Первинні об’єкти - відповідають реальним об’єктам і поняттям предметної області.

У ядрі «Сфера/5» наявний кореневий первинний клас і декілька найпоширеніших класів для представлення: показників діяльності, фізичних величин і одиниць виміру й т.п., які використовуються при описі будь-якої предметної області, незалежно від її проблемної спрямованості. У конкретній автоматизованій системі управління дерево класів розширюється конкретними поняттями, структура представлення об’єктів доповнюється для того, щоб зберігати їх детальні описи, програмне забезпечення доповнюється компонентами для відображення й редагування описів об’єктів. Самі об’єкти створюються в процесах експлуатації автоматизованої системи управління кінцевими користувачами.

Вторинні об’єкти представляють інший погляд на вже наявний об’єкт. Первинний об’єкт, описаний у системі своїми основними реквізитами, у контексті різних завдань може вимагати додаткових реквізитів, що мають зміст тільки в контексті цього завдання. Крім того, різні за природою об’єкти можуть у контексті якого-небудь завдання розглядатися однаково. Наприклад, працівник підприємства, представлений у системі первинним об’єктом «працівник» може мати додатковий опис як «матеріально відповідальна особа» або «об’єкт податкового обліку» і т.п. З іншої сторони матеріально відповідальною особою або об’єктом податкового обліку можуть бути й об’єкти іншої природи, наприклад, організації. Вторинному об’єкту, як і первинному, відповідає родовий клас, що визначає структуру опису вторинного об’єкта і його зовнішнє представлення.

На відміну від первинного об’єкта, вторинний не може бути створений самостійно й для нього повинен бути обов’язково зазначений первинний об’єкт, опис якого він розширює. Один первинний об’єкт може мати багато відповідних вторинних об’єктів (поглядів). Вторинні об’єкти класифікуються так само, як і первинні об’єкти. Їхня класифікація незалежна від первинних і також як і для первинних утворює єдину ієрархію, очолювану кореневим вторинним класом.

Ядро «СФЕРА/5» містить тільки кореневий вторинний клас.

Системні об’єкти - введені з метою ізоляції об’єктів метаописів системи від предметних об’єктів. Кінцеві користувачі, як правило, не мають справи з системними об’єктами. Склад і метаопис родових класів для системних об’єктів є невід’ємною частиною ядра «СФЕРА/5» і є інваріантним стосовно різних АСУ. Системні об’єкти, що представляють метаописи предметних родових класів, документів і бизнеспроцесів, підготовляються за допомогою засобів ядра «СФЕРА/5» на етапі розробки автоматизованої системи управління або додаванні нових підсистем автоматизованої системи управління й у процесі експлуатації не змінюється.

При підготовці документів бізнес-процесів може виявитися необхідним забезпечити вибір потрібного об’єкта як із вторинних класів, так і з первинних і, крім того, обмежити склад пропонованих для вибору об’єктів якою-небудь фільтруючою умовою. Для цього в систему вводиться поняття робочого класу.

Робочий клас визначає сукупність об’єктів для вибору. Ця сукупність задається набором підвибірок (предикатів). Кожен предикат визначає вхід в один із класів (первинних, вторинних або системних) і специфікує правило відбору об’єктів. Робочі класи служать для об’єднання різнорідних вже існуючих об’єктів і не визначають природу об’єкта.

Облікові моделі включають систему взаємозалежних поглядів на підприємство, побудованих за однаковими принципами так званої «облікової моделі».

Всі бізнес-процеси підприємства, втілені в первинних документах, незалежно й, можливо, по-різному відображаються в різних моделях за допомогою формального запису транзакцій (елементарних операцій у моделі), які умовно називаються «проводками».

Для відображення стану виробничо-господарської діяльності підприємства й динаміки його зміни в часі застосовується система економічних моделей підприємства - модель управлінського обліку, модель планування, модель бухгалтерського обліку, модель податкового обліку та ін.

Модель є сукупністю рахунків на кожному з яких відслідковується який-небудь показник діяльності. Рахунки є системним об’єктом і тому можуть групуватися й утворювати ієрархію рахунків, що полегшує аналіз моделі. На рахунках відслідковується поточне значення показника (сальдо) і зміни показника (проводки).

Показники змінюються в результаті виконання виробничих або господарських процесів, за результатами яких у системі створюються проводки, які співвідносяться з документом цього процесу й рахунком показника і які містять усю облікову інформацію, пов’язану з цією зміною.

Рахунки в «СФЕРІ/5» багатокомпонентні, тобто зміна показників і поточний стан їх на рахунках співвідносяться з об’єктами предметної області, що дозволяє організовувати досить докладний аналітичний облік й аналіз впливу різних об’єктів підприємства на показники його діяльності.

Для цього з кожним рахунком може бути визначено до семи компонентів. Для кожного компонента визначається підмножина об’єктів, які можуть співвідноситься зі зміною показника (проводкою по рахунку). Ця підмножина визначається за допомогою робочого класу.

Показники за характером їх обліку і відповідні їм рахунки поділяються на накопичувальні й рахунки властивостей.

Накопичувальні рахунки подібні традиційним рахункам бухгалтерського обліку й відслідковують показники. Для таких рахунків проводки завжди включають два рахунки дебету й кредиту й відповідно відображають переміщену кількість показника й напрямок переміщення.

Для накопичувальних рахунків підтримується синтетичне сальдо (1 для всього рахунку) і аналітичне сальдо (1 для кожної унікальної комбінації об’єктів у його компонентах). Тобто при зміні показника автоматично збільшується/зменшується синтетичне сальдо й відповідне аналітичне сальдо.

Правила підрахунку сальдо по проводці визначається типом рахунку в бухгалтерському сенсі:

1. Активний рахунок (сальдо завжди в дебеті - лівій стороні - рахунку).

2. Пасивний рахунок (сальдо завжди в кредиті - правій стороні - рахунку).

3. Активно-пасивний рахунок без згортання інформації (сальдо може бути й у дебеті, і в кредиті рахунку).

4. Активно-пасивний рахунок зі згортанням інформації (сальдо може бути або в дебеті, або в кредиті рахунку).

Рахунки властивостей відслідковують показники, не пов’язані з будь-якими переміщеннями, а, що відображають параметри процесів, об’єктів і т.п. Проводки по таких рахунках відображають не збільшення показників, а абсолютні значення показника. Сальдо таких рахунків не ведеться.

Проводки й зміни сальдо формуються при обробці документів за допомогою типової операції формування проводок. Як правило ці операції автоматичні й виконуються на етапах і на підставі формальних правил, специфікованих у метаописі бизнеспроцесів.

«СФЕРА/5» підтримує м’які й тверді проводки й відповідно сальдо. Тверді проводки й сальдо відбивають фактично, що сталися процеси. М’які проводки й сальдо показують попередні значення показників для запланованих, які ще не відбулися, але м’яко проведених процесів.

М’які проводки - це інструмент для вирішення завдань типу «а що буде якщо?». Такі регулярні моделі дозволяють уніфіковано аналізувати різні показники діяльності в різних розрізах і в динаміці за часом, як досягнутих, так і прогнозованих, а також мати доступ до первинних документів (причин), що приводять до змін, що цікавлять, у показниках.

Вся поточна рутинна діяльність фахівців адміністративно-управлінського складу підприємства полягає у виконанні виробничих і господарських процесів, що, в остаточному підсумку, зводиться до оформлення різних первинних документів. Оформлення кожного документа складається зі складної послідовності простих операцій, виконуваних різними фахівцями в певні моменти життєвого циклу документа.

