Пример 1:
Преамбула (констатирующая часть) приказа организации "О создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда"
В соответствии с Положением об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденным постановлением Правительства РФ от 5 августа 2008 г. № 583, - приказываю: В чем ошибка? В данном случае в качестве обоснования выступает ссылка на нормативный правовой акт, изданный Правительством Российской Федерации. При ссылке на документы в преамбуле к приказу необходимо приводить полные выходные данные документа: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если дается ссылка на документ, утвержденный каким-либо органом, указывают вид документа, орган, которым он утвержден, дату утверждения. Следует иметь в виду также, что официального сокращения слов "Российская Федерация" в виде "РФ" не существует. Слова "Российская Федерация" употребляются в виде полного наименования или сокращенного - "Россия", которое в официальных документах употребляется только в сокращенных наименованиях федеральных органов исполнительной власти (МИД России, Минздравсоцразвития России и др.). Следовательно, в данном случае преамбула должна формулироваться следующим образом: В соответствии с Положением об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 августа 2008 г. № 583 "О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и федеральных государственных органов, а также гражданского персонала воинских частей, учреждений и подразделений федеральных органов исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, оплата труда которых в настоящее время осуществляется на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений", - приказываю:
Пример 2:
Преамбула в приказе "О мерах по обеспечению противопожарной безопасности". 27 августа 2009 г. в нерабочее время произошел пожар в здании филиала
компании ОАО «Маяк» в Псковской области. В результате пожара повреждены здания главного корпуса и гаражных боксов, а также имущество в них. Причиной возгорания послужило отсутствие должного контроля за работающими электроприборами и энергопотреблением, отсутствие на объекте охранной и противопожарной сигнализации, неисправность средств автоматической противопожарной защиты системы электроснабжения. В связи с нарушением правил противопожарной безопасности, приведшим к пожару и материальному ущербу, - приказываю: В чем ошибка? В данном случае основанием для издания приказа послужила чрезвычайная ситуация - пожар. Однако приказ издается не только в связи с пожаром, но и для предупреждения подобных ситуаций в будущем. Кроме того, в приказах не используется повествовательная манера изложения. В данном случае констатирующую часть нужно изложить следующим образом: В связи с пожаром 27 августа 2009 г. в нерабочее время в здании филиала компании ОАО «Маяк» в Псковской области, возникшим из-за отсутствия контроля за работающими электроприборами и энергопотреблением и причинившим значительный материальный ущерб (повреждены здания главного корпуса и гаражных боксов), и в целях обеспечения пожарной безопасности на объектах: повышения ответственности за эксплуатацию электрооборудования и системы электроснабжения, обеспечения охранной и противопожарной сигнализации и средств автоматической противопожарной защиты системы электроснабжения, - приказываю: В отдельных ситуациях в преамбуле к приказу необходимо ссылаться не только на нормативный документ, но и на цель управленческой деятельности, которая должна быть реализована с помощью приказа, или на обстоятельства, сложившиеся в деятельности. Преамбула в этом случае может строиться по одной из схем: 1) ссылка на обстоятельства (или формулировка цели), ссылка на нормативный документ; 2) ссылка на нормативный документ, ссылка на обстоятельства (или формулировка цели). Выбор того или иного варианта преамбулы зависит от того, что является непосредственным поводом для издания приказа. Случается иногда, что составитель приказа может выбрать неправильную последовательность частей преамбулы.
Пример 3:
Преамбула в приказе акционерного общества "О внесении изменений в организационно-функциональную структуру общества". В соответствии с решением Совета директоров общества (протокол от 15.11.2009 № 4) и в целях совершенствования организационно-функциональной структуры и процессов управления обществом,- приказываю: В чем ошибка? В данном случае на первое место в преамбуле поставлена ссылка на решение Совета директоров общества, а затем сформулирована цель, в то время как на первое место должна быть поставлена цель принятия решения. Преамбула должна быть сформулирована следующим образом: В целях совершенствования организационно-функциональной структуры и процессов управления обществом и в соответствии с решением Совета директоров общества (протокол от 15.01.2009 N° 1),- приказываю: Преамбула к приказу отделяется от распорядительной части словом "приказываю", которое в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти печатается в разрядку. Во многих организациях принято слово "приказываю" печатать с новой строки прописными буквами, от границы левого поля или с абзацным отступом. Оба варианта можно считать приемлемыми, например, в приказе организации об утверждении форм плановых и отчетных документов:
Пример 4:
В целях совершенствования организации работы общества и во изменение порядка, установленного приказом от 25 декабря 2009 г. № 81 "О планировании работы общества", - ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить формы месячных планов работы и отчетов о работе подразделений общества (приложения 1,2). 2. Ввести с 01 марта 2010 г. утверждение месячных планов работы и отчетов о работе подразделений общества заместителями генерального директора общества в соответствии с установленным распределением обязанностей между ними. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Николаева Ю.М. Форма изложения распорядительной части приказа зависит от характера принимаемых решений. Если приказ носит нормативный характер, а также если решения, изложенные в приказе, являются по своей сути организационными, в пунктах распорядительной части управленческие решения формулируются следующим образом: "утвердить..." "создать..." "ликвидировать..." "образовать..
