Особливості документування перевезень на автотранспортних підприємствах.

Порядок обліку та документування перевезень автомобільним транспортом проводиться за Інструкцією про порядок виготовлення, зберігання, використання єдиної первинної транспортної документації для перевезень вантажів автомобільним транспортом і обліку транспортної роботи. Виконання Інструкції є обов'язковим для всіх юридичних і фізичних осіб незалежно від форми власності і відомчого підпорядкування:

• які здійснюють перевезення вантажів автомобільним транспортом на комерційній основі або для власних потреб;

• для яких виконується перевезення вантажів на комерційній основі.

Автомобільні перевезення для потреб ведення бухгалтерського обліку класифікуються:

• у межах міста;

• приміські;

• міжміські;

• міжнародні.

Для ведення бухгалтерського обліку слід розрізняти такі поняття:

Перевізник — юридична або фізична особа, яка виконує перевезення вантажів автомобільним транспортом на комерційній основі (тобто за плату), і цей вид діяльності для неї не може бути єдиним, або одним із інших, або для власних потреб.

Замовник автотранспорту — юридична або фізична особа, для якої на її замовлення виконуються транспорті послуги.

Вантажовідправник — юридична або фізична особа, яка надає перевізнику вантаж для перевезення автомобільним транспортом.

Вантажоодержувач — юридична або фізична особа, яка здійснює приймання вантажу, доставленого автомобільним транспортом.

Для первинного обліку перевезених вантажів і транспортної роботи автомобільного транспорту підставою для списання ТМЦ у відправника вантажу і оприбуткування їх у одержувача, а також для виконання розрахунків між перевізником і замовником автомобільного транспорту використовуються такі документи:

• подорожній лист вантажного автомобіля в міжнародному сполученні — типова форма № 1 (міжнародна);

• подорожній лист вантажного автомобіля — типова форма № 2;

• подорожній лист службового легкового автомобіля — типова форма № 3;

• товарно-транспортна накладна — типова форма № 1-ТН;

• талон замовника — типова форма № 1-ТЗ (використовується під час роботи автомобіля при погодинній формі оплати послуг). Оскільки приведений перелік типових форм є бланками суворої звітності, необхідно їх виготовляти з нумерацією, забезпечити облік їх отримання і зберігання та використання як бланків суворої звітності, вести журнал реєстрації виданих бланків.

Перевізники, які експлуатують автомобілі, зобов'язані при випуску автомобіля на лінію видавати водієві оформлений подорожній лист відповідної типової форми під розписку.

Типова форма № 1 (міжнародна) видається і діє на строк відрядження автомобіля та водія для виконання перевезення вантажу в міжнародному сполученні.

Типові форми № 2, № 3 видаються тільки на один робочий день (зміну) за умови здачі водієм подорожнього листа за попередній робочий день. На більший строк подорожній лист видається у випадках, коли водій виконує перевезення вантажу у міжміському сполученні понад одну добу згідно з наказом перевізника. Експлуатацію автомобіля без подорожнього листа заборонено.

Товарно-транспортна накладна типової форми № 1-ТН — це єдиний первинний документ, який є підставою для списання ТМЦ у вантажовідправника і оприбуткування їх у вантажоодержувача при перевезенні вантажів у межах України, а також для їх складського, оперативного і бухгалтерського обліку. Вона відправляється вантажовідправником на кожне перевезення автомобілем і для кожного вантажоодержувача окремо. Накладна виписується в 4-х примірниках. Перший примірник залишається у вантажовідправника і є підставою для списання ТМЦ. Другий примірник водій здає вантажоодержувачу — він є підставою для оприбуткування ТМЦ. Третій і четвертий примірники, завірені підписом і печатками вантажоодержувача, водій передає замовнику автотранспорту для оплати за виконане перевезення. Четвертий додається до подорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водієві.

При транспортуванні вантажу власним транспортом достатньо виписати три примірники товарно-транспортної накладної. Перший примірник залишається у вантажовідправника і є підставою для списання ТМЦ. Другий примірник водій здає вантажоодержувачу — він є підставою для оприбуткування ТМЦ. Третій додається до подорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водієві.

При перевезенні однорідних вантажів від вантажовідправника на одну й ту саму відстань допускається оформлення однієї товарно-транспортної накладної на весь обсяг вантажу, перевезеного автомобілем за зміну. При цьому оформлення проміжних ходок здійснюється з видачею відправником водієві автомобіля талона на кожне окреме перевезення (ходку).

Перевезення вантажним автомобілем власних речей громадян на їх замовлення здійснюється за подорожнім листом з доданими квитанціями до прибуткового касового ордера про оплату послуг.