Управління процесами на підприємстві, реєстрація результатів господарської й виробничої діяльності проводиться за допомогою електронних документів. При цьому для кожного процесу, що відслідковується в базі даних системи, створюється електронний документ, що супроводжує процес під час усього його життєвого циклу. Документи групуються в картотеки за призначенням. Кожен документ при цьому приписується відразу до двом картотек - прибуткової й видаткової.

Картотеки є системними об’єктами, що відповідають традиційним канцелярським папкам документів, і можуть утворювати ієрархічні структури полегшуючи роботу з документами. Для документа при створенні зазначається вид процесу (далі бізнес процес), який він буде супроводжувати, і який визначає склад реквізитів, що описують процес і його результати, а також технологію відстеження процесу в системі.

З кожним документом пов’язується маршрутний лист, у якому відзначаються всі етапи обробки документа, виконавці етапів і час обробки. З кожним документом пов’язується лист станів, у якому фіксується настання певних подій у процесі обробки подій, і на підставі якого проводиться керування протіканням процесу й синхронізація етапів обробки. У процесі обробки документів заповнюються реквізити об’єктів, відзначається виконання етапів у маршрутному листі й листі станів. За результатами обробки розраховуються зміни в показниках стану підприємства, і ці зміни реєструються в облікових моделях. У результаті з кожним документом може бути пов’язаний набір проводок у моделях стану.

У «СФЕРІ/5» розглядається можливість використання багаторядкових документів. Тобто реквізити можуть бути не просто скалярними даними, але й таблицями типу реєстрів (відомість нарахування зарплати, список відпущених матеріалів і т.п.). Тому з документом може бути пов’язана довільна кількість однотипних рядків.

Документи можуть бути пов’язані один з одним причинно-наслідковими зв’язками. Для моделювання зв’язків документи, так само як і об’єкти, унікально ідентифікуються системою числовим ідентифікатором при створенні.

Для зовнішнього представлення використовується зовнішня загальноприйнята нумерація документів і загальні реквізити - дата, картотека, вид документа, вид процесу й т.п. Так само як і для кодування об’єктів для нумерації документів певного виду можна задати правила нумерації.

Процеси відслідковуються в системі відповідно до метаопису технології обробки процесів. Тобто перш ніж будь-які процеси можуть бути відслідковані в системі, у ній потрібно формально описати технологію відстеження цих процесів.

У метаописі системи кожному виду процесу відповідає системний об’єкт - бізнес процес. Бізнес процес визначає тип документа, який його супроводжує, набір прапорів, що характеризують його стан, набір бізнес-операцій по відстеженню процесу, правила відображення результатів виконання процесу в облікових моделях.

Тип документа - поняття, аналогічне родовому класу для об’єктів і визначає структуру представлення реквізитів документа і його рядків, зовнішній вигляд і способи редагування реквізитів документа, правила нумерації документів. Для цього з типом документів пов’язуються програмні компоненти, у яких інкапсульовані алгоритми доступу до опису документів цього типу, відображення, редагування й обробки.

Набір прапорів - для кожного документа передбачається до 62 прапорів, відповідних певним станам (подіям). Перші 45 прапорів стандартизовані й закріплені за подіями, характерними практично для кожного бізнес-процесу. Інші 17 можуть бути описані довільно у відповідності зі специфікою бізнес-процесу. Для кожного бізнес-процесу визначається його структура у вигляді набору етапів обробки.

Етап - визначає правила його синхронізації з іншими етапами виконання, програмні компоненти, що реалізують алгоритм обробки документа на цьому етапі, компоненти, що реалізують скасування змін у результаті виконання етапу, права й обов'язки користувачів по виконанню етапів.

Правила синхронізації виконання етапів ситуаційно визначають послідовність обробки документів і полягають у маскуванні подій. Маскування подій (станів) полягає в завданні 62 розрядної маски прапорів, що ухвалюють одне з 2х можливих станів перевіряти / не перевіряти стан. Для кожного етапу визначаються:

1. Вхідні маски: маска подій процесу, які повинні настати, щоб етап міг бути виконаний; маска подій процесу, які не повинні настати, щоб етап міг бути виконаний; маска подій батьківського процесу, які повинні настати, щоб етап міг бути виконаний; маска подій батьківського процесу, які не повинні настати, щоб етап міг бути виконаний.

2. Вихідні маски: маска подій процесу, які наступають у результаті виконання етапу; маска подій батьківського процесу, які наступають у результаті виконання етапу; маска подій процесу, які скасовуються в результаті виконання етапу; маска подій батьківського процесу, які скасовуються в результаті виконання етапу.

Перед тим як дозволити виконання етапу, система буде перевіряти поточні стани документів на предмет відповідності вхідним маскам. Після завершення етапу система буде автоматично встановлювати настання й скасування станів відповідно до вихідних масок.

Виконання операцій забезпечується програмними компонентами, у яких специфікований алгоритм виконання обробки й інтерфейс із користувачем при виконанні етапу. Як правило, цим програмним компонентом є формуляр документа, хоча це й не обов’язково.

Деякі етапи обробки документів виконуються однаково для різних видів документів. Тому етапи описуються на основі типових бізнес-операцій.

Бізнес-операція - типовий етап обробки документа, у якому специфіковані всі атрибути етапу. При описі етапу зазначається відповідна йому бізнес-операція й за необхідності перевизначаються реквізити етапу - маски, програмні компоненти, їх параметри й т.п.

За способом виконання бізнес-операції поділяються на загальні, технологічні, автоматичні, циклічні, відкладені.

Тип операції вказується в її описі й система використовує цей тип для організації ініціювання етапу.

Загальні операції - операції, які ініціюються користувачем за допомогою стандартного механізму виконання операцій у формі картотек документів.

Технологічні операції – операції, які ініціюються спеціалізованими меню або програмно й не контролюються стандартним механізмом виконання операцій. Як правило це операції загального призначення: створення, коригування документа, відображення в обліковій моделі й т.п.

Автоматичні операції – операції, які не вимагають втручання користувача. Система намагається виконати всі автоматичні операції щораз після виконання інтерактивної черги.

Відкладені операції ще одна ознака способу виконання. Відкладені операції не повинні вимагати втручання користувача, однак після виконання інтерактивної операції відкладені операції не виконуються клієнтським додатком, а ставляться в чергу. Операції, поставлені в чергу виконуються сервером відкладених операцій.

Циклічні операції - операції, які можуть виконуватися багаторазово. На відміну від звичайних система після виконання циклічної операції автоматично вставляє в маршрутний лист чергове її виконання.

З кожною бізнес-операцією пов’язується ряд груп користувачів, члени яких мають право й зобов’язані виконувати ці бізнес-операції.

Одним із заключних етапів обробки документа є відображення результатів процесу в обліковій моделі. Відображення проводиться відповідно до формальних правил. Правила описують рахунки (показники), які змінюються, порядок обчислення змін на основі реквізитів документа, правила співвіднесення змін з об’єктами предметної області (розрізи рахунку). Правила описуються мовою збережених процедур сервера баз даних, на яку робиться посилання в описі бізнес процесу.

Автоматизована система керування підприємством, побудована на основі системи «СФЕРА/5» являє собою безліч взаємозалежних контурів, що містять функціонально-, ресурсо- і інформаційно-однорідні блоки бізнес-процесів виробничо-господарської діяльності підприємства.

