Требования к бланкам документов.

Бланк документа — набор реквизитов, иденти­фицирующих автора официального письменного документа.

Правильно оформленный бланк позволяет получить пол­ную и оперативную информацию об адресанте, его правовой основе, функциях и месте в системе органов власти и управле­ния. Бланк придает информации, запечатленной в документе, официальный характер, упрощает исполнение и дальнейшее использование документа. Применение бланков обязательно при направлении документа в сторонние организации.

Установлены два стандартных формата бланков докумен­тов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Допускается также ис­пользовать формат A3 (297x420 мм) для документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы (на­пример, бухгалтерские и финансовые отчеты, планы).

В ГОСТ Р 6.30—2003 указывается, что каждый лист доку­мента, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 20 мм, нижнее — не менее 20 мм.

Бланки могут выполняться средствами полиграфии или на персональном компьютере. Бланки документов с воспроизве­дением Государственного герба РФ и субъектов РФ являются полиграфической продукцией строгой отчетности и должны выполняться исключительно типографским способом. Не до­пускается использование ксерокопий таких бланков при соз­дании документов.

Бланки организаций подлежат строгому учету, особенно бланки с воспроизведением Государственного герба РФ и гер­бов субъектов РФ.

Для организации, ее структурного подразделения, должно­стного лица установлены следующие виды бланков докумен­тов: общий бланк (для изготовления любого вида документа, кроме письма); бланк письма; бланк конкретного вида доку­мента (кроме письма).

Каждый бланк имеет строго определенный перечень рек­визитов и схему их расположения на бланке. Расположение реквизитов бланка может быть угловым и продольным.

Организация сама выбирает расположение реквизитов блан­ка из соображений удобства. Угловое расположение реквизи­тов считается более рациональным при изготовлении бланка для писем. Бланки с продольным расположением реквизитов применяют в случаях, когда наименование организации содер­жит большое число печатных знаков или реквизиты бланка да­ются на двух языках.

Каждая организация в обязательном порядке должна иметь общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма) и отдельный бланк для писем. Оформление организа­ционно-распорядительных документов на бланке для писем не допускается и считается нарушением ГОСТа.

Для изготовления общего бланка используются следующие реквизиты:

- Государственный герб РФ или герб субъекта РФ;

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации по ОКРО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций);

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- место составления или издания документа.

Кроме этих реквизитов в виде уголков или других обозначе­ний наносятся ограничительные отметки для расположения реквизитов:

- код организации по ОКУД;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле.

Бланки конкретных видов документов целесообразно при­менять при издании в организации большого числа докумен­тов данных видов (например, справок, протоколов, приказов). При разработке этих бланков общий бланк типографским спо­собом дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: «РАСПОРЯЖЕНИЕ», «ПРИКАЗ» и т.п.

Бланк письма может включать следующие реквизиты:

- Государственный герб РФ или герб субъекта РФ;

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации по ОКПО;

- код формы документа по ОКУД;

- наименование организации;

- ОГРН;

- ИНН/КПП;

- справочные данные об организации.

Кроме этих реквизитов в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:

- дата документа;

- регистрационный номер документа; о ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- адресат;

- заголовок к тексту; о отметка о контроле.

В деловой практике все чаще используются бланки руково­дителей предприятий, организаций, ведомств — должностные бланки. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность, например: «Генеральный директор ЗАО "РЕАЛ"».

Бланк структурного подразделения может быть использо­ван, если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения; на таком бланке после наименования организации указывается наименование струк­турного подразделения.