Ревизия и контроль кассовых операций

Организации располагают денежными средствами, необходимыми для их финансово- хозяйственной деятельности. Денежные суммы в основном должны храниться в учреждениях банка и незначительные суммы – в кассе организации.

Порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993г. №40, инструкция «О порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации» приведена в письме Банка России от 4 октября 1993г. №18.

Ревизия кассовых операций, прежде всего, предусматривает установление действительного состояния сохранности денег в центральной и операционных кассах торгового предприятия. Поэтому первоочередной контрольно-ревизионной процедурой является внезапная инвентаризация ревизором наличия денежных средств и ценных бумаг в центральной кассе предприятия. Проведение инвентаризации ценностей в кассе осуществляется в соответствии с основными положениями по инвента­ризации и другими нормативными документами.

Инвентаризация кассы производится комиссией, в состав которой включаются ревизоры, главный бухгалтер предприятия и кассир, являющийся материально ответственным лицом.

В соответствии с правилами инвентаризации ревизор должен получить от кассира последний отчет с документами за текущий день и расписку в том, что все деньги, поступившие в кассу, оприходованы, расходные кассовые документы отражены в отчете, а имеющиеся документы предъявлены ревизору полностью и других документов не имеется.

Подсчет денег сначала производит кассир, а затем ревизор. Вся денежная наличность обязательно пересчитывается покупюрно, разрываются также обандероленные пачки.

Во время ревизии в кассе могут находиться ведомости на заработную плату, выплата по которым не закончена. В этих случаях ревизор подсчитывает фактически выплаченные суммы и указывает их в акте отдельно.

В процессе инвентаризации ревизор с участием главного бухгалтера и кассира определяет сумму денежных средств, числящихся по данным бухгалтерского учета на момент реви­зии, и указывает ее в акте по форме № инв-15. Здесь же указывается результат инвентаризации — излишки или недостачи денежных средств. Если имеются расхождения между дан­ными учета и фактическим наличием ценностей, то ревизор обязан потребовать от кассира объяснительную записку о причинах расхождений.

При выявлении фактов выдачи денег без надлежащего оформления, например по отдельным распискам или по «открытым ведомостям», т. е. без подведения в них итогов и при отсутствии подписей руководителя и главного бухгалтера предприятия, ревизор записывает в акт все эти документы от­дельно, указывает, кому выданы деньги и кто дал на это разрешение. В этих случаях от кассира берут письменное пояснение, а незаконно выданные суммы относят ему в начет.

Инвентаризация денежной наличности в операционных кас­сах производится аналогично проверке ценностей в централь­ной кассе. Наличие выручки по данным учета определяется по книге кассира-операциониста, в которой записи производятся на момент инвентаризации по показателям контрольных и суммирующих денежных счетчиков кассовых аппаратов. Фактическое наличие денег в операционной кассе сопоставляется с суммой выручки по показателям счетчиков и контрольной ленты. В случаях расхождений руководство предприятия и главный бухгалтер вместе с кассиром выясняют их причины.

Наряду с инвентаризацией денежной наличности проверяется обеспеченность сохранности денег. При этом определяется наличие сигнализации и охраны кассового помещения, обеспечение сохранности денег при сдаче в учреждение банка, а также при доставке денег, получаемых из учрежде­ния банка. Проверяется наличие обязательства кассира о материальной ответственности в его личном деле в отделе кадров. Выявленные нарушения отражаются в акте ревизии кассы.

Проверка кассовых операций начинается с журнала регистрации приходных и расходных ордеров и кассовой книги, порядок ведения которых предусмотрен Порядком ведения кассовых операций (инструкция №40).

Журнал регистрации кассовых документов обеспечивает систематический контроль за своевременностью оприходования денежных средств и их целевым расходованием.

Кассовая книга, являясь ежедневным отчетом кассира, применяется для контроля наличия денег в подотчете конкретного материально ответственного лица. Она должна иметь пронумерованные страницы, должна быть прошнурована, заверена подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, скреплена сургучной печатью. На предприятии ведется только одна кассовая книга.

Далее ревизией устанавливаются, кому поручены в бухгалтерии ревизуемого предприятия приемка от кассира документов и проверка кассовых отчетов, своевременность выполнения этой работы.

Кассовые отчеты, как правило, составля­ются ежедневно и сдаются кассиром с приложенными документами в бухгалтерию. Сохранность денежных средств в кассе предприятия контролируется путем проведения не реже одного раза в месяц внезапных инвентаризаций. Их проведение приказом руководителя предприятия поручается комиссии, которая результаты проверки оформляет актом. Комиссия в акте инвентаризации указывает на выявленные недостачи и излишки денежных ценностей, причины их возникновения, а также отмечает состояние кассового помещения, его оборудование (наличие си­гнализации, сейфа, изолированность и т. п.), обеспечивающие сохранность ценностей.

В процессе ревизии кассовых операций исследуются первичные документы, которые отражаются: в журнале-ордере № 1 по учету денежных средств на счете 50 «Касса». При этом проверяются полнота и своевременность оприходо­вания выручки за реализованные товары, их отражение в бухгалтерском учете и пути информационного поиска, т. е. на каких счетах бухгалтерского учета они отражены, согласно каким первичным документам и при каких учетных регистрах находятся эти документы. Далее устанавливается законность совершенных кассовых операций, определяются должностные лица, ответственные за допущенные нарушения нормативно-правовых актов, причиненный ущерб и т. п.

При ревизии кассовых операций все документы, по которым произведены оприходование и расходование денежных средств, подвергаются арифметической проверке. Производится подсчет итогов платежных ведомостей на заработную плату, отчетов кассиров и др. Обычно эти процедуры выполняют операторы на вычислительных машинах под контролем ревизоров.

Выявленные недостатки и нарушения нормативно-правовых актов при совершении кассовых операций систематизируются в группировочном журнале ревизора и обобщаются в отдель­ном разделе акта комплексной ревизии предприятия.

Проверяется правильность отражения хозяйственных операций (корреспонденция) в кассовых документах.