Вопросник для проверки состояния внутреннего контроля и системы учета расчетных операций

Из данных тестирования (см. табл. 13.1) следует, что внутрихозяйственный контроль расчетных операций не отвечает современным требованиям, а бухгалтерский учет этих операций организован так, что не может полностью выполнять поставленные перед ним задачи, не всегда соблюдается выполнение отдельных принципов и требований учета. Даже из тестирования общих вопросов организаций внутреннего контроля и постановки бухгалтерского учета в данном случае можно констатировать, что вероятность пропуска ошибок велика, а поэтому аудитор в свою индивидуальную программу проверки должен включить и направить свои усилия на рассмотрение тех вопросов (участков), которые не подверглись внутреннему контролю или которым уделялось мало внимания со стороны бухгалтерии и финансового отдела организации.

Собственно проверку состояния расчетов рекомендуется начинать (по мере необходимости) с инвентаризации расчетов или с анализа материалов инвентаризации, если они имеются к моменту проведения проверки. В процессе такой проверки необходимо установить: нет ли пропуска сроков исковой давности по расчетам с дебиторами и кредиторами, реальность, причины и виновность лиц в пропуске сроков исковой давности; тождество расчета с банками, подразделениями организации, вышестоящими органами, с бюджетом, внебюджетными фондами; правильность и обоснованность числящихся на балансе сумм задолженности по недостачам и хищениям и меры, принятые к взысканию этой задолженности; правильность и обоснованность списания сомнительных долгов, а также числящихся на балансе сумм других задолженностей; достоверность предъявленных к дебиторам претензий, подтверждаются ли претензии договорными обязательствами, предъявлены ли иски на взыскание этих задолженностей в судебном порядке.

Аналитическое исследование материалов инвентаризации расчетов даст аудитору возможность сосредоточить внимание на более тщательной проверке тех расчетных операций, где выявлены: отсутствие внутреннего контроля; расхождения; неувязки; сомнительность в законности или реальности операций.

13.1. Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками

Проверка по счетам (60, 76) расчетов с поставщиками и подрядчиками должна осуществляться согласно программе по следующим основным направлениям: наличие и правильность оформления документов, определяющих права и обязанности сторон по поставке товарно-материальных ценностей (работ, услуг); правильность по оплате сумм за полученные товарно-материальные ценности (работы, услуги); правильность оценки полученных и отгруженных товарно-материальных ценностей (работ, услуг) при бартерных сделках; достоверность, реальность и правильность учета расчетов с поставщиками и подрядчиками с использованием векселей; полнота оприходования полученных ценностей или учета выполненных работ и услуг.

Основным документом, определяющим правовой режим расчетных взаимоотношений с поставщиками и подрядчиками по поставкам материальных ресурсов, а также по выполненным работам и оказанным услугам, является договор, заключенный между организацией-заказчиком и поставщиком (подрядчиком). Договоры должны отвечать требованиям норм ГК РФ. Однако на практике формулировки предметов проверяемых договоров часто не отвечают их названиям и нормам в соответствии с ГК РФ. Поэтому аудитор должен тщательно проанализировать содержание этих договоров и определить законность (или незаконность) проведенных по ним операций.

К важнейшим требованиям при осуществлении сделок на поставку товаров, услуг относятся соблюдение форм договора, полнота и своевременность исполнения обязательств сторонами соответствующих договоров вне зависимости от сроков. Сделки, осуществляемые сторонами умышленно без соблюдения установленной ГК РФ формы, не в полном объеме или несвоевременно, могут быть признаны ничтожными (недействительными).

Установлено также, что предельный срок исполнения обязательств по расчетам по договорам равен трем месяцам с момента фактического получения товаров (работ, услуг). Сумма неистребованной кредитором задолженности по обязательствам, порожденным указанными сделками, подлежит списанию по истечении 4-х месяцев со дня фактического получения предприятием-должником товаров, услуг как безнадежная дебиторская задолженность на финансовые результаты организации-кредитора, кроме случаев, когда в ее действиях отсутствует умысел.

