Алтайский государственный университет

(АлтГУ)

На документах акционерных обществ указывается организа­ционно-правовая форма, например:

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

НАУЧНО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ

«Стимул»

09 - справочные данные об организации— содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма.

Справочные данные об организации в бланке письма вклю­чают: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; номера телефаксов, счетов в банке; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению органи­зации.

Адрес организации пишется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221. При этом должен соблюдаться следующий порядок адреса:

- наименование адресата;

- название улицы, номера дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, села и т.п.);

- название области, края, области, республики;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Данный рекви­зит проставляется только на бланках писем, например:

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

(ВНИИДЛД)

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393 Тел./факс (095) 718-78-74

Н -mail: mail@vnidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795

ИНН/КПП 7708033140/771001001

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах.

10 - наименование вида документа – оформляется в соответствии с ОКУД (класс 0200000). Реквизит указывается на всех служебных документах, кроме писем и печатается прописными буквами: акт, справка, записка, сводка, отзыв, протокол, извещение и др.

11— дата документа — датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, из­данные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последо­вательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц обо­значают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой: год — четырьмя арабскими цифрами, например: 09.03.2009.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 09 февраля 2009 г./ года, а также в последовательности: год, месяц, день месяца, например 2009.02.09.

Дата на документе проставляется ниже реквизита «справоч­ные данные об организации» (на бланке письма) или под рекви­зитом «наименование вида документа» (на бланках конкретного вида документа).

На бланке отмечено место для даты, как правило, в виде ли­нии. Дата всегда проставляется на этом месте вне зависимости от вида документа.

12 - регистрационный номер документа свидетельствует о том, что документ включен в информационный массив и находится под контролем и ответственностью организации.

Регистрационный номер состоит из порядкового номера (с начала календарного года), который можно по усмотрению организации проставлять индексом по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Например: регистрационный номер отправляемого письма 04-08/127 можно расшифровать так:

04 — индекс структурного подразделения;

08 — порядковый номер дела по номенклатуре дел конкрет­ного структурного подразделения;

127 — порядковый номер письма.

Регистрационный номер документа двух и более организа­ций состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 — ссылка на индекс и дату документа— включает в себя регистрационный номер и дату письма, на которое должен быть дан ответ.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату доку­мента» оформляется только в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа, т.е. в письмо-ответ с письма-запроса, например: на № 14 от 03.04.2008. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражений типа «На Ваше письмо от ... № ... сообщаем ...» и т. п.

Располагается ниже реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер», например:

14— место составления или издания документа— указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» на бланках конкретного вида до­кументов (кроме письма). Место составления или издания доку­мента указывают с учетом принятого административно-террито­риального деления, оно включает и себя только общепринятые сокращения. Например:

В письме место издания помещается в реквизите «Справоч­ные данные организации».

Место издания не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: «Московский прибор­ный завод».

Для юридического лица местом издания документа может быть место нахождения, которое определяется местом го­сударственной регистрации (юридический адрес).

В документе, автором которого является филиал организа­ции, указывается место нахождения последнего.

15— адресат— в качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например (здесь и далее в примерах наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указывают перед фамилией, например:

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности и адресата, например:

При адресовании документа в несколько однородных орга­низаций их следует указывать обобщенно, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа и на каждом документе указывается только один адрес.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

При адресовании письма и организацию указывают ее на­именование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, почтовый адрес, затем почто­вый адрес, например:

Реквизит «Адресат» располагают в правом верхнем углу бланка ниже реквизита «Отметка о контроле».

16— гриф утверждения документа.Документ утверждается руководителем организации или иными должностными лицами, поименованными в специально изданном документе. При утвер­ждении документа должностным лицом гриф доку­мента должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными бу­квами без кавычек), наименования должности лица, утверждаю­щего документ, личной подписи, инициалов и фамилии, даты утверждения, например:

При утверждении документа несколькими должностными ли­цами грифы утверждения располагают на одном уровне. Утвер­ждаемый документ должен быть подписан до его утверждения.

17 - резолюция - пишется соответствующим должностным лицом и включает следующие элементы: фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, под­пись и дату, например:

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполне­нию, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте на первом листе документа. Допускается оформление резолюции на от­дельном листе с указанием регистрационного номера и даты до­кумента, к которому резолюция относится. Резолюция прикреп­ляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

18 - заголовок к тексту— включает в себя краткое содержа­ние документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем? (о ком?),например:

Приказ о создании аттестационной комиссии чего? (кого?),например:

Должностная инструкция старшего инженера

Заголовок должен содержать две основные части: тему (пред­мет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: «О подготовке проекта соглашения».

Заголовок составляет исполнитель документа.

Заголовок документа записывается при его регистрации в со­ответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, компьютерную базу данных организации.

19- отметка о контроле— обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах. Дан­ный реквизит располагают в правом углу верхнего поля доку­мента.

