Разработка и ведение номенклатуры дел. Основным источником, определяющим порядок создания документального фонда федерального органа исполнительной власти как и любой организации независимо от
Основным источником, определяющим порядок создания документального фонда федерального органа исполнительной власти как и любой организации независимо от собственности и работе с ним, являются «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», раздел V ( утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477).
Условия, определяющие порядок создания документального фонда и работе с ним, должны найти отражение в Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти (Инструкции по кадровому делопроизводству предприятия).
Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти (структурного подразделения в том числе и кадровой службы) осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.
Номенклатура дел кадровой службы как структурного подразделения:
а) составляется кадровой службой;
б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти ( руководителем предприятия) не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти (предприятия, организации) документы Архивного фонда Российской Федерации;
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в федеральном органе исполнительной власти (кадровой службе предприятия), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда федерального органа исполнительной власти (кадровой службы).
Документальный фонд федерального органа исполнительной власти (кадровой службы) – совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности.Документальный фонд федерального органа исполнительной власти (кадровой службы) составляют документы, созданные в федеральном органе (кадровой службе) и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
Ответственность за составление номенклатуры дел кадровой службы, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив лежит на представителе кадровой службы и Службе делопроизводства предприятия, организации.
В федеральном органе исполнительной власти (предприятии , организации) составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 18
Методических рекомендаций).
Наименование федерального органаисполнительной власти Наименование структурногоподразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ___________ № __________________________(место составления)
№ 18. Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти
Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом федерального органа исполнительной власти, Службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства.
Приведем примеры Номенклатуры дел кадровой службы ( два варианта).
| ООО «ТАЙНА» Отдел кадров Номенклатура дел Санкт – Петербург на 20__ г. | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ____________М.М.Попов «___»________ 20__ г. | |||
| № дела | Заголовок дела | Количество дел(томов) | Срок хранения и номер статьи по перечню | Примечание |
| 5.1 | Положение об отделе кадров, должностные инструкции сотрудников ООО «ТАЙНА» | Постоянно ст.16 | ||
| 5.2 | Руководящие нормативные документы по вопросам работы с кадрами (ТК РФ, приказы, постановления, указания Правительства РФ, Госстандарта России, Министерства труда и социального развития РФ, Госархива РФ) | До замены новыми | ||
| 5.3 | Штатные расписания организации, изменения к ним. | Постоянно ст.32а | ||
| 5.4 | Список (штатно-списочный состав) работников организации | Постоянно ст. 349 | ||
| 5.5 | Приказы по личному составу (прием на работу, повышение в должности, перемещение, увольнение) | 75 лет ст.6б | ||
| 5.6 | Приказы руководителя по основной деятельности. Копии (командировка, отпуск очередной, отпуск без сохранения з/платы, кратковременное замещение должностей, поощрения, наложение взысканий) | 5 лет ст.6а | ||
| 5.7 | Документы (основания) о предоставлении отпусков, командировках, поощрениях или взысканиях | 1 год ст.356 | ||
| 5.8 | Личные дела сотрудников | 75 лет ст.337 | ||
| 5.9 | Личные карточки ф.Т-2 | 75 лет ст.339 | ||
| 5.10 | Книга учета выдачи трудовых книжек | 50 лет ст.526б | ||
| 5.11 | Подлинные личные документы(трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.) | До востребования ст. 342 | Невостребован. 50 лет | |
| 5.12 | Книга учета приема, перемещения, увольнения работников | 75 лет ст.508 | ||
| 5.13 | Правила внутреннего трудового распорядка организации | 1 год после замены | ||