Таким образом, при проверке аудитор должен обратить особое внимание на следующие вопросы: имеются ли договоры по проведенным операциям с поставщиками и подрядчиками; правильность оформления договоров; при наличии задолженностей необходимо установить дату возникновения и причину образования просроченной задолженности.

Далее аудитор должен проверить непосредственно расчетные операции с каждым поставщиком, а затем с каждым подрядчиком. Для этого путем проверки записей по журналу-ордеру № 6-АПК и в реестрах операций (приложение к журналу-ордеру № 6-АПК) или ведомости (при автоматизации учета) к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а также расчетно-платежных документов аудитор должен определить дату возникновения и характер каждой операции, поставок, правильность применения цен для оценки, наценок (скидок), своевременность и полноту оприходования полученных ценностей, обоснованность предъявления претензий, выделения на счете 19 «Налог на добавленную стоимость» НДС.

При поступлении товарно-материальных ценностей, на которые не получены расчетные документы (неотфактурованные поставки), необходимо проверить, не числятся ли эти поступившие ценности как оплаченные, но находящиеся в пути (дебиторская задолженность). Необходимо также установить: проводилась ли инвентаризация расчетов; предъявлялись ли штрафные санкции поставщикам при нарушении договорных обязательств, а также обоснованность начисленных или полученных сумм штрафных санкций; правильность списания сомнительных долгов.

При необходимости можно провести контрольную инвентаризацию ценностей и расчетов, встречную сверку документов и регистров учета в проверяемой организации и у поставщика, устный опрос специалистов и материальноответственных лиц по указанным вопросам.

Проверяя операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками, аудитор должен установить правильность сумм и составления по ним корреспонденции счетов. Для этого проводят сверку записей счета 60 в журнале-ордере № 6-АПК с другими регистрами следующим образом. Кредитовые записи счета 60 в журнале-ордере № 6-АПК сверяют: по счету 10 — с данными журнала-ордера № 10-АПК и ведомости № 46-АПК; по счету 11 — журнала-ордера № 14-АПК и ведомости № 73-АПК; по счету 20 — с данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) по растениеводству, животноводству и др. Дебетовые записи счета 60 в журнале-ордере сверяют: по счету 51 — с данными журнала-ордера № 2-АПК; по счету 55 — с данными соответствующего раздела журнала-ордера № 3-АПК; по счету 76 — журнала-ордера № 8-АПК; по счету 66 — журнала-ордера № 4-АПК и т.д.

Итоговые данные журнала-ордера № 6-АПК по оборотам по счету 60 и остаток на этом счете необходимо сверить также с соответствующими данными в Главной книге и в отчете организации.

Необходимо особое внимание обратить на отражение операций на счетах при расчетах с использованием векселей, так как в них обычно кроется множество ошибок, влияющих на себестоимость продукции и финансовые результаты организации, а также на правильность списания (возмещения) НДС по приобретенным ресурсам. Так, например, оприходуя материалы, покупатель выдает поставщику свой вексель и в учете ошибочно относит сумму процента по векселю на издержки производства, а также необоснованно возмещает НДС, хотя оплата материальных ценностей еще не произведена:

1. Дт сч. 10, Кт сч. 60-1 — 100 тыс. руб.

2. Дт сч. 19, Кт сч. 60-1 — 20 тыс. руб.

3. Дт сч. 60-1, Кт сч. 60-3 — 120 тыс. руб.

4. Дт сч. 26, Кт сч. 60-3 — 10 тыс. руб.

5. Дт сч. 68, Кт сч. 19 — 20 тыс. руб.

Из данного примера видно, что организация необоснованно отнесла на издержки производства (операция 4) вексельный процент (разницу между номиналом выданного векселя и суммой задолженности поставщику), а также необоснованно списала (возместила) НДС по приобретенным материалам за счет задолженности бюджету по налогу.

