Реквизиты документов и правила их оформления.

Документы состоят из отдельных элементов, которые приня­то называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необ­ходимое). Совокупность реквизитов документов отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначе­нию, он должен быть составлен в соответствии с формой, при­нятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридиче­ская) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обяза­тельные реквизиты для письма — наименование организации, справочные данные, дата, регистрационный номер, текст, под­пись, отметка об исполнителе.

В 2003 г. принят и введен в действие ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Тре­бования к оформлению документов». Он распростра­няется на организационно-распорядительные документы: «постановления, распоряжения, приказы, решения, про­токолы, акты, письма и т.п., включенные в Общероссий­ский классификатор управленческих документов (ОКУД)». В стандарте перечисляются в определен­ной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изла­гаются правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено опреде­ленное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Данный ГОСТ служит ступенью к переходу на электронные технологии и электронный документооборот, так как в сфере электронного документооборота продолжает действовать пра­вило, согласно которому электронные документы при распе­чатке их на бумаге должны соответствовать требованиям дей­ствующего стандарта.

ГОСТ Р 6.30-2003 установил 30 реквизитов документа. Это максимальный набор реквизитов, которые могут использо­ваться при составлении и оформлении организационно-рас­порядительных документов (в конкретном документе реквизи­тов будет меньше). На рис. (1, 2) места реквизита очерчены графически.

Формуляр-образец документа содержит следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.