Организация работы с приказами и распоряжениями

Организация работы с приказами и распоряжениями предусматривает:
- подготовку проектов приказов и распоряжений;
- оперативное хранение приказов и документов, а по истечении сроков оперативного хранения – их подготовку к передаче в архив или к уничтожению.

Подготовка приказов и распоряженийпредполагает:

- подготовку предварительного варианта текста документа;

- редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;

- согласование уточненного варианта текста документа;

-оформление окончательного варианта текста документа;

- утверждение (подписание) документа;

- регистрация документа;

- тиражирование документа;

- передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;

- помещение контрольного экземпляра документа в дело.

Подготовка предварительного (чернового) вариантатекста приказа (распоряжения) производится работником, ответственным за его исполнение по указанию должностного лица предприятия, которому подчинен данный работник, в инициативном порядке либо во исполнение требований ранее полученного (изданного ) документа – исполнителем.

Для подготовки предварительного варианта текста приказа, как правило, используются:

- типовые (унифицированные) тексты, разработанные в организации для подготовки данного вида документов;

- материалы служебно-деловой переписки по вопросу, составляющему предмет (тему) документа;

- положения законодательства РФ, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей тему документа, в правовом отношении;

- требования руководящих документов, регламентирующие вопросы деятельности организации (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в организационном отношении.

Уточнение (дополнение) структуры и содержания предварительного варианта текста приказа (распоряжения) производится в процессе чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (замечаний).
Редактирование и корректирование предварительного варианта текста приказа производится с целью уточнения его структуры и содержания, а также выявления и исключения из текста орфографических, синтаксических, смысловых, фактических и иных ошибок, искажающих содержание документа и затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.

По результатам редактирования в предварительный вариант текста документа вносится редакционная правка, посредством которой:

- уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;

- уточняется последовательность слов в отдельных предложениях;

- из текста изымаются повторы и длинноты;

- в текст включаются дополнительные фрагменты текста, делающие его содержание более ясным, точным и актуальным;

- обеспечивается терминологическое соответствие текста документа общепринятым нормам и правилам;

- обеспечивается стилистическое единообразие текста документа.

Если в этом имеется необходимость – проект документа отправляют на внешнее или внутреннее согласование. После выполнения процедуры согласования проект приказа передается исполнителем на оформление. Оформление проекта документа имеет целью внести новые уточнения (дополнения) в текст по итогам согласования и привести внешний вид проекта в соответствие с требованиями руководящих документов к оформлению управленческой документации.
Проект приказа, оформленный надлежащим образом, представляется руководителю предприятия (иному лицу, уполномоченному подписывать подобные документы) исполнителем либо работником секретариата предприятия.
Подписанный документ передается на регистрацию. Зарегистрированный установленным порядком приказ (распоряжение) при необходимости передается исполнителем на тиражирование. После этого производится передача рабочих экземпляров (копий) документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для руководства в практической деятельности. Одновременно контрольный экземпляр приказа (распоряжения) помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел предприятия. Несмотря на это на практике при подготовке и оформлении приказов допускаются ошибки.