Модуль «Бухгалтерский учёт» організований за розділами бухгалтерського обліку з необхідною глибиною аналітики рахунків бухгалтерського обліку відповідно до національних і міжнародних стандартів бухгалтерського обліку, у якому здійснюються контроль і відображення в моделі бухгалтерського обліку документів інших контурів управління підприємством.

Модуль «Налоговый учёт», в якому виконується облік документів інших контурів управління підприємством згідно чинного податкового законодавства, а також розрахунки податкових платежів і зборів.

Модуль «Бухгалтерская и налоговая отчетность» призначений для формування зовнішньої звітності підприємства.

У рамках контуру «Страхование» розроблені типові бізнес-процеси, що забезпечують автоматизоване виконання технологічного циклу зі здійснення страхової діяльності, у тому числі:

1. Ведення нормативної бази за видами страхування.

2. Ведення договорів страхування.

3. Врегулювання збитків.

4. Вхідне й вихідне перестрахування.

5. Вхідна й вихідна агентська діяльність.

6. Формування резервів.

7. Одержання звітності й аналіз показників.

Бізнес процеси контуру, інтегровані в інформаційному середовищі ядра системи «СФЕРА /5» з іншими прикладними контурами, дозволяють побудувати комплексну систему автоматизації страхової компанії за технологією WORKFLOW з врахуванням особливостей конкретної компанії.

Контур управління закупівлями реалізує бізнес-процеси матеріально-технічного постачання й керування товарно-матеріальними запасами підприємства й включає наступні модулі:

Модуль «Договора закупок» виконує такі бізнес-процеси:

1. Підготовка, укладання і реєстрація договорів з постачальниками на закупівлю сировини, матеріалів, товарів, робіт і послуг. Підтримуються договори закупівлі по імпорту, з розмитненням і митним складом.

2. Виконання замовлень і поставок сировини, матеріалів, приймання виконаних робіт і послуг.

3. Заявки на оплату постачальникам.

4. Ведення класифікованої номенклатури матеріальних запасів підприємства з регламентом використання за групами користувачів.

Модуль «Матеріальні запаси» включає такі основні бізнес-процеси:

1. Прихід сировини й матеріалів за договорами поставок із вхідним контролем якості й партіонним обліком і зберіганням з використанням штрих-кодових етикеток і бирок.

2. Виконання процесів руху матеріальних запасів на складах і в підрозділах підприємства.

3. Управління промисловим складом матеріальних запасів з картою складу, партіонним зберіганням і обліком, а також автоматизація складських операцій.

Контроль виконання плану закупівель, у якому аналізується виконання умов договорів, з одного боку, і виконання поставок у розрізі календарної потреби в ресурсах.

«Управление качеством» реалізує функції лабораторної системи контролю показників якості сировини, матеріалів, напівфабрикатів і напівпродуктів, готової продукції, а також параметрів ходу технологічних виробничих процесів і включає такі модулі:

1. Модуль «Входной контроль сырья и материалов» здійснює приймання й сертифікацію сировини й матеріалів, що надходять на склад від постачальників.

2. Модуль «Технологический контроль производства» здійснює поточний контроль параметрів технологічного процесу виробництва продукції, якості проміжних напівпродуктів і напівфабрикатів.

3. Модуль «Выходной контроль продукции» здійснює контроль показників якості готової продукції, переданої на склад з виробництва.

Модуль «Учёт оборудования» призначений для управління рухом обладнання й інших основних засобів і нематеріальних активів за такими основними бізнес-процесам:

1. Введення в експлуатацію з монтажем і без, внутрішнє переміщення, списання й реалізація.

2. Переоцінка.

3. Ремонти й модернізація обладнання.

4. Облік комплектації обладнання й дорогоцінних металів.

5. Розрахунки зносу й амортизація обладнання.

Модуль «Схемы и состояние оборудования» призначений для технологічного обладнання виробничим обладнанням у складних технологічних процесах і включає такі основні бізнес-процеси:

1. Ведення графічних технологічних схем обладнання.

2. Збір, накопичення й контроль технічних і технологічних параметрів стану обладнання й умов його роботи.

3. Контроль найбільш важливих параметрів технологічного процесу в часі.

4. Реєстрація й накопичення інформації про ремонтні й профілактичні роботи.

5. Багатокритеріальний аналіз стану обладнання підприємства.

Модуль «Техническая подготовка производства», що дозволяє здійснити завдання складу продукції напівфабрикатів і напівпродуктів; опис технологічних процесів; застосовуваних матеріалів і планових норм споживання, використовуване обладнання й норми його роботи; необхідні людські ресурси, норми роботи й розцінки оплати праці.

Модуль «Оперативное управление производственным процессом», що реалізує такі основні бізнес-процеси:

1. Відкриття виробничого замовлення на виготовлення партії продукції й замовлення матеріальних ресурсів для його виконання.

2. Замовлення й одержання сировини й матеріалів для цілей виробництва зі складу.

3. Облік наявності й руху сировини й матеріалів у цехових коморах на виробництві.

4. Оперативне управління виробничим процесом виготовлення партії продукції з поопераційним обліком ходу його виконання, що включають технологічні операції й операції контролю якості продукції й напівпродуктів.

5. Здача партії продукції на склад з використанням штрих-кодових етикеток і бирок.

Модуль «Учёт затрат на производство» реалізує збір і накопичення інформації для розрахунків собівартості продукції, включає такі основні бізнес-процеси:

1. Облік прямих витрат на виробництво за видами продукції в розрізі виготовлених партій.

2. Розподіл непрямих витрат по підрозділах, виробництвах.

3. Облік незавершеного виробництва.

Модуль «Договора продаж» призначений для управління збутом й реалізацією продукції, робіт і послуг і реалізує такі основні бізнес-процеси:

1. Підготовка, укладання і реєстрація договорів з покупцями на поставку продукції, виконання робіт і надання послуг. Підтримуються договори експорту продукції зі складними умовами оплати й поставки, складні системи знижок, а також договори комісії.

2. Замовлення на відвантаження партії продукції відповідно до умов договору й різними методами резервування продукції на складі.

3. Здійснення відвантаження партії продукції.

4. Підготовка комплекту сертифікаційних документів партії, що підтверджують якість продукції, у тому числі із сертифікатами використаних серій сировини й матеріалів, відповідності параметрів роботи обладнання й технологічних процесів.

5. Ведення прайс-листів продукції.

Модуль «Склад готової продукції» призначений для управління промисловим складом товарів і продукції з картою складу, бирками й штрих-кодовими етикетками й автоматизацією складських операцій і реалізує такі бізнес-процеси:

1. Добір партій продукції для відвантаження по договорах продажу з використанням різних алгоритмів.

2. Складські операції приймання продукції й відвантаження в підрозділи й покупцям, у тому числі оптові й роздрібні партії продукції, інвентаризація й реорганізація складу.

Модуль«Штатное расписание» здійснює формування штатної структури підприємства і його штатного розкладу.

Модуль «Движение персонала» включає такі основні бізнес-процеси:

1. Ведення картотеки листків з обліку персоналу.

2. Зарахування працівників на підприємство, переміщення й звільнення працівників.

3. Розрахунки й облік різних відпусток.

4. Облік перепідготовки кадрів.

5. Облік необлікового складу підприємства.

6. Кадрова звітність.