| 5.14 | Документы (акты, докладные и служебные записки, переписка) о нарушениях правил внутреннего трудового распорядка | 1 год | ||
| 5.15 | Журнал регистрации листков нетрудоспособности | 5 лет | ||
| 5.16 | Журнал регистрации приказов по личному составу ( приема, перевода, увольнения) | 75 лет ст.508 | ||
| 5.17 | Журнал регистрации приказов по основной деятельности | 3 года | ||
| 5.18 | Документы (представления, положения характеристики и др.) об аттестации работников | 5 лет ст.360 | ||
| 5.19 | Журнал учета выдачи справок (о заработной плате, стаже, месте работы) | 3 года ст.358ж | ||
| 5.20 | Документы (тесты) по определению (оценке) индивидуальных качеств, возможностей работников | До замены новыми | ||
| 5.21 | Документы лиц не принятых на работу (резюме, анкеты, заявления) | 1 год | ||
| 5.22 | Документы (акты, справки) о проверке работы отдела кадров | 5 лет | ||
| 5.23 | Отчеты по работе с кадрами. Копии | До минования надобности | ||
| 5.24 | Акты приема-передачи при смене начальников отделов кадров | Постоянно | ||
| 5.25 | График отпусков сотрудников предприятия | 1 год ст.356 | ||
| 5.26 | Журнал учета командировочных удостоверений | 5 лет | ||
| 5.27 | Журнал учета отпусков | 3 года ст.358г | ||
| 5.28 | Журнал и карточки учета военнообязанных | 3 года после увольнения | ||
| Начальник отдела кадров | Т.А. Иванова |
| Вариант 2 номенклатуры дел (полный) |
| Индекс | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения, ст по перечню | Примечание |
| 1. Организация управления | ||||
| 01-01 | Устав ЗАО «Сибирь»; нотариально заверенные копии уставных документов | Пост. ст. 13а | ||
| 01-02 | Приказы руководства по основной деятельности | Пост. ст. 6а | ||
| 01-03 | Учредительный договор | Пост. ст. 14 | ||
| 01-04 | Свидетельство о регистрации организации | Пост. ст. 15 | ||
| 01-05 | Структуры и схемы организации управления | Пост. ст. 18а | ||
| 01-06 | Штатное расписание организации | Пост. ст. 32а | ||
| 01-07 | Штатная расстановка | 75 л. ст. 34 | ||
| 01-08 | Должностные инструкции работников организации | Пост. ст. 35а | ||
| 01-09 | Протоколы совещаний у руководителя организации | Пост. ст. 5г | ||
| 01-10 | Протоколы собраний трудового коллектива организации | Пост. ст. 5д | ||
| 01-11 | Распоряжения руководства по текущим вопросам производственной деятельности | 5 лет ст. 6в | ||
| 01-12 | Должностные инструкции работников предприятия | Пост. ст. 35 а | ||
| 01-13 | Докладные записки сотрудников, представляемые руководству | 5летЭПК ст. 43 | ||
| 01-14 | Документы ревизий (акты, справки и др.) | Пост. ст. 49 | ||
| 01-15 | Решения местных органов власти и управления | До минования надобности ст. 1 | Относящиеся к деятельно сти организации — пост. | |
| 2. Документационное обеспечение управления | ||||
| 02-01 | Журнал регистрации исходящих документов | Згода ст. 726 | ||
| 02-02 | Журнал регистрации входящих документов | Згода ст. 726 | ||
| 02-03 | Журнал регистрации распорядительных и нормативных документов организации | Пост. ст. 72а | ||
| 02-04 | Переписка (телеграммы, телексы, сообщения электронной почты, телефонограммы) | 5летЭПК ст. 41 | ||
| 02-05 | Номенклатура дел ООО «Сибирь» | Пост. ст. 67а | ||
| 02-06 | Инструкция по ведению делопроизводства | Пост. ст. 10 | ||
| 02-07 | Образцы основных видов документов предприятия (с трафаретными текстами) | До минования надобности | ||
| 02-08 | Документы по различным вопросам деятельности | До минования надобности | ||
| 3. Организация производственной деятельности | ||||
| 03-01 | Переписка с партнерами по вопросам совместной деятельности | 5 лет ЭПК ст. 224 | ||
| 03-02 | Накладные на распространение буклетов (плат./бесплатн.) | 5 лет ст.150 | ||
| 03-03 | Накладные рекламодателей | Згода ст. 257 | ||
| 03-04 | Счета на подписку | 1год ст. 244 | ||
| 03-05 | Счета-фактуры на подписку | 5 лет ст. 150 | ||
| 03-06 | Счета-фактуры на реализацию | 5 лет ст. 150 | ||
| 03-07 | Договоры на реализацию | 5летЭПК ст. 391 | ||
| 03-08 | Договоры на экспедирование и доставку печатной продукции | 5 лет ст. 395 | ||
| 03-09 | Информация об изданиях (для внесения в подписные каталоги); график доставки журнала | До минования надобности | ||
| 3.1. Реклама | ||||
| 03-10 | Договоры на рекламные материалы (копии) | 5 лет ст. 256 | ||
| 03-11 | Информационные проспекты | До минования надобности | ||