Згідно з П(С)БО 9 "Запаси" і П(С)БО 7 "Основні засоби" витрати, пов'язані з транспортуванням, включаються до вартості ТМЦ. Відповідно до цієї норми до початкової вартості необоротних активів (рах. 10, 11, 12) і вартості запасів (рах. 2-го класу) включаються витрати по перевезенню до місця їх зберігання, використання. Крім того, можливий варіант (на вибір підприємства) — транспортні витрати обліковуються на окремому субрахунку, який відкривається до субрахунків 2-го класу, наприклад, 20 рахунка, і списуються на підставі, визначеній у додатку до П(С)БО 9 "Запаси", як транспортно-заготівельні витрати. При розділенні обліку транспортно-заготівельних витрат, понесених при транспортуванні товарів, рахунок 28 використовується як субрахунок 289.

Перевізники в процесі експлуатації автомобілів, що перебувають на їхньому балансі, несуть витрати, які включають:

• основну і додаткову заробітну плату;

• відрахування на соціальне страхування і обов'язкові відрахування до позабюджетних фондів від фонду оплати праці;

• витрати на ПММ за встановленими нормами;

• витрати та інші експлуатаційні витрати;

• резерв, що нараховується на знос і ремонт автомобільних шин;

• витрати на ремонт і технічне обслуговування машин;

• витрати на технічний огляд автомобілів;

• знос транспортних засобів;

• витрати на службові відрядження водіїв при перевезенні вантажів.

Облік ПММ

Облік витрат на автотранспортних підприємствах (АТП) здійснюється відповідно до П(С)БО 16 "Витрати" та Методичних рекомендацій з формування собівартості перевезень (робіт, послуг) на транспорті, затверджених наказом Міністерства транспорту України від 05.02.01 № 65.

До витрат, пов'язаних з експлуатацією автотранспорту, можна віднести такі:

• витрати на ПММ;

• витрати на проведення ТО, ремонт автотранспорту, на придбання запчастин;

• витрати, пов'язані із заміною шин, акумуляторів, забезпеченням наявності в автомобілях вогнегасників і аптечок;

• витрати, пов'язані з техоглядом автотранспортного засобу;

• витрати, пов'язані із сплатою податків і зборів (податок з власників автотранспортних засобів, збір за забруднення навколишнього середовища);

• витрати, пов'язані з обов'язковим страхуванням цивільної відповідальності власників транспортних засобів;

• витрати, пов'язані із забезпеченням місць для стоянки і зберігання автотранспорту;

• витрати, пов'язані з амортизацією автотранспортного засобу.

Якщо на етапі придбання автотранспорту методологія бухгалтерського і податкового обліку не мала принципових відмінностей залежно від того, який саме автотранспортний засіб придбаний (легковий чи вантажний), то на стадії відображення витрат, пов'язаних з експлуатацією автомобіля, цей аспект має певне значення так само, як і вид діяльності підприємства-користувача-власника, мета використання автомобіля і ряд інших чинників.

Бухгалтерський облік ПММ ведуть на рахунку 203 за видами і місцем знаходження (на складах, у баках автомобіля).

Надходження ПММ на підприємство відбувається таким чином:

• за оплату коштами;

• за бартером;

• безоплатно отримані;

• внесок до статутного капіталу;

• при виявленні надлишків під час проведення інвентаризації.

Згідно з П(С)БО 9 "Запаси" ПММ належать до складу запасів за первісною вартістю. Первісна вартість ПММ залежить від способу надходження і складається із таких елементів:

• вартості придбання у постачальника, за винятком непрямих податків;

• ввізного мита (при імпорті);

• непрямих податків, які не відшкодовуються підприємству;

• транспортно-заготівельних витрат;

• інші витрати, пов'язані з придбанням і доведенням ПММ до стану, в якому вони будуть використовуватися у запланованих цілях.

Крім того, АТП фактично купують ПММ одним із таких способів:

• за талони;

• з доставкою на заправний пункт або склад підприємства з подальшим відпуском їх в експлуатацію (використання);

• за готівку із складанням авансового звіту.

Якщо ПММ надходять на підприємство як внесок до статутного капіталу, то первісною їх вартістю буде узгоджена засновниками справедлива вартість. У бухгалтерському обліку така операція відображається за Д-т 203 і К-т 745. Аналогічно, якщо ПММ безоплатно надходять на підприємство або в обмін на подібні активи, то їх первісною вартістю буде справедлива вартість. У бухгалтерському обліку буде відображено проведення Д-т 203 і К-т 46. Згідно з П(С)БО 19 "Об'єднання підприємств" справедлива вартість — це вартість сучасного (сьогоднішнього) придбання на ринку.

