Группировка документов в дела.
| Документы | Правила группировки документов в дела |
| Входящие документы | Группируются в дела по датам поступления |
| Исходящие документы | Группируются в дела по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов |
| Локальные нормативные акты, утвержденные в качестве самостоятельных документов | Группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года |
| Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами | Являются приложениями к распорядительным документам (приказам, распоряжениям, решениям, постановлениям) и группируются в дела вместе с указанными документами |
| Приказы по основной деятельности | Группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров |
| Документы к приказам по основной деятельности | Группируются и подшиваются отдельно от приказов по основной деятельности и хранятся у лица, готовившего их проекты |
| Приказы по личному составу | Группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения |
| Переписка | Группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается в дело за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д. |
| Протоколы | Располагаются в хронологическом порядке по датам их составления |
| Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению | Группируются в дела по направлениям деятельности организации |
| Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки | Группируются отдельно от их проектов |
| Плановые и отчетные документы | Хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления |
| Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет | Формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению этих планов - в деле последнего года |
| Документы в личных делах | Располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления |
| Личные карточки работников | Формируются в дело по алфавиту фамилий |
| Лицевые счета по заработной плате работников | Группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий |
Правило 12.Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся; в отдельный том (часть) выделяются приложения объемом свыше 250 листов.
Дата добавления: 2016-03-05; просмотров: 1075;