| 03-12 | Каталоги (заявки) фирм-рекламодателей | До минования надобности | ||
| 03-13 | Статьи о проведенных рекламных кампаниях | 5 лет ЭПК | ||
| 03-14 | Итоговые документы по проведению выставок и экспозиций | 5 лет ЭПК | ||
| 4. Организация производственной деятельности/редакционный отдел | ||||
| 04-01 | Статьи для буклетов, полученные от авторов | До минования надобности | ||
| 04-02 | Переписка с партнерами по вопросам совместной деятельности | 5 лет ЭПК ст. 224 | ||
| 5. Работа с кадрами | ||||
| 05-01 | Приказы о приеме на работу, увольнении, длительных командировках, премировании | 75 лет ЭПК ст. 336 | ||
| 05-02 | Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках | 5 лет ст. 343 ст. 352 | ||
| 05-03 | Книга учета трудовых книжек | 50 лет ст. 358е | ||
| 05-04 | Журнал учета командировок и выдачи командировочных удостоверений | 5 лет ст. 358з | ||
| 6. Учет и отчетность | ||||
| 06-01 | Годовые отчеты по основным видам деятельности | Пост. ст. 1356 | ||
| 06-02 | Лицевые счета по заработной плате | 75летЭПК ст. 153 | ||
| 06-03 | Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности | 5 лет ст. 199г | ||
| 06-04 | Годовые бухгалтерские отчеты и балансы | Пост. ст. 1356 | ||
| 06-05 | Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы | 5 лет ст. 135в | ||
| 06-06 | Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции. (Расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты и премии в том числе) | 5 лет ст. 150 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
| 06-07 | Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции | 5 лет ст. 150 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
| 06-08 | Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов | 5 лет ст. 152 | ||
| 06-09 | Квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей | 5 лет ст. 150 | ||
| 06-10 | Авансовые отчеты | 5 лет ст. 150 | ||
| 06-11 | Главная книга | 5 лет ст. 148 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
| 06-12 | Кассовая книга | 5 лет ст. 193д | При условии завершения проверки (ревизии) | |
| 06-13 | Оборотные ведомости | 5 лет ст. 168 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
| 06-14 | Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности | Пост. ст. 49 | ||
| 06-15 | Инвентарные карточки | 5 лет ст. 192 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
| 06-16 | Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированных) | 5 лет ст. 155 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
| 06-17 | Гарантийные письма | 5 лет ст. 158 | ||
| 06-18 | Журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений | 5 лет ст. 193 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
| 06-19 | Книга регистрации листков нетрудоспособности, листки нетрудоспособности, документы об оплате листков нетрудоспособности | 5 лет ст. 475, ст. 476 | ||
| 06-20 | Переписка о финансово-хозяйственной деятельности | 5летЭПК ст. 113 | ||
| 06-21 | Акты проверки кассы | 5 лет ст. 145 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
| 06-22 | Акты приема-сдачи выполненных работ | 5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) ст. 188 | ||
| 06-23 | Хозяйственные договоры | 5 лет ЭПК ст. 186 | После истечения срока действия договора | |
| 06-24 | Трудовые соглашения на проведение разовых работ | 5 лет ЭПК ст. 186 | После истечения срока действия договора | |
| 06-25 | Договоры о материальной ответственности | 5 лет ст. 189 | После увольнения материально ответственного лица | |
| 06-26 | Образцы подписей материально ответственных лиц | До минования надобности ст. 190 | ||
| 06-27 | Акты сдачи/получения дел при увольнении | 5 лет ст. 150 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
| 7. Финансирование | ||||
| 07-02 | Квартальный финансовый план | 5 лет (при отсутствии годового — постоянно) ст. 105в | ||
| 07-03 | Документы об изменении финансовых планов | 5лет ЭПК ст. 107 | ||
| 07-04 | Годовые сметы административно-хозяйственных и управленческих расходов | Пост. ст. 112а | ||
| 07-05 | Годовой и квартальный кассовые планы | 5 лет ст. 132а З года ст. 1326 | ||
| 07-06 | Отчеты по кассовому плану | 5 лет ст. 133 | ||
| 07-07 07-08 | Кассовые заявки Месячные ведомости | 5 лет ст. 155 | ||
| 07-09 | Ежедневные приходно-расходные кассовые ордера и отчеты кассира | 5 лет ст. 150 | При условии завершения проверки (ревизии) |
Дата добавления: 2016-03-05; просмотров: 1373;