Между тем следовало сумму вексельного процента отнести на увеличение стоимости приобретенных материалов (дебет счета 10), а НДС необходимо было возместить только после уплаты стоимости материальных ценностей поставщику. Выдача своего векселя поставщику не является фактом оплаты, а представляет собой всего лишь долговое обязательство покупателя поставщику. Результаты проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками можно отразить в рабочих документах (свидетельствах) (табл. 13.2, 13.3, 13.4).

Таблица 13.2

Полнота оприходования товарно-материальных
ценностей (работ, услуг), полученных от поставщиков и подрядчиков (руб.)

Если аудитор выявил подобное несоответствие данных учета (см. табл. 13.2) с данными, отраженными в документах поставщика, то он обязан, применяя приемы сопоставления, прослеживания, опроса и др., выяснить его причину.

Выборочно можно проверить правильность изъятия поставщиками НДС и обоснованность его возмещения проверяемым субъектом. При этом можно использовать форму представленную в табл. 13.3.

Таблица 13.3

Проверка правильности изъятия поставщиками НДС
и обоснованности его выделения и возмещения
проверяемым субъектом (руб.)

Данные табл. 13.3 показывают, что во всех случаях проверяемым экономическим субъектом НДС был возмещен необоснованно, так как в первом случае этот налог не был выделен отдельной строкой в платежном документе, а во втором случае — в расчетном документе. Проверка правильности изъятия суммы НДС поставщиками показывает, что эти суммы соответствуют нормативным ставкам.

Для проверки достоверности, реальности и законности задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками можно использовать специальную таблицу (табл. 13.4), данные которой позволят определить возможные ошибки, мошенничество, растраты, искажения данных бухгалтерской отчетности.

Таблица 13.4

Достоверность, реальность и законность
задолженности по расчетам с поставщиками
и подрядчиками (руб.)

Данные табл. 13.4 показывают, что в первом примере кредиторская задолженность проверяемой организации полностью соответствует расчетным документам, договору, регистрам учета и запросам от поставщика. Указанная сумма задолженности является реальной и достоверной. Во втором же случае дебиторская задолженность организации, хотя и соответствует выпискам, регистрам учета и запросам, является необоснованной, так как данная сумма перечислена поставщику путем предварительной оплаты без заключения с ним договора (соглашения).

При проверке расчетов с подрядчиками следует установить, обеспечены ли объекты строительства (ремонта) источниками финансирования. Аудитор должен помнить также то, что основанием для расчетов с подрядчиками являются договоры, проектно-сметная документация на строящиеся объекты, акты выполненных работ, счета-фактуры. Здесь необходимо также обратить внимание: на реальность числящейся кредиторской или дебиторской задолженности на счете 60, ее соответствие данным Главной книги и отчетности; нет ли приписок объемов выполненных работ (для чего можно провести контрольный обмер выполненных работ); на правильность составления бухгалтерских проводок по счетам расчетов; на правильность расчета с поставщиками и подрядчиками в иностранной валюте.

Аудитор должен знать, что аналитический учет ведется по каждому поставщику (подрядчику) раздельно в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу ЦБ на дату возникновения обязательств. Основанием отражения операций в установленные сроки (по дате получения груза на таможне, по дате окончания оказания услуг) являются счета с приложенными первичными документами (фактура, акт, таможенная декларация и др). Курсовая разница между днем оплаты и днем возникновения задолженности (оказания услуг, получения товаров) отражается: положительная — по дебету счета 60 и кредиту счета 91; отрицательная — по дебету счета 91 и кредиту счета 60. Кроме того, в конце месяца все неоплаченные счета поставщиков в иностранной валюте в обязательном порядке пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ и возникшую курсовую разницу списывают (при повышении курса инвалюты) с кредита счета 60 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Особое внимание аудитора должно быть обращено на то, что зачастую предварительную оплату в организациях ошибочно отражают на счете 66 « Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» или скрытый товар списывают на счет 76 субсчет «Расчеты по претензиям». В последнем случае необходимо установить реальность сумм претензии, а так же то, обусловлены ли претензии: несоответствием цен и тарифов договорным обязательствам; выявленными арифметическими ошибками на счетах; несоответствием качества товара (услуг) стандартам или техническим условиям; недостачей груза в пути сверх норм естественной убыли; браком по вине поставщиков и подрядчиков.