." и т. п., при этом, как правило, не указывается исполнитель и срок исполнения. Если решения являются конкретными поручениями, в пунктах распорядительной части указывается лицо, ответственное за выполнение поручения, содержание поручения и срок его выполнения.
Пример 5:
Пункт распорядительной части в приказе об утверждении штатного расписания. ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Ввести в действие с 01.01.2010 утвержденное штатное расписание. 2.... Приложение: штатное расписание - 3 листа. В чем ошибка? В этом примере имеются ошибки. Неправильно сформулировано управленческое действие. Данный приказ является приказом, утверждающим штатное расписание, поэтому в пункте 1 приказа должно быть сказано: "Утвердить штатное расписание организации на 2010 г.". В данном случае штатное расписание утверждается на год, поэтому включать в приказ фразу о введении документа в действие вообще не нужно: штатное расписание будет являться утвержденным с даты издания приказа. Указание в формулировке решения - "...на 2010 г" - означает, что утвержденное штатное расписание начнет действовать с 01.01.2010. Если бы штатное расписание вводилось в действие, например, с 01.03.2010, в пункте распорядительной части следовало бы сказать: "Утвердить штатное расписание организации и ввести в действие с 01.03.2010". Поскольку утверждаемый документ всегда является приложением к приказу, ссылку на приложение нужно сделать в соответствующем пункте распорядительной части таким образом: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить штатное расписание организации на 2010 г. (приложение). 2.... Делать ссылки на приложения в приказах таким образом, как в приведенном выше примере 5, не принято. Приказ - распорядительный документ, поэтому пункты приказа не должны содержать рекомендаций или пожеланий, они должны носить предписывающий характер. Для этого в пунктах распорядительной части приказа используется неопределенная форма глаголов совершенного вида: организовать, провести, разработать, утвердить, создать, ликвидировать и др.
Пример 6:
Пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда. П Р И К А З Ы В А Ю: 1. . . . 2. Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда: 2.1.Рабочие совещания проводить не реже 1 раза в неделю. Внеплановые – по мере необходимости. 2.2. Вопросами деятельности Комиссии являются: - анализ текущего состояния штатного расписания в разрезе по категориям персонала; - соотношение должностей (профессий) работников, предусмотренных штатными расписаниями учреждений, с профессиональными квалификационными группами и квалификационными уровнями. В чем ошибка? В приведенном примере п. 2.1 должен быть сформулирован иначе: "проводить рабочие совещания не реже одного раза в неделю, внеплановые - по мере необходимости"; содержание п. 2.2 по своему характеру не для приказа. Информация, изложенная в п. 2.2, должна содержаться в другом документе, например в положении о комиссии.
