверкой оборотов по субсчету 76-2 выявляются факты включения в издержки производства и обращения суммы недостач, потерь материальных ресурсов, не возмещенных организации в установленном порядке и без документов, дающих юридическое право на их списание. Поэтому при проверке необходимо обратить внимание на:

ü обоснованность, своевременность и правильность оформления претензионных документов. Под видом предъявления претензии могут скрываться факты присвоения должностными лицами товаров, или несоблюдение сроков предъявления претензии может быть использовано для сокрытия фактов хищения материальных и других ценностей;

ü обоснованность претензий, предъявленных к проверяемой организации. Здесь нужно проверить, проводились ли внутренние контрольные процедуры с целью установления виновных лиц, и если таковые установлены, возместили ли они причиненный материальный ущерб;

ü правильность составления корреспонденции счетов;

ü правильность ведения аналитического учета в разрезе каждой предъявленной претензии поставщикам и др. или полученной от покупателей;

ü соответствие данных аналитического учета записям в оборотной ведомости (журнале-ордере), Главной книге, балансе.

Аудитор должен знать, что претензия предъявляется в письменной форме, ее подписывает руководитель организации или его заместитель. В претензии должны быть указаны: требования заявителя; сумма претензии и обоснованный ее расчет; факты, на которых основаны требования; доказательства, подтверждающие претензионные требования, со ссылкой на соответствующие законы; перечень прилагаемых документов и других доказательств; иные сведения, необходимые для урегулирования споров.

Претензия отправляется заказным или ценным письмом, по телефону, факсу, телетайпу и иными средствами связи, обеспечивающими фиксирование ее отправления, либо вручается под расписку. Претензия рассматривается в течение 30 дней со дня получения, если иной срок не установлен соглашением сторон, международными договорами, контрактами с иностранными фирмами. Ответ о результатах рассмотрения претензии дают в письменной форме, его подписывает руководитель организации-ответчика.

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии или неполучении в срок ответа на претензию заявитель вправе предъявить иск в арбитражный суд.

13.4. Аудит расчетов с покупателями и заказчиками

Аудит расчетов с покупателями и заказчиками проводится аналогично проверке расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Расчеты между поставщиками и покупателями осуществляются, как правило, безналичным путем, и средства со счетов организаций списываются по распоряжению владельца счетов. При этом допускаются безналичные расчеты: платежными поручениями; аккредитивами; платежными требованиями-поручениями; чеками.

Форма расчетов между плательщиком и получателем определяется договором или соглашением. Организации—участники договора по общему соглашению могут проводить зачеты взаимной задолженности, минуя банки. В этом случае в банк представляются поручение, чек на зачтенную сумму. Практикуются также бартерные сделки. Допускаются, кроме того, наличные расчеты с покупателями и заказчиками в пределах лимита наличных расчетов, установленного законодательством.

Организации произведенную ими продукцию реализуют заготовительным организациям; хлебоприемным пунктам; мясокомбинатам; молокозаводам; заготконторам потребкооперации и т.п. Ее продают также детским учреждениям, учреждениям здравоохранения, общественного питания, торговли. Сельскохозяйственные организации имеют также широкие расчетные связи по реализации продукции с населением.

Поэтому при проверке прежде всего необходимо установить, имеются ли в наличии все договоры на поставку продукции, зарегистрированы ли эти договоры в журнале регистрации договоров и гарантийных писем.

Расчеты с покупателями и заказчиками за реализованную продукцию (работы, услуги) учитывают на активно-пассивном балансовом счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». На этом счете в зависимости от видов расчетных операций выделяются субсчета:

1 «Расчеты по государственным контрактам»;

2 «Расчеты с заготовительными и перерабатывающими организациями»;

3 «Расчеты по векселям полученным»;

4 «Расчеты по авансам полученным»;

5 «Расчеты по внутригрупповым взаимосвязанным организациям»;

6 «Расчеты с прочими покупателями и заказчиками».

В связи с этим при анализе договоров и других юридических документов на поставку готовой продукции необходимо установить достоверность, законность и реальность задолженности покупателей и заказчиков на каждом субсчете счета 62. Источниками информации, кроме указанных юридических документов, являются расчетно-платежные документы, журнал-ордер № 11-АПК, ведомости № 62-АПК, 63-АПК и 38-АПК, акты инвентаризации расчетов, Главная книга, бухгалтерский отчет организации.

При проверке расчетов с использованием различных форм безналичных расчетов аудитор должен обратить внимание на наличие всех оправдательных документов, а в ряде случаев — провести встречные сверки в банке или в организации, с которой были осуществлены расчеты. Особое внимание следует уделить расчетным операциям, проведенным по чекам, аккредитивам или с использованием векселей. Здесь иногда встречаются ошибки, нарушения действующего порядка, а порой и мошенничество.

Проверяя расчеты с покупателями и заказчиками с использованием векселей, необходимо обратить внимание на своевременность и правильность отражения вексельного процента (дебет счета 62-3, кредит счета 91) по полученным векселям. Кроме того, необходимо определить причины неплатежей, если имеются факты просроченной дебиторской задолженности, выяснить, нет ли пропусков срока исковой давности.

Путем прослеживания и арифметической проверкой необходимо установить: правильность ценообразования при реализации продукции (работ, услуг), использования наценок (скидок, накидок); нет ли умышленных расчетов с покупателями и заказчиками ниже себестоимости отгруженной продукции при бартерных сделках, взаимозачетах, расчетах с использованием чеков, аккредитивов, векселей.

Необходимо также проверить: правильность ведения аналитического учета по счету 62. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения данных о реальной задолженности по расчетам с покупателями и заказчиками, обеспеченной векселями срок поступления денежных средств по которым не наступил; векселями, дисконтированными (учтенными в банках, по которым денежные средства не поступили в срок); правильность составления корреспонденции счетов со счетом 62; соответствие записей аналитического учета по счету 62 записям в оборотной ведомости, Главной книге, балансе.

При проверке расчетов с покупателями и заказчиками можно применить, кроме приемов фактического и документального контроля, аналитические процедуры, логический, нормативный и научный анализ. Полезны будут для сбора данных или получения аудиторских доказательств проведение устного или письменного тестирования должностных лиц организации по «болевым» вопросам данного раздела программы аудита, а также тестирование третьих лиц.