Модуль«Учёт рабочего времени и табелирование» призначений для ефективного обліку використання робочого часу.

Модуль «Расчёт зароботной платы» здійснює розрахунки нарахування й утримань заробітної плати за всіма видами оплат.

Модуль «Бюджетирование» призначений для фінансового планування й аналізу й реалізує такі бізнес-процеси:

1. Формування фінансового бюджету підприємства в розрізі центрів витрат підприємства й статей бюджетного плану.

2. Формування плану платежів за договорами закупівель і плану надходження коштів за договорами продажів.

3. Аналіз виконання фінансового бюджету.

Модуль «Банковские операции» призначений для управління безготівковими коштами підприємства на розрахункових рахунках у національній і інших валютах і картках і включає такі бізнес-процеси:

1. Придбання валюти для здійснення платежів за договорами закупівлі.

2. Здійснення платежів.

3. Взаємодія із системами «клієнт-банк».

4. Розробка виписки банку.

Модуль «Кассовые операции» призначений для управління наявними коштами підприємства в касах у національній і інших валютах і включає такі бізнес-процеси:

1. Підготовка наказів і реєстрація посвідчень про відрядження по відрядженнях працівників.

2. Приймання заявок на використання коштів на господарські потреби.

3. Здійснення касових операцій у касах підприємства.

4. Облік авансових звітів по відрядженнях і використанню коштів на господарські потреби.

Глава 8.12 Автоматизація операцій бухгалтерського обліку в системі «Megapolis™.Фінанси»

План

1. Автоматизація обліку основних засобів, нематеріальних активів, виробничих запасів, малоцінних і швидкозношуваних предметів, праці та заробітної плати, витрат на виробництво, готової продукції та її реалізації, фінансово-розрахункових операцій, фінансових результатів і власного капіталу

2. Автоматизація зведеного обліку та складання звітності

Інформаційно-аналітична система «Megapolis™.Фінанси» призначена для автоматизації процесів планування, ведення обліку, а також для оперативного аналізу й контролю фінансової діяльності компанії. У системі «Megapolis™.Фінанси» реалізована концепція одночасного ведення бухгалтерського, фінансового й управлінського обліку, що дозволяє вчасно одержувати повну оперативну інформацію щодо всіх аспектів господарської й фінансової діяльності компанії та використовувати її для прийняття ефективних управлінських рішень.

Основними користувачами системи є:

1. Керівники компанії й керівники підрозділів.

2. Фінансові аналітики й фінансові контролери.

3. Співробітники фінансово-економічних і бухгалтерських підрозділів компанії.

Система «Megapolis™.Фінанси» містить у собі такі модулі:

1. Конфігурування системи.

2. Фінансове планування.

3. Бухгалтерський облік.

4. Податковий облік.

5. Розрахунок фактичної собівартості.

6. Фінансовий аналіз.

7. Формування звітності.

8. Обмін даними.

9. Адміністрування.

Функціональні можливості системи:

1. Настроювання основних елементів облікової політики компанії: настроювання плану рахунків для бухгалтерського, фінансового й управлінського обліку компанії в декількох валютах, настроювання структури аналітичного обліку, обліку за міжнародними стандартами, статей бюджету, платіжного календаря, настроювання форми й бізнес-логіки для кожного виду бухгалтерського й фінансового документа.

2. Фінансове планування: забезпечення ефективної системи управління фінансами, складання бюджетів і робота з ними. Гнучке настроювання моделі бюджетного управління, можливість коригування бюджету в процесі його виконання, а також планування «знизу-вгору» (від документа), «згори-униз» (від загального до часткового) і застосування методу наскрізного бюджетування.

3. Оперативний облік: реєстрація й оплата рахунків від постачальників, складські операції, реєстрація оплат від замовників, операції по банку й касі, розрахунки з підзвітними особами, облік і амортизація основних засобів, нарахування й сплата податків, здійснення контролю за витратою бюджетних коштів, розрахунок курсових різниць, автоматичне закриття рахунків, управлінська звітність.

4. Аналіз фінансової й бухгалтерської інформації: одержання оперативної інформації про фінансові результати діяльності компанії й порівняння цієї інформації з планом, настроювання й одержання поточної фінансової та бухгалтерської інформації (як у вигляді звітів, так і з використанням вбудованих засобів перегляду), консолідація звітності філій, дочірніх компаній, у тому числі в різних валютах, а також використання технології багатомірного динамічного аналізу даних (OLAP).

5. Інтеграція з іншими системами: настроювання й використання механізму для імпорту оперативних даних будь-якого формату з інших систем у первинні документи бухгалтерського, фінансового й управлінського обліку системи «Megapolis™.Фінанси».

6. Адміністрування: настроювання робочого місця користувача й керування правами доступу до функцій і даних системи на підставі функціональних обов'язків користувача.

Основні переваги системи:

1. Використання системи «Megapolis™.Фінанси» дозволяє одержувати оперативні достовірні дані про фінансову й господарську діяльність на всіх рівнях керування компанії, а також оптимально використовувати наявні ресурси для одержання максимального прибутку.

2. Система «Megapolis™.Фінанси» є гнучкою системою планування, обліку, аналізу й контролю фінансової діяльності компанії, що базується на використанні сучасних технологій. В той же час система наочна, зручна й проста в експлуатації.

3. Закладені в систему «Megapolis™.Фінанси» інноваційний підхід і передові технології не тільки дозволяють повернути інвестиції, витрачені на автоматизацію компанії, але й гарантують можливість системи задовольняти постійно зростаючим потребам протягом декількох років.

4. Гнучкість системи «Megapolis™.Фінанси» дозволяє швидко й легко налаштувати її на особливості господарської й фінансової діяльності підприємства. Слід зазначити, що існує інтегроване рішення «Megapolis™.Фінанси» й «Megapolis™.Управління персоналом», яке дозволяє автоматично одержувати інформацію про розрахунок і виплату заробітної плати, вести історію нарахувань і утримань по співробітниках підприємства, а також використовувати цю інформацію для одержання необхідної звітності. За необхідності можливе також розширення системи за рахунок розробки додаткових модулів для вирішення спеціалізованих завдань.

5. Побудова звітів у системі відбувається в максимально гнучкому й зручному для користувача вигляді: генерація звітних форм здійснюється в MS Excel або Word. Користувач має можливість самостійно створювати й зберігати в системі шаблони звітів для подальшого їх використання.

6. Технологічні особливості побудови системи «Megapolis™.Фінанси» дозволяють легко оновлювати версії програмного забезпечення - зміни здійснюються централізовано, й автоматично стають доступними всім користувачам.

Глава 8.13. Автоматизація операцій бухгалтерського обліку в системі «Grossbee ХХІ»

План

1. Автоматизація обліку основних засобів, нематеріальних активів, виробничих запасів, малоцінних і швидкозношуваних предметів, праці та заробітної плати, витрат на виробництво, готової продукції та її реалізації, фінансово-розрахункових операцій, фінансових результатів і власного капіталу

2. Автоматизація зведеного обліку та складання звітності

Система оперативного управління підприємством «Grossbee ХХІ» призначена для автоматизації процесів обліку й управління на сучасних торгово-промислових підприємствах.

Завдяки своїй гнучкій модульній архітектурі, система може бути використана і як типове рішення для невеликих фірм, і як основа для створення великих корпоративних інформаційних систем або спеціалізованих галузевих рішень

Система охоплює всі основні аспекти господарської діяльності підприємств: постачання, виробництво, збут, оптову й роздрібну торгівлю (у тому числі й консигнаційним товаром), взаєморозрахунки з постачальниками й покупцями й багато чого іншого.