Пример 7:
Пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда. ПРИКАЗЫВАЮ: 3. Комиссии в своей работе рекомендуется иметь в виду, что заработная плата работников (персонала), устанавливаемая в соответствии с новой системой оплаты труда, не может быть меньше заработной платы, выплачиваемой работникам в соответствии с трудовым договором до введения новой системы оплаты труда, при условии сохранения объема должностных обязанностей работников (персонала) и выполнения ими работ той же квалификации. В чем ошибка? пункт приказа сформулирован как рекомендация. Чтобы данное положение приобрело предписывающий (директивный) характер, его нужно изложить следующим образом: 3. Комиссии исходить из положения, что заработная плата работников (персонала)... В приказах не должно быть неконкретных положений, положений общего характера, не влекущих определенных действий. Например: 1.5. Усилить контроль за условиями труда медицинских работников. Чтобы данное положение приобрело конкретный характер, чтобы поручение могло быть поставлено на контроль, данный пункт должен быть сформулирован иначе, например: 1.5. Руководителям лечебно-профилактических учреждений в срок до ( конкретная дата) привести условия труда медицинских работников в соответствие с нормативными документами по труду и охране труда. Поскольку приказы, содержащие конкретные поручения, ставятся на контроль, причем каждое поручение контролируется отдельно, составителям приказов не следует забывать об указании срока исполнения поручения, как, например, в приказе: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Директорам средних общеобразовательных школ принять меры по обеспечению учебных заведений качественной питьевой водой. В чем ошибка? Отсутствие срока исполнения данного поручения не даст возможности проконтролировать выполнение приказа. Срок исполнения можно указывать по-разному: в срок до 15.09.2010, в месячный срок, в 10-дневный срок, в недельный срок и др. Срок исполнения приказа будет отсчитываться от даты подписания приказа руководителем. Для удобства работы с приказом срок исполнения поручения лучше указывать конкретной датой и оформлять отдельной строкой под поручением, например: ПРИКАЗЫВАЮ: 3. Директорам средних общеобразовательных школ принять меры по обеспечению учебных заведений качественной питьевой водой. Срок исполнения - 01.09.2010. Если приказ содержит поручения, последним пунктом приказа должен быть пункт о контроле. В данном случае речь идет о контроле за исполнением приказа по существу и в целом. Контроль за исполнением приказа всегда возлагается на должностных лиц, составляющих руководство организации (заместители руководителя, главные специалисты). Контроль за исполнением приказа нельзя возлагать на тех лиц, которым даются поручения. Кроме того, если приказ (распоряжение) изменяет или отменяет ранее изданный документ или какие-либо его положения (пункты), то один из пунктов распорядительной части содержания приказа (обычно предпоследний) – должен включать соответствующую формулировку, в том числе ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Например, «Признать утратившим силу приказ по кадрам от 00.00.0000 № 000». Не рекомендуется включать в распорядительную часть документа пункт, определяющий порядок доведения приказа (распоряжения) до сведения тех или иных лиц. Для этой цели предпочтительнее использовать список рассылки, в котором указываются подразделения, должностные лица, которых касается приказ. Обычно канцелярия (секретарь) или кадровая служба организует ознакомление сотрудников с его содержанием.
Глава 8. Ведение трудовых книжек и личных дел работников.
8.1.Трудовая книжка: порядок ведения, учета и хранения.
8.1.1. Оформление трудовой книжки.
8.1.2. Занесение в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях.
8.1.3. Исправление записей в трудовой книжке.
8.1.4. Оформление дубликата трудовой книжки.
8.1.5. Выдача трудовой книжки при увольнении.
8.1.6. Учёт и хранение трудовых книжек.
8.2. Состав документов, предъявляемых при поступлении на работу.
8.3. Оформление личного дела.
8.1.1. Оформление трудовой книжки
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).
В настоящее время в Российской Федерации параллельно действуют трудовые книжки двух образцов - старого и нового. Порядок ведения трудовых книжек старого (советского) образца регулируется постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. N 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. №162 (в ред. от 19 октября 1990 г.).
Трудовые книжки нового образца, их ведение, порядок изготовления, учёта и
хранения осуществляются в соответствии с Правилами, утвержденными
постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерством труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69.
Работодатель (за исключением работодателей-физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, если работа у данного предпринимателя является для работника основной.
Заполнение трудовой книжки впервые производится кадровой службой (отделом персонала) организации в присутствии работника. При этом работник обязан предъявить справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из Вооруженных Сил - военный билет.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, присвоении нового тарифного разряда, установлении второй (третьей и т.д.) профессии, назначении (освобождении) бригадиром, время обучения на курсах переквалификации и т.д. и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся,за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.
Титульные листы трудовых книжек старого и нового образцовоформляются идентично. Реквизитами титульных листов являются: герб СССР или РФ, фамилия, имя, отчество работника, дата рождения, образование, профессия, специальность, дата заполнения, подпись владельца книжки, печать, подпись лица, ответственного за выдачу, ведение трудовых книжек.
Все записи в трудовую книжку вносятся кадровой службой отделом персонала, после издания соответствующего приказа, не позднее недельного срока. Администрация обязана ознакомить владельца книжки с каждой записью в неё под расписку в личной карточке по форме № Т-2 или № Т-2ГС (МС).
Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, длярабочих производятся в соответствии с наименованием профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий, а для служащих - указанных в Единой номенклатуре должностей служащих или в соответствии со штатным расписанием.
При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) и по письменному заявлению работника - копии документов, связанных с его работой.
Приведем некоторые возможные варианты записей, которые могут быть сделаны в трудовых книжках нового образца.
При заключении трудового договора:
а) 06.05.20__. Принят на должность конструктора в технический отдел. Приказ N 19 от 06.05.20__.
