Бізнес-процеси як основа формування економічної безпеки

Забезпечення економічної безпеки та її складових у сучасних умовах функціонування та розвитку підприємств зумовили об’єктивну необхідність впровадження системи менеджменту, яка дозволяє бізнесу оперативно адаптуватися до змін зовнішнього середовища та внутрішніх деструктивних чинників.

На практиці використовуються цільовий, функціональний та процес ний підходи до формування системи управління підприємством.

Названі підходи виникли в результаті еволюційного розвитку теорії управління і між ними існує тісний взаємозв’язок. Функціональний підхід широко використовувався та приносив очікувані результати за умов індустріального суспільства. Він базується на управлінні наборами функцій, які зосереджені в окремих підрозділах.

У сучасних умовах якісний розвиток бізнесу, досягнення визначеного рівня конкурентоспроможності та економічної безпеки більшою мірою може забезпечити процесно-орієнтований підхід до управління підприємством. Процесне управління – є досить простим і зрозумілим для персоналу підприємства, порівняно легко впроваджується й тиражується по горизонталі й вертикалі шляхом нарощення ієрархій.

Саме концепція процесного управління на сьогодні відображає більш детально декомпозицію всієї системи менеджменту підприємства та його діяльності на основі сукупності бізнес-процесів.

Однак процесний підхід не є протилежністю функціонального. За нього зберігається поділ внутрішнього середовища компанії на функціональні сфери, кожна з яких може розглядатися як укруплений бізнес-процес. У процесній концепції підприємство розглядається як сукупність бізнес-процесів і управління ними. Тому можна виділити ті процеси, які забезпечують максимальну ефективність діяльності (використання персоналу) підприємства та рівень його економічної безпеки.

Враховуючи те, що бізнес-процеси є цілеспрямованою сукупністю взаємозв’язаних дій по перетворенню входів (ресурсів) у виходи (результати), можна швидко реагувати на зміни, насамперед пов’язані із загрозами та нівелювати їх.

Таким чином, це не лише спосіб опису діяльності підприємства, але й дієвий інструмент управління бізнесом і передумова забезпечення економічної безпеки суб’єкта господарювання.

Виокремлення бізнес-процесів передбачає формування переліку їх функцій, меж, відповідальності за виконання операцій і їх взаємодію. Атрибути бізнес-процесу (власник, вхід, вихід, ресурс, зовнішнє середовище, інтерфейс) дають можливість визначити цільові орієнтири результативності бізнес-процесів.

Можна виокремити два аспекти значення бізнес-процесів у забезпеченні економічної безпеки підприємства та її складових. Перший аспект відображає пряму дію процесного підходу, оскільки ґрунтується на таких базових принципах:

· тотальне управління якістю (TQM) на основі циклу безперервного вдосконалення;

· деталізація управління взаємопов’язаними процесами гармонізації інтересів підприємства з інтересами суб’єктів зовнішнього середовища;

· моделювання (бізнес-інжиніринг) процесів;

· моніторинг, автоматизація, регламент бізнес-процесів і управління знаннями на підприємстві за допомогою процесного управління;

· управління за результатами на основі визначення на кожному рівні корпоративної ієрархії цільових показників, як складових стратегічних цілей підприємства.

Таким чином, високоефективне господарювання є запорукою високого рівня економічної безпеки підприємства та її складових.

Другий аспект – процесний підхід дає можливість виділити бізнес-процеси, безпосередньо пов’язані з забезпеченням економічної безпеки, а саме: бізнес-процеси ефективного функціонування служби безпеки, правової захищеності всіх аспектів діяльності підприємства, організації безпеки персоналу, захищеності комерційних інтересів тощо.

Таким чином, високий рівень економічної безпеки та її складових у контексті процесного управління є необхідною передумовою ефективного господарювання та розвитку підприємства (рис. 2.1).

Бізнес-система – це сукупність пов'язаних між собою бізнес-процесів, що реалізуються в межах однієї організаційно оформленої бізнес-одиниці з метою досягнення її цілей.

У процесі життєвого циклу бізнес-системи за рахунок виконання бізнес-процесів здійснюється досягнення певної сукупності цілей. У загальному випадку сукупність цілей має ієрархічний вигляд (дерево цілей) і кожна мета відіграє певну роль. Досягнення цілей здійснюється шляхом виконання відповідного набору бізнес-процесів.