Основне завдання, яке вирішує система - детальний облік усіх фактів господарської діяльності підприємства й підготовка оперативної інформації для прийняття управлінських рішень. Ця інформація надається користувачеві у всіляких аналітичних зрізах, на будь-який момент часу й за будь-який період з точністю до одного дня. Важливими функціями системи є також планування й елементи економічного аналізу.

Система підвищить ефективність роботи всіх співробітників підприємства: керівників будь-якого рівня, менеджерів по постачанню й реалізації, технологів виробничих ділянок, працівників бухгалтерії, складів, торговельних залів і інших підрозділів фірми.

В основу системи «Grossbee XXI» покладені такі базові принципи, що визначають технологію її функціонування:

1. Зберігання деталізованих облікових даних. Для побудови найбільш адекватної моделі бізнес-процесів, що мають місце на підприємстві, система зберігає якомога більш детальну облікову інформацію. Наприклад, коли система враховує рух товару, то відбувається фіксація елементарних переміщень фрагментів кожної товарної партії (при цьому один видатковий документ може бути прив’язаний до декількох поставок товару). Якщо ж відслідковується взаємне погашення зустрічних документів, то система стежить за кожною частиною сум, що закриваються, автоматично або на основі ручних призначень пов’язуючи відповідні документи, і т.п. Такий підхід дозволяє одержувати надалі будь-які підсумкові дані, і аналізувати їх у будь-якому розрізі з довільним ступенем деталізації. Наприклад, система дозволяє коректно розрахувати отриману націнку, відновити повну історію руху товару певного постачальника й т.п. При побудові звітів деталізовані дані потрібним образом агригуються й видаються користувачеві, однак вихідна інформація залишається в незмінному, максимально повному виді.

2. Багаторівнева схема обробки інформації. Деталізована інформація буває затребувана не завжди. Наприклад, менеджера відділу збуту під час роботи із клієнтом зазвичай цікавлять поточні залишки товарів і заборгованості контрагентів, а не прив’язка видаткових документів до товарних партій. Для вирішення цієї проблеми в системі передбачено кілька рівнів «відкладених» розрахунків, які виконуються в міру необхідності й не сповільнюють оперативну роботу персоналу підприємства. Так, прив’язка витрат до товарних партій може бути виконана як під час введення документа, так і за командою користувача перед побудовою відповідних звітів. Окремим випадком багаторівневої схеми обробки інформації є поділ бухгалтерського й оперативного обліку, який дозволяє одержувати певну підсумкову інформацію безпосередньо на основі первинних документів, без виконання бухгалтерських проводок. Такий підхід уможливлює більш динамічне відображення поточної ситуації на підприємстві й знижує вимоги до користувачів системи (зокрема, від них не вимагається знання бухгалтерського обліку). Проводки можуть бути виконані працівниками бухгалтерії у відкладеному режимі на основі документів, сформованих іншими підрозділами підприємства.

3. Інтерактивні налаштовувані звіти. Система надає широкий набір оперативних і аналітичних звітів, які дозволяють одержати підсумкову інформацію на будь-який момент часу й за будь-який період з точністю до одного дня. Більшість звітів системи є налаштовуваними, тобто користувач може самостійно змінювати алгоритми їх формування. Для цієї мети використовуються спеціальні «майстри» звітів, які дозволяють виконувати цю роботу користувачам, що не мають спеціальних знань в області обчислювальної техніки. Крім того, багато звітів дозволяють динамічно змінювати представлення даних, розглядаючи їх у різних розрізах, і, таким чином, являють собою зручний інструмент аналізу накопиченої інформації. Всі звіти системи є інтерактивними, тобто при роботі зі звітом інформації користувач може негайно одержати різну суміжну інформацію, пов’язану з даним рядком звіту. Зокрема, користувач може отримати інформацію з рівня первинних даних, і визначити, на підставі яких документів був сформований рядок звіту, який його зацікавив.

4. Доступність історичних даних для аналізу і зміни. У системі не існує так званих «закритих» або «архівних» періодів, дані яких не були б доступні користувачеві. Система дозволяє одержувати наскрізні звіти за будь-який період, починаючи з першого дня її експлуатації, а за необхідності й коригувати дані минулих періодів. Проте, зміни історичних даних можуть бути заблоковані, але винятково з метою їх захисту від ненавмисного викривлення (за потреби блокування може бути зняте). При цьому в системі передбачені спеціальні рішення, що дозволяють зберігати високу продуктивність при нагромадженні більших обсягів даних.

5. Гнучкість і простота налаштування системи. У систему закладені рішення, які дозволяють адаптувати її до вимог практично будь-якого підприємства. Система містить безліч опцій налаштування, типових методик розрахунків, до механізмів налаштування системи належать алгоритми автоматичної прив’язки видаткових документів до товарних партій, гнучка схема опису технологічних операцій у виробництві, шаблони проводок, що налаштовуються, типові методики нарахування амортизації й т.п. Багато настроювань можуть бути виконані силами користувачів системи й не вимагають спеціальних знань, пов’язаних з обчислювальною технікою.

Всі функції системи реалізовані у вигляді набору взаємозалежних модулів, які активно взаємодіють між собою й становлять разом єдиний, цілісний додаток. Модулі можна заміняти, що дозволяє розробляти індивідуальні рішення для конкретних підприємств.

Модулі об’єднані в підсистеми, кожна з яких використовується для вирішення певних завдань. Наприклад, підсистема матеріального обліку займається переміщенням товарно-матеріальних цінностей, підсистема обліку готівки й безготівкових коштів - банківськими й касовими операціями й т.п.

До складу «Grossbee XXI» входять такі основні підсистеми:

1. «Подсистема материального учета».

2. «Подсистема учета договоров».

3. «Подсистема планирования материальных ресурсов».

4. «Подсистема учета производства».

5. «Подсистема планирования производства».

6. «Подсистема учета денежных средств».

7. «Подсистема планирования денежных средств».

8. «Подсистема учета задолженностей и расчетов с контрагентами».

9. «Подсистема учета основных средств».

10. «Подсистема бухгалтерського учета».

11. «Подсистема учета кадров и расчета зарплаты».

12. «Подсистема экономического анализа».

13. «Подсистема экономического мониторинга предприятия».

14. «Административные функции».

Усі підсистеми використовують загальну базу даних і обмінюються інформацією одна з одною, що дозволяє створити на підприємстві єдине інформаційне середовище, загальне для всіх його підрозділів. Взагалі, розподіл на модулі досить умовний. Наприклад, підсистема планування матеріальних ресурсів використовує як дані про залишки товарів на складах підприємства, так і інформацію з підсистем обліку й планування виробництва, підсистема обліку основних засобів одержує дані про спрацювання обладнання з підсистеми обліку виробництва й т.п.

Слід зазначити, що система продовжує активно розвиватися, у ній постійно з’являються нові модулі й підсистеми, які легко підключаються до інших у рамках загальної архітектури системи.

«Подсистема материального учёта» призначена для відображення операцій з товарними й матеріальними цінностями й одержання відповідної підсумкової інформації. Підсистема дозволяє автоматизувати такі аспекти господарської діяльності підприємства: облік руху товарів і матеріалів; облік в оптовій і роздрібній торгівлі; облік в комісійній торгівлі.