б) 08.05.2009. Принят старшим преподавателем кафедры экономики труда. Приказ N 20 от 08.05.2009.
При прекращении трудового договора:
а) Уволен в связи с избранием на должность доцента РГЭУ п. 5 статья 77 ТК РФ. Приказ №10 от 20.08.2009.
б) Уволен по истечении срока трудового договора, п. 2 статья 58 ТК РФ. Приказ N 18 от 25.12.2009.
и) Уволена по собственному желанию, статья 80 ТК РФ.
Приказ № 10 от 16.01.2010.
г) Уволен в связи с призывом в Вооруженные Силы РФ, статья 83 ТК РФ. Приказ N 16 от 10.10.2009.
В том случае, если в трудовой книжке не остается места записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней.
Вкладыш- документ, являющийся дополнением к трудовой книжке работника.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется кадровой службой предприятия, организации в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки считается недействительным. О выдаче вкладыша на титульном листе трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью « Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша.
Действительными являются трудовые книжки и вкладыши к ним старого или нового образца.
Что касается права индивидуальных предпринимателей на ведение трудовых книжек лиц, работающих у них по трудовому договору, то Министерство труда и социального развития РФ своим письмом от 4 февраля 1998 г. N28-6 разъяснило, что в соответствии с действующим законодательством индивидуальные предприниматели без образования юридического лица не могут вести трудовые книжки лиц, работающих у них по трудовому договору.
Впредь до принятия соответствующего правового нормативного акта трудовой стаж лиц, работающих у индивидуальных предпринимателей, может подтверждаться справками, расчётными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы. Кроме того, трудовой стаж может быть подтвержден справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонда.
8.1.2. Занесение в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях
В трудовые книжки рабочих и служащих в раздел «Сведения о поощрениях» вносятся сведения о награждениях и поощрениях за трудовые успехи в работе на предприятии, в организации (объявление благодарности, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, занесение в Книгу почета, награждение орденом, медалью и т. п.), а также о других поощрениях и награждениях в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные системой заработной платы, или выплаты которые носят регулярный характер.
Заносятся в трудовую книжку сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях следующий: в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование организации, ниже, в графе 2, указывается порядковый номер записи, ставится дата награждения или поощрения, в графу-З записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением, в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).
8.1.3. Исправление записей в трудовой книжке
В случае выявления неправильной или неточной записи о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и т. д. исправления вносятся администрацией той организации, где была внесена соответствующая запись.
Если организация, внесшая неправильную запись, ликвидирована,
исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии - вышестоящей организацией, которой была подчинена ликвидированная организация.
Исправленные сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, награждениях и поощрениях и т. п. должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправления сведений о работе производятсяна основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.
В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.
При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяются дата и номер приказа администрации, запись из которого неправильно была внесена в трудовую книжку. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.
В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
Изменения записей в трудовых книжках на титульном листе производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о расторжении брака и др.) со ссылкой на реквизиты этих документов. Изменения на титульном листе производятся зачеркиванием изменяемых данных и записью новых. Ссылка на соответствующие документы приводится на внутренней стороне обложки и заверяется подписью руководителя организации и печатью.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника может быть выдан дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.
8.1.4. Оформление дубликата трудовой книжки
Выдача дубликата трудовой книжки может быть произведена по причине износа, прихода в негодность старой трудовой книжки или её утери.
Если трудовая книжка пришла в негодность, выдачу дубликата производит администрация по последнему месту работы, При этом документы, подтверждающие стаж работы, предшествующий поступлению в данную организацию, не требуются. В этом случае в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат», и она возвращается владельцу для предоставления её впоследствии в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу в организацию, где выдан дубликат.
Если трудовая книжка была утеряна, работник должен подать письменное заявление об этом администрации по последнему месту работы. Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления администрация обязана выдать работнику новую трудовую книжку с надписью «Дубликат».
Факт выдачи дубликата (копии) трудовой книжки фиксируется в специальном журнале по следующей форме:
Журнал регистрации дубликатов (копий) трудовых книжек
| №п\п
| Фамилия, имя,
отчество
| Должность
(профессия)
| Дата выдачи
Дубликата
| Роспись в получении дубликата
трудовой книжки
| |
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании изданных ранее приказов.
Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то при заполнении трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 делается запись об общем стаже работы до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, в какой организации, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы.
Администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данную организацию.
При поступлении на новое место работы рабочий или служащий обязан предъявить дубликат трудовой книжки. |