Рис. 2.1. Взаємозв’язок бізнес-процесів забезпечення результативної діяльності підприємства

Реорганізація бізнес-системи – це підхід перепроектування бізнес-процесів у структурному вигляді, що забезпечує збільшення обсягу виробленої, кількість споживачів, а також зменшення вартості витрат виробництва при заданій кількості операцій, їх тривалості виконання та капіталовкладеннях у виробництво. Реорганізація діяльності бізнес-системи здійснюється у два основних етапи. На першому етапі проводиться фіксація поточного стану бізнес системи; визначається цільове спрямування бізнес-системи; розробляється план заходів переходу бізнес-системи з поточного стану в цільовий[2].

Фіксація поточного стану підприємства проводиться шляхом створення інтегрованої функціонально-інформаційно-вартісної моделі, що включає: комплекс функціонально-інформаційних, функціонально-вартісних і імітаційних моделей наявних технологій реалізації бізнес-процесів.

Інструментальним середовищем підтримки створення моделей є програмні пакети функціонально-інформаційного моделювання та аналізу Design/IDEF, функціонально-вартісного моделювання та аналізу EasyABC Plus і функціонально-імітаційного моделювання ServiceModel.[3]

На основі застосування комплексів функціонально-інформаційно-вартісних моделей проводиться:

· аналіз технологій реалізації бізнес-процесів за показниками ефективності;

· аналіз і оцінка інформаційних потоків та документообігу;

· аналіз діяльності структурних підрозділів бізнес-системи;

· формування інформації, яка необхідна для прийняття обгрунтованих рішень щодо їх поліпшення;

· визначення вартості витрат виробництва продукції;

· визначення собівартості виробництва та збуту продукції;

· визначення ефективності застосування засобів автоматизації в структурних підрозділах бізнес-системи;

· виділення функцій, які забезпечують досягнення стратегічних цілей реалізації бізнес-процесів і є найбільш прибутковими;

· виявлення вартісних функцій (витратних центрів) технологій реалізації бізнес-процесів, які не виправдовують затрачених на них коштів;

· розробка ранжируваних переліків (за значеннями показників) технологічних ділянок реалізації бізнес-процесів;

· розробка рангового переліку технологічних ділянок, зміна яких забезпечить покращення значень показників реалізації бізнес-процесів.

Основним чинником, що визначає стан економічної безпеки, є збалансоване управління всіма ризиками у внутрішньому і зовнішньому середовищі відповідно до стратегічних цілей підприємства.

Детальна розробка і контроль досягнення визначених цілей безпеки підприємства є досить важливою складовою частиною процесу забезпечення економічної безпеки, в основі якого лежить процесний підхід до управління, що заснований на загальних закономірностях менеджменту. Це дозволяє об'єднати всі детермінанти забезпечення економічної безпеки підприємства в систему процесного підходу (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Забезпечення економічної безпеки на основі процесного підходу

Процес забезпечення економічної безпеки характеризується як безперервний в системі управління підприємством в контексті стратегії розвитку підприємства. Ефективне використання ресурсів підприємства, необхідне для виконання цілей бізнесу, досягається шляхом запобігання загрозам, негативного спливу на економічну безпеку підприємства і реалізації його основних функціональних цілей.

Виконання кожної з цих умов веде до підвищення економічної безпеки підприємства та істотно впливає на процес досягнення його стратегічних цілей. Крім того, кожна з функціональних цілей має власну структуру підцілей, однією з яких є економічна безпека.

Оскільки економіка неухильно зміщується від переробки матеріальних ресурсів до процесів, заснованих на знаннях, що характерно для постіндустріального суспільства, та ставить нові вимоги до процесу забезпечення економічної безпеки.

Реалізація процесу забезпечення економічної безпеки в стратегії розвитку господарюючого суб'єкта можлива за наявності організаційно-інформаційного апаратного комплексу, який є сукупністю об'єктів організаційної структури, що створює єдину систему. Взаємодія елементів у цій системі здійснюється на базі інформаційних комунікацій, що забезпечує координацію використання всіх її ресурсів. Дане твердження базується на тому, що використання послуг інфраструктури ринку дозволяє: отримувати якісні послуги підприємств, що спеціалізуються на тому або іншому виді діяльності; скорочувати чисельність персоналу внаслідок відмови від виконання тих або інших видів діяльності і передачі їх для виконання стороннім господарюючим суб'єктам (аутсорсінг, аутстафінг); підвищувати рівень спеціалізації підприємства як у виробничій, так і в управлінській сфері завдяки скороченню кількості видів його діяльності.

Стратегічні плани розвитку бізнесу будуються з урахуванням ряду стратегічних намірів, що стосуються зростання ринку, виробничих потужностей і дій конкурентів. Якщо характер і суть стратегічних намірів зміняться, стратегічний план не може бути виконаний в точності, результатом чого може стати зниження економічної безпеки. При недостатньо обгрунтованій орієнтації на зовнішні умови реалізації стратегії, рішення, що приймаються, будуть засновані виключно на вкрай обмежених внутрішньо сфокусованих результатах діяльності, що може також спровокувати зниження економічної безпеки.