Підсистема тісно пов’язана з іншими підсистемами:

1. Операції переміщення товарно-матеріальних цінностей викликають виникнення заборгованостей у підсистемі обліку взаєморозрахунківз контрагентами (наприклад, при відображенні відвантаження товару) і зміні залишків у підсистемі обліку коштів (наприклад, при роздрібному продажі).

2. Товари з підсистеми матеріального обліку можуть бути передані на баланс у підсистему обліку основних засобів, а основні засоби, в свою чергу, можуть бути прийняті в підсистему для подальшої реалізації.

3. На підставі первинних документів підсистеми матеріального обліку може бути автоматизовано виконання проводок в підсистемі бухгалтерського обліку.

4. Інформація про поточні залишки товарів і матеріалів використовується підсистемою планування матеріальних ресурсів для визначення наявних у підприємства ресурсів.

5. Інформація про залишки й рух товарів використовується підсистемою економічного аналізу для розрахунків статистичних показників.

Облік товарів і матеріалів у підсистемі ведеться методом товарних партій. Це означає, що програма, фіксуючи переміщення товарів, відслідковує зв’язок відповідних документів з конкретною товарною партією, тобто є певною поставкою товару від певного постачальника, а також з тим первинним документом, який відобразив їх надходження. Така схема дозволяє побудувати найбільш повну модель руху товарів і накопичувати в процесі роботи інформацію, достатню для одержання будь-яких підсумкових даних.

Розподіл товару по партіях і прив’язка документів до конкретних партій може виконуватися як автоматично (за одним з обраних алгоритмів), так і вручну. При перегляді оперативної інформації й звітів користувач завжди може одержати детальну інформацію про те, до яких товарних партій належить зазначений товар.

Надання інформації в реальному масштабі часу й можливість її деталізації в будь-яких аспектах дозволяє оперативно аналізувати структуру залишків і рух товарів, а наявність спеціальних функцій, таких як нормування залишків, дозволяє успішно вирішувати завдання управління складськими запасами.

Основні функції підсистеми матеріального обліку, пов’язані з обліком руху товарно-матеріальних цінностей:

1. Реєстрація первинних документів руху товарно-матеріальних цінностей (прибуткова й видаткова накладна, накладна передачі між підрозділами, повернення постачальнику й т.п.).

2. Одержання оперативної інформації й звітів про кількісні і сумові залишки товарів по підприємству в цілому, з розкладанням по підрозділах і товарним партіям.

3. Одержання оперативної інформації й звітів про рух товарів, з розкладанням по підрозділах і товарним партіям.

Основні особливості підсистеми, пов’язані з обліком руху товарно-матеріальних цінностей:

1. Багатокритеріальний класифікатор товарів, апарат шкал одиниць виміру товарів, перерахування кількості товарів у різних одиницях виміру.

2. Налаштовуваний апарат автоматичної прив’язки документів до товарних партій, можливість ручного призначення прив’язки.

3. Гнучка схема визначення сумових залишків товарів, що дозволяє сформувати облікову ціну з набору заданих складових (спосіб формування ціни задається користувачем).

4. Різні методи розрахунків сумових залишків товарів залежно від типу підрозділу (наприклад, розрахунки поточних сумових залишків у торговельному залі за цінами із прайс-листа).

5. Можливість одержання деталізованих даних про розкладання товарів по партіях, підрозділах і т.п. безпосередньо зі звітів і форм перегляду оперативної інформації.

6. Реєстрація товарних документів у різних валютах, перерахування сумових залишків товару в будь-яку валюту.

7. Можливість завдання норм залишків товарів у підрозділах підприємства й механізм підтримки заданих залишків (автоматичне формування документів передачі товарів).

«Підсистема учета договоров» призначена для відображення в системі взаємних зобов’язань підприємства й контрагентів, пов’язаних із платежами й поставками товарів, і контролю їх виконання.

Основними документами, що відображають зобов’язання підприємства й контрагента в рамках договору, є специфікації поставок і графіки платежів. Специфікації поставок визначають номенклатуру, обсяги й строки поставок товарів. Графіки платежів - строки й суми оплати. Взаємні зобов’язання можуть виникати не лише в результаті укладання договору, але й при виписці рахунку - ці факти також відображаються в підсистемі обліку договорів.

Крім того, підсистема обліку договорів підтримує роботу із супутніми документами, зокрема, з текстами договорів. Підсистема забезпечує систематизацію супутніх документів, а також їх автоматичне формування на основі шаблонів.

Основні функції підсистеми обліку договорів:

1. Обробка первинних документів (рахунків, договорів), що відображають виникнення взаємних зобов’язань підприємства й контрагентів.

2. Обробка первинних документів, що відображають виконання зобов’язань - поставку товарів, перерахування коштів і т.п.

3. Контроль виконання взаємних зобов’язань.

4. Автоматизація роботи із супутніми документами.

Основні особливості підсистеми обліку договорів:

1. Можливість часткового й поетапного виконання зобов’язань.

2. Динамічне відображення ступеня виконання контракту безпосередньо під час роботи з реєстрами відповідних документів.

3. Автоматичне формування тексту договору й інших супутніх документів на основі шаблонів, створених в Microsoft Word.

Підсистема обліку договорів тісно пов’язана з іншими підсистемами:

1. Документи інших підсистем використовуються даною підсистемою для визначення фактів виконання зобов’язань.

2. Інформація про укладені контракти використовується підсистемою планування матеріальних ресурсів для визначення товарних ресурсів і потреб підприємства.

Підсистема планування матеріальних ресурсів призначена для узгодження матеріальних потреб і ресурсів підприємства.

Матеріальні потреби можуть виникати різними шляхами. Підсистема підтримує такі види потреб:

1. Товарні потреби, сформовані на основі зобов’язань підприємства перед контрагентами по рахунках і довготерміновим контрактам, які відображають заплановані операції по відвантаженню товарів.

2. Товарні потреби, сформовані на основі виробничих планів, що й відображають необхідність наявності певних партій сировини для виконання запланованих операцій по випуску продукції.

3. Інші види потреб, обумовлені користувачем системи, наприклад, потреби в товарах для власних потреб, потреби в запасних частинах і матеріалах для ремонтно-профілактичних робіт і т.п.

Матеріальні ресурси являють собою джерела товарів, які можуть бути використані для задоволення виниклих потреб. Підсистема підтримує такі види товарних ресурсів:

1. Поточні залишки товарів у підрозділах підприємства.

2. Поточні залишки сировини, комплектуючих, готових виробів у виробництві, у тому числі незавершене виробництво.

3. Товарні ресурси, сформовані на основі зобов’язань контрагентів по рахунках і довготерміновим контрактам які відображають заплановані закупівлі товарів.

4. Товарні ресурси, сформовані на основі виробничого плану, тобто товари, виробництво яких заплановано на майбутні періоди.

5. Інші товарні ресурси, обумовлені користувачем системи.

На основі інформації про матеріальні ресурси й потреби підсистема визначає можливість виконання зобов’язань підприємства, а також виконує резервування товарів. Дані підсистеми можуть використовуватися для планування закупівель і виробництва продукції.

Основні функції підсистеми планування матеріальних ресурсів:

1. Облік і узгодження матеріальних потреб і ресурсів.

2. Визначення дефіциту товарів, тобто матеріальних потреб, які не забезпечені ресурсами підприємства.

3. Оперативне резервування товарів з урахуванням поточного залишку товарів і обсягу раніше укладених угод.