При безоплатному отриманні ПММ у підприємства виникають валові доходи (ВД). У звітному періоді, в якому будуть використані такі ПММ, валові витрати (ВВ) підприємства відповідно до п. 5.9 Закону про прибуток збільшаться, але в цілому підприємство за безоплатно отриманими ПММ не буде мати ВВ.

Списання ПММ. Фактичне списання ПММ здійснюється згідно з наказом Міністерства транспорту України від 10.02.98 № 43 Про затвердження норм витрат ПММ на автомобільному транспорті на підставі подорожніх листів.

При цьому слід врахувати, що списанню підлягають не фактично витрачені ПММ (залишок пального в баку + кількість заправленого пального - залишок пального в баку після повернення автомобіля), а нормативне, розраховане витрачання ПММ.

Нормування витрат палива — це встановлення допустимої межі його використання в певних умовах експлуатації автомобілів, для чого застосовуються базові лінійні норми, встановлені залежно від моделей автомобілів, та система нормативів і коригувальних коефіцієнтів, які враховують виконану транспортну роботу, кліматичні, дорожні та інші умови експлуатації.

Технологічними нормами є лінійні норми (допустима межа витрат палива), вони включають витрати палива для здійснення транспортування вантажів перевезення пасажирів. Витрати на гаражні й інші господарські потреби, не пов'язані безпосередньо з технологічними процесами, не включаються до лінійних норм і встановлюються окремо.

Для автомобілів встановлені такі норми витрат палива:

• базова лінійна норма на пробіг автомобіля на 100 км;

• норма виконання транспортної роботи (враховує додаткові витрати палива при русі автомобіля з вантажем) — на 100 т/км;

• норма на одну тонну спорядженої маси (враховує додаткові умови витрати пального при зміні спорядженої маси автомобіля, причепа, напівпричепа);

• норма поїздки з вантажем (враховує збільшення витрат пального, пов'язане з маневруванням і виконанням операцій завантаження-розвантаження) — на одну поїздку;

• норма на виконання спеціальної роботи на 100 км;

• норма на роботу спеціального обладнання, встановленого на автомобілях — на годину або виконану операцію;

• норма на роботу незалежного обігрівача — на одну годину роботи незалежного обігрівача.

Базові лінійні норми витрат пального встановлені у таких одиницях вимірювання:

• для дизельних автомобілів та автомобілів, що працюють на зрідженому (скрапленому) нафтовому газі та бензині, — у літрах на 100 км пробігу (л/100 км);

• для автомобілів, що працюють на стисненому природному газі, у м куб на 100 км;

• для газодизельних автомобілів норми витрат стисненого природного газу, — в м куб. на 100 км.

Перевищення фактичної кількості витрачених ПММ над нормативними показниками розглядається як перевитрата палива, його вартість стягується з водія відповідно до Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей. Слід зазначити, що сума списання не повинна бути меншою ніж 50 % балансової вартості ТМЦ.

Списання ПММ здійснюється відповідно до П(С)БО 9 "Запаси" за одним із методів: ідентифікованим, середньозваженої вартості, ЛІФО, ФІФО, який має бути зафіксований у наказі про облікову політику підприємства.

Для правильного відображення витрат особливе місце займає податковий облік. Якщо легковий автомобіль використовується підприємством не для надання транспортних послуг громадянам або стороннім організаціям, то витрати на ПММ не будуть включатися до складу валових витрат звітного періоду.

Якщо на підприємстві використовуються автомобілі як для адміністративних цілей, так і для надання транспортних послуг, то з придбанням ПММ виникають труднощі при формуванні валових витрат, оскільки до фактичного використання підприємство не знає, для якого автомобіля буде використана певна кількість ПММ. У даній ситуації підприємство використовує один із способів:

1) при придбанні ПММ (за першою подією) збільшувати суму валових витрат і податкового кредиту з ПДВ. Після закінчення звітного періоду, зробивши розрахунок ПММ, використаних на адміністративні цілі, зменшити валові витрати і відкоригувати податковий кредит з ПДВ;

2) при придбанні ПММ не включати їх вартість до складу валових витрат і не збільшувати суму податкового кредиту з ПДВ. А після закінчення звітного періоду такі ПММ не братимуть участь у перерахунку приросту/збитку балансової вартості запасів згідно з ПКУ. До складу ВВ буде включатися вартість ПММ фактично витрачених при експлуатації вантажного автомобіля.