Забезпечення економічної безпеки вимагає невідкладного внесення змін в процес реалізації стратегії розвитку бізнесу можливо за наявності відповідної інформаційної системи та системи управління підприємством. Підтримка цього процесу повинна здійснюватися інформаційною системою відповідного рівня. Існуючі системи управління ресурсами підприємства (ЕRР-система) не забезпечують у повній мірі еконономічну безпеку підприємства, так як основне їх призначення – досягнення визначеного рівня ефективності операційної діяльності.

Поєднання процесного та ресурсного управління забезпечує прозорість ведення бізнесу, дає можливість графічно зобразити всі процеси діяльності підприємства, що в свою чергу призводить до ліквідації дублюючих бізнес-процесів.

Метою впровадження процесного управління є підвищення ефективності та результативності діяльності підприємства, а також оптимізації його бізнес-моделі. В еталонній моделі ведення бізнесу планування, бюджетування і звітність повинні адаптуватися до змін, що відбуваються.

Стратегічну систему управління підприємством на довгострокову перспективу можливо побудувати на основі створення ефективного механізму управління, який дозволяв би не тільки планувати та враховувати результати діяльності підприємства, але і оптимально виконував розподіл повноважень та відповідальності між виконавцями функцій щодо забезпечення економічної безпеки.

Система управління бізнесом – це сукупність бізнес-процесів, що виконується підрозділами та посадовими особами підприємства, які мотивуються на досягнення цілей підприємства і наділені необхідними правами, а також несуть відповідальність за результати виконання бізнес-процесів. На сьогодні управління повинне трансформувати основне економічне завдання власників підприємства та його менеджерів у створення організаційних механізмів, які гарантують найменші відхилення в допустимих межах економічної безпеки фактичних значень всіх статей доходів і витрат підприємства від запланованих, а також забезпечення стабільного зростання фінансових результатів та вартості бізнесу. Також систему управління підприємством можна вважати засобом забезпечення економічної безпеки, спрямованої на виявлення та компенсацію ризиків його діяльності.

Основними елементами системи управління за процесами в контексті забезпечення економічної безпеки підприємства є:

· бізнес-об’єкт – об’єкт, що має цінність для внутрішнього чи зовнішнього споживача, як передумова прирощення доданої вартості та ефективного функціонування;

· бізнес-процес – цілеспрямована організаційна діяльність, по перетворенню бізнес-об'єктів та зростанню їх споживчої вартості з врахуванням вимог забезпечення економічної безпеки;

· показник ефективності – параметр, що вимірює ефективність виконання бізнес-процесу чи цінність бізнес-процесу;

· посадова особа – людина, яка приймає участь у виконанні бізнес-процесу, наділена певними правами, несе відповідальність за результат виконання процесу та мотивована на досягнення цілей бізнес-процесу;

· документ – впорядкована сукупність інформації.

Кожен елемент можна розглядати з точки зору впливу на економіку підприємства в цілому та рівень його економічної безпеки. Так, бізнес-об’єкт, як правило має вартість, а бізнес-процес – економічну рентабельність, рівень яких безпосередньо пов’язаний із рівнем економічної безпеки. Описані елементи системи управління гарантують спрямованість, підконтрольність, узгодженість та прозорість виконання бізнес-процесів підприємства та забезпечення його економічної безпеки.

Взаємодія елементів системи управління здійснюється в операційному та стратегічному циклах. В рамках стратегічного циклу управління підприємством, встановлюються контрольні показники його діяльності, розробляються та затверджуються корпоративні норми та правила з урахуванням параметрів забезпечення техніко-технологічної, інтелектуальної, кадрової, інформаційної, екологічної, фінансової, силової складових економічної безпеки. В операційному циклі вирішується задачі підготовки виробництва, виготовлення продукції, збуту, виконується адміністративні та облікові функції.

Сучасна парадигма управління з урахуванням вимог забезпечення економічної безпеки передбачає перегляд сутності та ролі організаційних структур. Організаційну структуру, адаптовану сучасним реаліям функціонування підприємств, можна розглядати як впорядковану сукупність взаємопов’язаних елементів, що знаходяться в оптимально стійких відносинах між собою та забезпечують необхідний рівень організаційної ефективності на основі продуктивної внутрішньої і зовнішньої інтеграції. Виходячи з цього, можна вважати, що ключовими елементами сучасних структур управління є не структурні підрозділи, а взаємозв’язки і взаємовідносини елементів, що забезпечують функціонування підприємства як єдиного цілого, виходячи із загальних місії та цілей. Саме взаємовідносини та взаємозв’язки ключових елементів сучасних підприємств можуть відображати бізнес-процеси.