4. Довгострокове резервування товарів на основі прогнозованого часу виникнення потреб і активізації товарних ресурсів.

5. Контроль виконання поставок і відвантаження товарів.

Основні особливості підсистеми планування матеріальних ресурсів:

1. Облік не тільки наявних товарних запасів, але й потенційних джерел надходження товарів, у тому числі запланованих поставок, і виробничих планів.

2. Облік часу виникнення ресурсу й періоду його активізації, який відображає терміни виконання умов договору конкретним постачальником.

3. Облік пріоритету товарних потреб, першочергове резервування товарів під найбільш важливі контракти.

4. Оцінка ймовірності виконання підприємством своїх зобов’язань на основі даних про надійність джерел товарних ресурсів.

5. Підтримка як автоматичного, так і ручного керування резервами товарів, ручне й автоматичне блокування ресурсів і потреб.

Підсистема планування матеріальних ресурсів тісно пов’язана з іншими підсистемами:

1. Інформація про товарні залишки в підсистемі матеріального обліку й про залишки у виробництві з підсистеми обліку виробництва використовується для визначення ресурсів підприємства.

2. Інформація про виробничі плани з підсистеми планування виробництва використовується для визначення потенційних джерел ресурсів.

«Подсистема учёта производства» призначена для відображення операцій, пов’язаних з виробничою діяльністю підприємства й одержання на їх основі відповідної оперативної інформації й звітів.

У підсистемі реалізований поопераційний облік виробництва. Це означає, що виробничий цикл представляється у вигляді послідовності технологічних операцій, зміст яких пов’язаних зі специфікою конкретного технологічного процесу.

Кожна операція описується як набір вхідних і вихідних параметрів, і алгоритм їх перетворення. На «вхід» операції подаються різного роду витрати - сировина, матеріали, комплектуючі, зарплата, амортизація обладнання й т.п. На «виходах» - готові вироби, напівфабрикати, відходи. Конкретний набір параметрів задається користувачем при налаштуванні типів операцій.

Гнучкий апарат опису технологічних операцій дозволяє легко адаптувати систему до особливостей конкретного підприємства. Кожний тип операції задається набором елементарних перетворень (т.зв. мікрооперацій), комбінуючи які користувач може самостійно описати практично будь-який алгоритм розрахунків. У систему входить великий набір типових мікрооперацій, можлива й реалізація спеціалізованих алгоритмів у вигляді додаткових модулів.

У ході роботи дані про виконання технологічних операцій (тип, кількість, виконавець) заносяться в спеціальну відомість. Після цього система обліку виробництва, використовуючи опис операції, автоматично визначає кількість витрачених матеріалів і вихід продукції, розраховує прямі й накладні витрати, формує відомість нарахування зарплати й т.п.

Основні функції підсистеми обліку виробництва:

1. Реєстрація даних, що надходять із виробничих ділянок (передача сировини й комплектуючих зі складу в цех, виконання технологічних операцій, передача напівфабрикатів і готової продукції між окремими цехами, передача продукції на склад і т.п.).

2. Формування оперативної інформації й звітів про залишки й рух сировини, напівфабрикатів і готової продукції.

3. Розрахунки фактичної собівартості продукції з врахуванням браку, відходів, повторно використовуваної сировини, зносу інструменту, аналіз структури виробничих витрат у різних розрізах.

4. Облік завантаження обладнання, визначення структури витрат робочого часу, розрахунки ефективності використання обладнання.

5. Розрахунки зарплати, пов’язаної з виконанням технологічних операцій.

Основні особливості підсистеми обліку виробництва:

1. Гнучкий апарат опису технологічних операцій, можливість використання типових і спеціалізованих алгоритмів розрахунків.

2. Велика кількість типових мікрооперацій, заснованих на штатних алгоритмах розрахунків. До складу підтримуваних методик розрахунків належать пропорційні розрахунки (на основі заданої норми на одиницю продукції), параметричні розрахунки (на основі коефіцієнта, що задається при реєстрації операції), розрахунки з функціональним параметром (на основі коефіцієнта і функції, яка задається таблично) і т.п.

3. Облік всіх можливих видів витрат при розрахунках фактичної собівартості, потужний модуль аналізу структури виробничих витрат.

4. Наочне графічне представлення схеми технологічного процесу й інших вихідних даних.

Підсистема обліку виробництва пов’язана з іншими підсистемами:

1. З підсистеми матеріального обліку в підсистему обліку виробництва надходять сировина й комплектуючі, назад передається готова продукція.

2. За результатами розрахунків фактичної собівартості автоматизовано виконуються проводки в підсистемі бухгалтерського обліку.

3. Інформація про виконання технологічних операцій використовується підсистемою планування виробництва для порівняння планових і фактичних показників.

4. Інформація про залишки у виробництві використовується підсистемою планування матеріальних ресурсів для визначення ресурсів підприємства.

5. Інформація про виконані технологічні операції передається в підсистему обліку основних засобів для розрахунків сум амортизаційних відрахувань виробничим методом.

Підсистема планування виробництва призначена для формування й контролю виконання виробничих планів.

Виробничі плани вводяться користувачем на основі експертних оцінок або формуються автоматично. Закладені в підсистему рішення дозволяють використовувати її як для підприємств, які явно визначають планові завдань на майбутні періоди, так і для підприємств, які формують свій план виробництва на основі реально зроблених заявок, тобто працюють по конкретних замовленнях. В останньому випадку планові завдання автоматично формуються за заявками на відповідний період.

У системі передбачена можливість роботи з альтернативними варіантами плану, що дозволяє зрівняти їх між собою й обрати оптимальний план, а також оцінити можливі наслідки зміни плану. Обраний план ухвалюється й стає робочим планом підприємства, виконання якого контролюється системою.

Основні функції підсистеми планування виробництва:

1. Облік заявок на виробництво.

2. Формування основного й оперативного виробничого плану.

3. Оцінка витрат і передбачуваного прибутку, порівняння варіантів планів, вибір оптимального варіанта виробничого плану.

4. Розрахунки планової собівартості продукції.

5. Формування звіту про потребу в матеріалах і комплектуючих для виконання виробничого плану.

6. Порівняння планових і фактичних показників.

Основні особливості підсистеми планування виробництва:

1. Підтримка виробництва «під замовлення», при якому виробничий процес ініціюється заявками, які надходять.

2. Робота з безліччю альтернативних варіантів планів, оцінка виконуваності й наслідків зміни плану.

3. Робота з безліччю варіантів розрахунків планової собівартості продукції, що відрізняються вихідними даними, використання декількох способів розрахунків накладних витрат.

Підсистема планування виробництва тісно пов’язана з іншими підсистемами:

1. Для визначення дефіциту сировини, матеріалів і комплектуючих підсистема планування виробництва використовує інформацію про поточні залишки товарів і матеріалів з підсистеми матеріального обліку.

2. Для контролю виконання виробничих планів підсистема планування виробництва використовує інформацію з підсистеми обліку виробництва.

3. Інформація про виробничі плани використовується підсистемою планування матеріальних ресурсів для визначення потенційних джерел надходження товарів.

«Подсистема учёта денежных средств» призначена для відображення операцій, пов’язаних з переміщенням готівки й безготівкових коштів, і одержанні на основі цих даних оперативної інформації й звітів про залишки й рух грошових коштів.