Реквизит означает, что процесс исполнения документа поставлен на контроль с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения.

Существуют два срока исполнения документов:

- типовой – установленный нормативно-правовым актом (срочно – 3 дня, оперативно - 10 дней, если срок не указан – 1 месяц);

- индивидуальный – установленный распорядительным документом или указанный в резолюции.

20 - текст документа — составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Структура текста— совокупность текстовых компо­нентов, расположенных в определенной последователь­ности.

Обычно в тексте документа выделяются две смысло­вые части: в первой излагаются причины, основания или цели составления документа, во второй — выводы, предло­жения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы— простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характе­ризующиеся единством и относительной законченностью содержания. С абзаца начинается каждая новая мысль. ГОСТ рекомендует печатать абзац с красной строки.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой части включает номера соответствующих составных час­тей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точ­ками, но в конце номера точка не ставится. Например, 1.2.1; 1.2.2; 2.9.1 и т.д.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена законодательными или норматив­ными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит.

Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Трафарет— заранее отпечатанный текст с унифици­рованной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характе­ризует конкретную ситуацию, отражаемую данным доку­ментом.

В особую группу можно выделить унифицированные формы документов, которые разрабатываются для наибо­лее массовых видов документов. В них установлено, какая информация должна быть зафиксирована и в какой после­довательности.

Таблица— это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет предста­вить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. В таблице постоянная информация размещается в заголовках граф и заголовках строк, а перемен­ная — на пересечении соответствующих граф и строк. Все таблицы в тексте, за исключением таблиц приложений, нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами.

Таблица может иметь заголовок, который пишется над таблицей посередине с прописной буквы. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц перечис­лены в разделе ГОСТ P1.5—92. ГОСТ называет обязатель­ные элементы таблицы и порядок их графического распо­ложения.

В тексте можно использовать установленные сокращения ( с. – село, м – метр, ул. –улица и т.д.).

21 — отметка о наличии приложения— если письмо имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в сле­дующей форме:

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указы­вают. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Само приложение должно быть оформлено как самостоя­тельный документ в зависимости от вида документа.

Реквизит располагается после текста от границы левого поля.

22— подпись— в состав этого реквизита входят наименова­ние должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:

не на бланке —

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напе­чатана на проекте документа, он может быть подписан испол­няющим обязанности руководителя, на которого в установлен­ном порядке возложено руководство соответствующей отрасле­вой службой. При этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия, например:

При подписании документа несколькими должностными ли­цами их подписи располагают одну под другой в последователь­ности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами разных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Подпись располагается после текста документа (на последней странице) или после отметки о наличии приложения. В необходимых случаях, во избежание подделок в документах (например, в договорах), допускается подписание документов постранично и после текста.

23— гриф согласования документа— состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование орга­низации), личной подписи, се расшифровки и даты, например:

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ следующим образом:

Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись» ли на отдельном листе согласования (в этом случае в документе осле подписи делается отметка: Лист согласования прилагается).

Лист согласования может оформляться следующим образом:

Заполненный лист согласования прилагается к проекту доку­мента.

24— визы согласования документа— внутреннее согласова­ние документа оформляют визой согласования документа (да­лее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

При наличии замечаний к документу визу оформляют сле­дующим образом:

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последне­го листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из органи­зации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны ко­пии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визи­рование документа и его приложения.

25— оттиск печати— оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наиме­нованием.

Кроме того, в организации могут использовать печати струк­турных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т. п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовы­ми актами.

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. В перечне устанавли­вается, кто персонально и в каких случаях имеет право завере­ния подлинности документа.

Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Реко­мендуется оттиск печати ставить так, чтобы четко были видны и читаемы все составные части реквизита «подпись» и вся инфор­мация на оттиске печати.

Возможно оттиск печати размещать, не задевая подписи, на свободном месте.

26— отметка о заверении копии— размещают ниже реквизита «Подпись», включает в себя: заверительную надпись «Вер­но», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения, например:

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т. д.), раз­множенные экземпляры рассылаемых документов следует заве­рять печатью организации или печатью структурного подразде­ления, например: печатью с наименованием службы ДОУ орга­низации (канцелярии, общего отдела и т. п.).

27— отметка об исполнителе— включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Распола­гается на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборот­ной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

28— отметка об исполнении документа и направлении его в делопроставляется на документах, которые исполнены и подлежат последующему хранению и исполнению в справочных целях.

Отметка об исполнении документа и направлении его в деловключает следующие данные:

• краткие сведения об исполнении или, при наличии соот­ветствующего документа, ссылку на его дату и номер;

• слова «В дело»;

• номер дела, в котором будет храниться документ.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направле­нии его в дело» проставляется ниже отметки об исполнителе, например:

29 — отметка о поступлении документа в организацию— со­держит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты), проставляется в нижнем правом углу первого листа документ, например:

30— идентификатор электронной копии документа— пред­ставляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наиме­нование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, например: