Ответственность работодателя за несоблюдение требований к ведению кадровой документации

Кадровая документация — отличительный признак трудовых правоотношений. Обязанность ее ведения есть одна из обязанностей работодателя независимо от масштабов и организационно-правовой формы. Однако зачастую работодатели не придают серьезного значения кадровой документации, в результате кадровый документооборот ведется с существенными нарушениями установленных требований.
За отсутствие кадровой документации или несоблюдение требований по ее ведениюруководители и иные должностные лица организаций, а также работодатели — физические лица могут быть привлечены в установленном законом порядке к:
- дисциплинарной;
- административной или
уголовной ответственности.
Привлечение кдисциплинарной ответственностируководителя организации, руководителя структурного подразделения организации, их заместителей по требованию представительного органа работников предусмотрено ст. 195 ТК РФ. Работодатель обязан рассмотреть заявление представительного органа о нарушении указанными лицами трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, условий коллективного договора, соглашения и сообщить о результатах его рассмотрения в представительный орган работников. Если факт нарушения подтвердится, работодатель обязан применить к руководителю организации, руководителю структурного подразделения организации, их заместителям дисциплинарное взыскание, вплоть до увольнения.
Административная ответственность за правонарушения, связанные с нарушением трудового законодательства, предусмотрена в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ).
Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде. По статистическим данным Федеральной инспекции труда РФ число нарушений трудового законодательства в последние годы возрастает и не имеет тенденции к снижению, при этом не последнее место среди них занимает отсутствие обязательной кадровой документации.
Основным органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, согласно ст. 353 ТК РФ является Федеральная инспекция труда.
Государственные инспекторы труда при осуществлении государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, имеют право запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций, в том числе кадровые документы, трудовые договоры, трудовые книжки (ст. 357 ТК РФ).
Перечень документов, которые могут быть истребованы при проверке, должен определяться с учетом норм ст. 8 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» о недопустимости требования представления документов, информации, образцов (проб) продукции, если они не являются объектами мероприятий по контролю и не относятся к предмету проверки.
Цели, задачи и предмет проводимого мероприятия по контролю, а также правовые основания его проведения, в том числе нормативные правовые акты, обязательные требования которых подлежат проверке, указываются в распоряжении (приказе) о проведении мероприятия, которое предъявляется проверяющим.
Ответственность за нарушение трудового законодательства установлена ст. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 КоАП РФ. В ст. 5.7 КоАП РФ указано:
«Отказ работодателя предоставить предусмотренный законом отпуск зарегистрированному кандидату, доверенному лицу зарегистрированного кандидата, избирательного объединения, избирательного блока для проведения агитационной и иной предусмотренной законом деятельности, способствующей избранию зарегистрированного кандидата, списка кандидатов, а равно отказ работодателя освободить от работы в установленном законом порядке члена избирательной комиссии, комиссии референдума для участия в подготовке и проведении выборов, референдума, влечет наложение административного штрафа в размере от пятнадцати до двадцати минимальных размеров оплаты труда».
Наибольшее количество правонарушений государственные инспекторы труда квалифицируют по ст. 5.27 КоАП РФ.
За нарушение законодательства о труде и об охране труда ч. 1 указанной статьи предусмотрена административная ответственность в виде наложения штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ):

- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 5 до 50 МРОТ или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

- на юридических лиц — от 300 до 500 МРОТ или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Под должностным лицом в КоАП РФ понимается лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители и другие работники иных организаций, а также лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное (ст. 2.4 КоАП РФ).
Оштрафовать за нарушение законодательства о труде и об охране труда могут руководителя, главного бухгалтера, начальника отдела кадров. В ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что нарушение трудового законодательства должностным лицом, ранее подвергнутымадминистративному наказаниюза аналогичное административное правонарушение, — влечет наказание в виде дисквалификации на срок от 1 года до 3 лет.
Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей. Лицо, ранее оштрафованное за нарушение трудового законодательства, при его повторном нарушении лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).
Постановление о дисквалификации согласно ст. 32.11 КоАП РФ исполняется немедленно путем прекращения договора (контракта) с дисквалифицированным лицом на осуществление им деятельности по управлению юридическим лицом. Кроме того, неповиновение должностного лица законному распоряжению или требованию органа, осуществляющего государственный надзор (контроль), а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 5 до 10 МРОТ; на должностных лиц — от 10 до 20 МРОТ (ст. 19.4 КоАП РФ).
Невыполнение в установленный срок законного предписания органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений законодательства влечет наложение
административного штрафа на граждан в размере от 3 до 5 МРОТ;
на должностных лиц — от 10 до 20 МРОТ;
на юридических лиц - от 100 до 200 МРОТ (ст. 19.5 КоАП РФ).
Непринятие по постановлению органа (должностного лица), рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 3 до 5 МРОТ (ст. 19.6 КоАП РФ).