Облік наявних коштів підприємства ведеться в розрізі кас, облік безготівкових коштів - в розрізі банківських рахунків. Підприємство може мати довільну кількість кас, підтримується довільна кількість банківських рахунків різних типів в одному або декількох банках.

Підсистема обліку коштів підтримує роботу з такими типами банківських рахунків:

1. Розрахунковий рахунок - використовується для звичайних платіжних операцій.

2. Валютний рахунок - використовується як проміжний при надходженні валютних платежів, дозволяє відслідковувати блоковані валютні кошти.

3. Картковий рахунок - дозволяє відслідковувати залишки на кредитних картках.

4. Кредитний рахунок - використовується для відстеження заборгованостей по кредитах, з можливістю одержання інформації про нараховані відсотки.

5. Депозитний рахунок - використовується для відстеження депозитних внесків, з можливістю одержання інформації про нараховані відсотки.

6. Біржовий рахунок - використовується для відстеження заборгованостей біржі в процесі конвертації валютних коштів.

7. Рахунок-акредитив - використовується для відображення заборгованості банку по акредитиву.

Основні функції підсистеми обліку коштів:

1. Реєстрація операцій з безготівковими коштами (видаткове платіжне доручення, прибутковий платіж від контрагента, передача коштів між банківськими рахунками).

2. Реєстрація операцій з наявними коштами (прибутковий і видатковий касовий ордер, передача засобів між касами підприємства).

3. Реєстрація операцій передачі засобів між касою й банком (здача виторгу в банк, одержання готівки з банку).

4. Реєстрація спеціальних операцій з валютними, біржовими й іншими рахунками (блокування й розблокування сум, заявки на конвертацію й т.п.).

5. Одержання оперативної інформації й звітів про залишки й рух готівки й безготівкових коштів, одержання інформації про вільні й заблоковані кошти, нараховані відсотки по кредитах і депозитам і т.п.

Основні особливості підсистеми обліку коштів:

1. Робота з великою кількістю банків і кас.

2. Наочне представлення інформації про залишки коштів у вигляді ієрархічного списку.

3. Облік валютних засобів, перерахування валютних залишків у будь-яку валюту, відому системі.

4. Відстеження специфічних операцій, таких як процес конвертації валютних засобів на біржі.

5. Підтримка взаємодії із системами «Клієнт-Банк», можливість гнучкого настроювання системи для взаємодії із програмним забезпеченням конкретного банку, послугами якого користується підприємство.

Підсистема обліку коштів тісно пов’язана з іншими підсистемами:

1. Підсистема відслідковує облік коштів по документах інших підсистем, наприклад, підсистеми матеріального обліку (відомість роздрібного продажу).

2. Рух грошових коштів викликає зміну заборгованостей у підсистемі обліку взаєморозрахунків з контрагентами.

3. На підставі первинних документів підсистеми можуть бути автоматизовано виконані проводки в підсистемі бухгалтерського обліку.

Підсистема планування коштів призначена для узгодження фінансових потреб і фінансових ресурсів підприємства.

Фінансові потреби відображають вимогу наявності в підприємства певних коштів на певний момент часу, необхідних для виконання запланованого платежу. Можливі різні джерела виникнення фінансових потреб:

1. Невиконані платіжні зобов’язання підприємства по договорах.

2. Оцінки вартості додаткових закупівель сировини, необхідної для виконання виробничого плану (план закупівлі).

3. Інші потреби, обумовлені користувачем системи, пов’язані з господарською діяльністю підприємства (виплата зарплати, оплати податків, оплати за електроенергію, тепло, газ і т.п.).

Метою планування коштів є узгодження прогнозованих видаткових платежів (фінансових потреб) і надходжень (фінансових ресурсів), за рахунок яких будуть виконуватися ці платежі.

Основні функції підсистеми планування коштів:

1. Облік і узгодження фінансових ресурсів і потреб.

2. Резервування фінансових ресурсів, у процесі якого за кожною фінансовою потребою закріплюється відповідний ресурс.

3. Визначення дефіциту, тобто фінансових потреб, не забезпечених фінансовими ресурсами, а також планованого вільного залишку засобів.

4. Контроль надходження засобів і виконання планових платежів.

Основні особливості підсистеми планування коштів:

1. Можливість автоматичного (у порядку надходження) і ручного резервування фінансових ресурсів.

2. Облік пріоритету потреби при резервуванні, що дозволяє в першу чергу резервувати кошти для найбільш важливих платежів.

3. Облік надійності ресурсу при резервуванні, що дозволяє виключити з розгляду ті кошти, які мають низьку ймовірність надходження.

Підсистема планування коштів пов’язана з іншими підсистемами:

1. Графіки платежів по контрактах з підсистеми обліку договорів використовуються як одне з джерел формування фінансових ресурсів і потреб.

2. Фактичні надходження коштів і платежі відображаються документами підсистеми обліку руху грошових коштів.

Підсистема обліку основних засобів призначена для ведення обліку операцій з основними фондами, інструментами, нематеріальними активами й малоцінними швидкозношуваними предметами, які належать підприємству або використовуються ним на правах оренди.

Однією з основних можливостей підсистеми є апарат паралельного ведення декількох видів обліку основних засобів. Необхідність у такому апараті викликана тим, що в обліку основних засобів найбільш яскраво проявляється несумісність бухгалтерської й податкової методик, яка виражається в наявності ряду операцій і подій, які по-різному відображаються в цих видах обліку.

Традиційно ця проблема вирішується роздільним веденням податкового й бухгалтерського обліку. Однак не можна сказати, що ці види обліку повністю не збігаються - існують операції, які відображаються в них однаково, при цьому загальна кількість таких операцій досить велика. В зв’язку з цим повний поділ інформації з основних засобів приводить до невиправданого росту кількості облікових операцій.

В основу підсистеми обліку основних засобів покладений ряд основних принципів, що дозволяють комплексно вирішити цю проблему:

1. Можливість настроювання набору видів обліку (у загальному випадку цей набір може не обмежуватися податковим і бухгалтерським обліком).

2. Єдиний довідник інвентарних об’єктів для всіх видів обліку.

3. Можливість завдання для кожного виду обліку власної ієрархії інвентарних об’єктів, що відповідає конкретній методиці.

4. Поділ характеристик об’єктів по видах обліку.

5. Прив’язка виконуваних операцій до видів обліку (при цьому інформація первинного документа вноситься один раз, після чого зазначається, в яких видах обліку вона повинна бути прийнята й оброблена).

6. Одержання оперативної інформації й звітів як по одному, так і по декільком видам обліків, із широкими можливостями по її фільтрації, групуванні й представленні.

Основні функції підсистеми обліку основних засобів:

1. Ведення довідника інвентарних об’єктів, які мають набір ідентифікаційних, кількісних, вартісних і інших характеристик.

2. Відображення операцій з основними засобами, включаючи ремонт, переоцінку, списання, комплектацію й т.п.

3. Нарахування зносу (амортизації) по всіх можливих методиках.

4. Одержання оперативної інформації й звітів про залишки й рух основних коштів.

Основні особливості підсистеми обліку основних засобів:

1. Паралельне ведення податкового й бухгалтерського обліку основних засобів, виключення дублювання інформації.

2. Детальний облік сумових показників основних засобів, настроювання набору складових облікової вартості й правил нарахування амортизації по ним силами користувача.

3. Набір стандартних координат обліку основних засобів (підрозділ зберігання або використання, матеріально відповідальна особа, бухгалтерський рахунок, ста