Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении работника все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя или специально уполномоченного лица и печатью организации или печатью отдела персонала.

Если трудовая книжка заполнялась одновременно на русском языке и языке субъекта Российской Федерации, то заверяются оба текста.

Администрация обязана выдать работнику его трудовую книжкув день увольнения с внесенной в неё записью об увольнении.При задержке выдачи трудовой книжки по вине работодателя работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула. Днём увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке ( № Т- 2 или № Т-2 ГС (МС)» и в журнале учёта.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, администрация в тот же день направляет емупочтовое уведомлениес указанием необходимости получения трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия работника. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется: «Работа прекращена в связи смертью», далее заполняется графа 4 - указываются дата и номер приказа (распоряжения). Эта запись заверяется в обычном порядке.

8.1.6. Учёт и хранение трудовых книжек

В организации ведется следующая документация по учёту бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

-приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

-журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В приходно-расходную книгувносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия.

Журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом персонала или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение рабочих и служащих. В этом журнале регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и
служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки, дубликаты и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь. При выдаче трудовой книжки (дубликата, вкладыша) бухгалтерия организации взимает с работника денежный взнос.

Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списываются по акту.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии организации как документы строгой отчётности и выдаются по заявке в подотчёт лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчёта о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с приложением приходного ордера кассы организации.

Приходно-расходная книга и книга учёта движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью.

Трудовые книжки (их дубликаты), не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации. Невостребованные после двух лет хранения трудовые книжки (их дубликаты) передаются на хранение в течение 50 лет в архив, а по истечении данного срока могут быть уничтожены.

8.2. Состав документов, предъявляемых при поступлении на работу

Выше была приведена технологическая цепочка отбора кандидатов для приёма на работу, заканчивающаяся заключением трудового договора. Непосредственно приём на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя (руководителя организации или уполномоченного им лица), издаваемым на основании заключённого трудового договора.

При подготовке приказа (распоряжения) о приёме на работу инспектор отдела персонала организации тщательно перепроверяет весь комплект документов, предъявленный поступающим работником на этапе отбора и заключения трудового договора (ст. 65 ТК РФ), а также дополнительные документы, учитывающие специфику работы различных организаций и предусматриваемые ТК РФ, указами Президента РФ и постановлениями Правительства Российской Федерации, из которых после издания приказа о приёме на работу будет оформлено личное дело работника.

Сведём воедино весь комплект документов, представляемых при приёме на работу, с примерами оформления дополнительных документов, подготавливаемых лицом, прошедшим процедуру отбора и заключения трудового договора.

Основные документы:

·паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

·трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключен впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

·страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

·документы воинского учёта - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

·документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Дополнительные документы:

·Личное заявление о приёме на работу как обязательный документ ТК РФ не предусмотрен. Однако согласно закону «Об основах государственной службы Российской Федерации» от 31.07.1995 г. № 119-Ф3 при поступлении на государственную службу гражданин такое заявление представляет. Кроме того, традиция подачи заявления о приёме на работу настолько укоренилась, что её продолжают соблюдать повсеместно. В этом акте есть практический резон. Дело в том, что в унифицированных формах трудового договора и приказа (распоряжения) о приёме на работу виза согласования непосредственного руководителя работника не предусмотрена, что лишает его самостоятельности, ответственности за подбор персонала своего подразделения. Сложившаяся форма заявления представлена ниже.

Директору______________________________

(наименование организации)

от __________(фамилия, имя, отчество)

Адрес проживания

Заявление

Прошу принять меня на работу на должность___________________________________

(указывается должность)

в_________________________________________________________________________

(отдел, цех)

Подпись

Виза руководителя подразделения о согласии с указанием оклада или иного способа оплаты труда

Дата Подпись И.О.Фамилия

·Автобиография как обязательный документ для оформления на работу ТК РФ не предусмотрен. Необходимость её предъявления оговорена в ряде случаев, в частности, при поступлении на службу в таможенные органы (см. п. 2 статьи 6 Закона от 21.07.1997 г. «О службе в таможенных органах Российской Федерации» ). Макет оформления автобиографии приводился ранее (см.рис. 3.4).

·Анкетакак обязательный документ конкретно не назван в числе документов, представляемых при приёме на работу по трудовому договору. В то же время при поступлении, например, на службу в таможенные органы от гражданина, согласно упомянутому выше закону, требуется представление подробных данных о месте рождения, местах работы (учебы) и месте жительства отца (матери), мужа (жены), сына (дочери), родного брата (родной сестры) или лица, на воспитании которого поступающий на службу находился. Из известных документов документом, в котором излагаются расширенные биографические данные вплоть до указания сведений о бывшем муже (жене), девичьей фамилии супруги и т. д., является анкета.

Юридический статус анкеты высок: приводимые в ней данные перепроверяются; анкета подписывается не только работником, но и инспектором отдела персонала; анкета заверяется печатью организации.

Форма анкеты ниже.

Анкета

(заполняется собственноручно)

Место для

фотокарточки

4х6

1.Фамилия_____________________________________________

Имя__________________________________________________

Отчество______________________________________________

10.Выполняемая работа с начала трудовой деятельности( включая учебу в высших и средних учебных заведениях, военную службу, работу по совместительству, предпринимательскую деятельность и т.п.)

При заполнении данного пункта необходимо именовать учреждения, предприятия так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с укакзанием должности и номера воинской части.

11.Ваши близкие родственники( жена, муж, отец, мать, братья, сестры)

12.Имеются у Вас или жены(мужа) родственники, постоянно проживающие за границей( укажите их фамилию, имя. отчество, год рождения, степень родства, местожительство, с какого времени они проживают за границей_____________________________________________________

____________________________________________________________________________________

13. Отношение к воинской обязанности и воинское звание_______________________________

14.Домашний адрес и номер телефона_________________________________________________

15.Паспорт или документ его заменяющий_____________________________________________

(номер, серия, кем и когда выдан)

16.Дополните6льные сведения( государственные награды, участие в выборных представительных органах, а также другая информация, которую оформляемый желает сообщить о себе)_____________________________________________________________________________

Дата заполнения Подпис

Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуют документам, удостоверяющим личность, записям в трудовой книжке, документам об образовании, воинской службе.

М.П. _____________________________________

Подпись, фамилия работника кадровой службы

При отсутствии необходимости в подробных биографических сведениях можно ограничиться составлением личного листка по учету кадров.

Личный листок по учёту кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера только о самом работнике. Личный листок составляет основу личного дела работника, и этим объясняется необходимость его оформления при поступлении на работу. Личный листок содержит перечень вопросов о биографических данных, сведения о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, об образовании и другие данные.

Поступающий на работу обязан в период работы в организации обо всех последующих изменениях в данных, внесённых в личный листок, сообщать в отдел кадров организации для фиксирования этих изменений в дополнении к личному листку по учёту кадров.