По задолженности с каждым поставщиком и подрядчиком необходимо выявить соблюдение срока исковой давности. В случае его пропуска или нереальности она подлежит зачислению на счет 91 «Прочие доходы и расходы». При проведении проверки следует обратить внимание на списание с кредита счета 60 на себестоимость сумм, не относящихся к производственной деятельности организации.

13.2. Аудит расчетов по авансам выданным
и авансам полученным

Расчеты по авансам у организации возникают в случае получения от покупателей авансов под производимую продукцию либо выдачи авансов поставщикам и подрядчикам в счет поставки материалов и выполнения капитальных и других работ. Учет данных расчетов ведется на двух счетах: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» субсчет 60-2 «Расчеты по авансам выданным» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» субсчет 62-4 «Расчеты по авансам полученным».

По дебету субсчета 60-2 учитывается сумма выданных авансов под капитальные и другие работы в корреспонденции со счетами 51 и др., а по его кредиту отражают погашение авансов путем зачета при расчетах за выполненные работы или поставленные материальные ценности в корреспонденции с дебетом счетов 10 «Материалы», 41 «Товары», 08 «Вложения во внеоборотные активы и др.

По кредиту субсчета 62-4 учитывают получение авансов от заготовительных и других организаций в корреспонденции со счетами 50, 51 и др., по дебету — погашение авансов путем зачета при расчетах с покупателями в корреспонденции с кредитом субсчетов 60-1,2,5,6.

Источниками информации для проведения аудита являются договоры, расчетно-платежные документы, журнал-ордер № 8-АПК, ведомость № 38-АПК, Главная книга и бухгалтерский отчет организации.

Необходимо проверить: обоснованность получения и выдачи авансов; правильность ведения аналитического учета по счетам 60, 62 (он должен вестись в разрезе дебиторов и кредиторов); соответствие записей аналитического учета записям в оборотной ведомости, Главной книге и балансе; правильность учета авансов, полученных или выданных в иностранной валюте, а также правильность и своевременность отражения по ним курсовых разниц.

Аудитор должен помнить, что в отдельных организациях, с целью ухода от налога на прибыль в данном отчетном периоде, полученную выручку от реализации продукции (работ, услуг) отражают как авансы полученные, т.е. по дебету счета денежных средств и по кредиту счета 62. Поэтому здесь необходима тщательная проверка содержания договоров, расчетно-платежных документов, особенно при наличных расчетах.

Проверкой предварительных оплат выявляются и такие факты, когда их необоснованно отражают в бухгалтерском учете как предоставленные займы (относят на дебет счета 58) или полученные займы (относят на кредит счета 66 или 67). При выявлении таких фактов необходимо установить размеры скрытой предоплаты и немедленно предупредить руководство организации о том, к каким последствиям может привести такое умышленное искажение данных учета по налогообложению. Кроме того, такие нарушения приводят к искажению показателей бухгалтерской отчетности.

Иногда встречаются случаи, когда в организациях предварительную оплату за материально – производственные запасы и другие ценности показывают в бухгалтерском учете как средства, полученные по трастам. В данном случае необходимо знать, что на трастовые операции нужно иметь государственное разрешение (на ведение операций в хозяйственной и других сферах деятельности по доверенности).

При проверке авансов полученных особое внимание следует обратить на правильность начисления от суммы аванса налога на добавленную стоимость проводкой: дебет субсчета 62-4 «Расчеты по авансам полученным» и кредит счета 68 «Расчетам по налогам и сборам» .

При отгрузке продукции, выполнении работ, оказании услуг на сумму ранее учтенного НДС сначала делается обратная запись (дебет счета 68 и кредит счета 62), а затем отражаются все операции, связанные с реализацией продукции (работ, услуг) в установленном порядке (дебет счета 62 в корреспонденции с кредитом счета 90 и др.).