Бухгалтерская обработка документов.

После составления все документы, на основании которых должны быть произведены записи, по счетам бухгалтерского учета представляются в бухгалтерию. Здесь они до записи по счетам предварительно подвергаются бухгалтерской обработке, заключающейся в их проверке, кодировании, таксировке и группировке. Каждый документ при приемке его бухгалтером тщательно проверяется по существу, форме и с арифметической стороны, при проверке по существу устанавливается соответствие хозяйственных операций.

Проверка по форме – проверка полноты и правильности всех реквизитов, необходимых для данного документа, подлинности подписей должностных лиц составивших документ, четкости и ясности текста, цифровых записей, своевременности оформления данной хозяйственной операции и представление в бухгалтерию.

Арифметическая проверка – заключается в проверке правильности количественного выражения данной хозяйственной операции, т. е. проверки правильности приведенных в нем цифр, подсчетов, таксировки, выведение итогов, и других арифметических действий. При выявлении, каких - либо неточностей документ возвращается составителю для исправления ошибок и составления заново.

Таксировка документов – определение денежной оценки хозяйственной операции, она вызвана тем, что значительная часть поступающих в бухгалтерию документов имеют только натуральные показатели и в связи с этим есть необходимость выразить операции, оформленные этими документами в денежной оценке, т. е. определить и указать в документе сумму.

Группировка документов – объединение документов по однородному признаку за определенный период для сокращения учетных записей. Полученные в результате объединения отражаются в накопительных ведомостях или других сводных документах, данные которых служат основанием для осуществления записей в регистры бухгалтерского учета.

Обрабатываемые документы подвергаются оперативному и учетному гашению.

Гашение – отметка на документе о его использовании.

Оперативное гашение – это значит поставить на документе ПКО штамп или сделать надписи от руки (получено или погашено) с указанием даты.

На РКО таким же образом проставляется (оплачено) также с указанием даты, оперативное гашение денежных документов проводится для того, чтобы не могли быть использованы повторно с целью получения повторно по ним денег.

Учетное гашение производится путем проставления на каждом документе разметочного штампа, в котором предусматривается отметка номера учетного регистра, корреспонденция счетов, № листа, приложения и подписи исполнителя. Оно необходимо для исключения ошибочных повторных записей и предупреждение возможных злоупотреблений.

Документооборот

Движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив носит название документооборота.

Основными этапами документооборота являются:

-составление и оформление документа;

-прием документа учетным аппаратом (бухгалтерией);

-движение документа по отделам и рабочим местам бухгалтерии, его обработка и использование для учетных записей;

-передача документа в архив.

Документооборот на каждом предприятии устанавли­вается главным (старшим) бухгалтером и является обя­зательным для всех работников предприятия.

Установление того или иного порядка документооборо­та зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структу­ры предприятия и его учетного аппарата (бухгалтерии).

Инвентаризация

Инвентаризация – способ бухгалтерского учета, при помощи которого составляются и регулируются учетные данные в средствах субъекта с их фактическим наличием с целью обеспечения соответствия этих показателей.

Инвентаризацию необходимо проводить для:

1. – выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящего на бухгалтерском учете);

2. – сопоставление полученных данных с данными бухгалтерского учета (выявление излишков и недостач)

3. – проверка полноты и правильности отражения в учете стоимостных ТМЦ, сумм денежных средств, дебиторской и кредиторской задолженности и др.

Инвентаризации бывают:

Полные – касаются всех средств хозяйствующего субъекта.

Частичные – охватывают один вид средств.

Плановые– проводятся в установленные сроки.

Внезапные – по распоряжению руководителя, при смене материально ответственного лица, требованию следственных органов.

Внеплановые – проводят после стихийных бедствий., пожаров и т. д.

Ежемесячные – денежных средств.

В организации создают постоянно действующую инвентаризационную комиссию, на которую возлагают организационно-контрольные функции по проведению проверок и инвентаризаций. В её состав включается руководитель субъекта (председатель комиссии), гл. бухгалтер и руководители структурных подразделений, гл. специалисты служб.

По результатам инвентаризации имущества составляют инвентаризационные описи установленной формы.

Результаты инвентаризации (Излишек, недостача) записываются в сличительные ведомости результатов инвентаризации. В них включаются только те ценности, по которым выявлены отклонения от учетных данных.

Вопросы для самоконтроля

1. Бухгалтерские документы

2. Классификация бухгалтерских документов

3. Бухгалтерская обработка документов

4. Документооборот

5. Инвентаризация

6. Документальное оформление инвентаризации

7. Калькуляция и оценка

8. Методы оценок

9. Учетные регистры

10. Классификация учетных регистров

11. Порядок ведения записей в учетных регистрах