Для побудови ефективної системи управління необхідно визначити таке взаємовідношення її організаційних елементів, за якого найбільш оперативно та вчасно виконуються вимоги об’єкту управління, а також забезпечується найбільш продуктивна взаємодія із зовнішнім середовищем зі збереженням необхідного рівня економічної безпеки.

Глобальні зміни створюють необхідність переходу до горизонтальної моделі підприємств, оскільки підприємства, які використовують вертикальні моделі, сьогодні не можуть адаптуватися до стрімких змін зовнішнього середовища функціонування та забезпечити свою безпеку.

Основною характеристикою горизонтальної організації є скорочення рівнів ієрархії, розширення діапазону контролю, чітке делегування організаційних повноважень, координація робіт по горизонталі. Ці фактори сприяють структурній децентралізації та спрощенню організаційної структури, створюють необхідні передумови для забезпечення економічної безпеки, а також відкривають можливості для індивідуальної ініціативи і самоконтролю, самостійного прийняття рішень, знижують імовірність передачі неточної і недостовірної інформації, її витоку за межі підприємства. Горизонтальні структури управління підвищують ступінь задоволеності роботи персоналу, забезпечують особистий ріст кожного працівника. Тобто, вони формують новий тип корпоративного мислення, в основі якого лежить філософія системного управління бізнесом і його економічною безпекою.

Відмінною особливістю горизонтальної моделі є залучення для розробки та вирішення завдань персоналом різних структурних підрозділів. Це ліквідує традиційний поділ підприємства, на основі ізольованої підсистеми з власними цілями та інтересами. Основою функціонування горизонтальних моделей є ефективна командна взаємодія персоналу, що дозволяє максимально повністю використовувати всі ресурси підприємства та внутрішні можливості для досягнення стратегічних цілей і параметрів економічної безпеки.

Якщо компанія побудує свою процесну горизонталь на основі сукупності бізнес-процесів, а її організаційна структура так і залишиться фрагментованою (буде складатися із різних не пов’язаних між собою функцій), то основний бізнес-процес так і залишиться подрібнений, тобто буде «обриватися» в підрозділах.

В моделях нового типу першочергового значення набувають такі характеристики, як креативність, вільний пошук рішень, інноваційність, профілактика ризику, гнучкість та ситуаційність. Ліквідується бюрократичний підхід до організації праці персоналу та жорстка регламентація робіт, що сприяє забезпеченню інтелектуальної та кадрової складових економічної безпеки. В сумі, всі ці фактори створюють основу для формування конкурентних переваг і підвищують конкурентоспроможність підприємства та його безпеки.

Моделювання бізнес-процесів забезпечує визначений рівень економічної безпеки за рахунок:

· «прозорості» всіх господарських операцій, що дозволяє побачити реальну картину того, як функціонує підприємство, на основі взаємодії існуючих бізнес-процесів;

· можливості аналізувати ймовірні наслідки «збоїв» на тому або іншому етапі виконання робіт, вчасного знаходження та виправлення виявлених відхилень;

· забезпечення створення передумов до швидкої адаптації, моніторингу й поліпшення керування підприємством.

Таким чином, метою моделювання бізнес-процесів у процесі забезпечення економічної безпеки є: створення реальної картини функціонування підприємства й процесів, що відбуваються в ньому; виявлення поточних проблем і можливостей їхнього вирішення; створення бази для динамічного розвитку суб’єкта господарювання. Моделювання бізнес-процесів зумовлює можливість максимально наблизитись до дійсності, вибирати й перевіряти шляхи поліпшення, швидко реагувати на загрози безпеці бізнесу. Моделювання бізнес-процесів починається зі створення самої бізнес-моделі. Створити модель бізнес-процесу означає:

· визначити керівника бізнес-процесу;

· визначити межі бізнес-процесу (межі відповідальності й повноважень керівника бізнес-процесу);

· визначити входи й постачальників бізнес-процесу;

· визначити виходи й клієнтів бізнес-процесу;

· визначити ресурси, необхідні для виконання бізнес-процесу (перебувають у розпорядженні керівника процесу);

· описати технологію виконання бізнес-процесу;

· розробити показники, за якими оцінюється бізнес-процес, його результативність і рівень задоволеності клієнтів бізнес-процесу;

· описати роботу керівника бізнес-процесу щодо проведення аналізу й обґрунтування напрямів його вдосконалення.

Модель бізнесу будь-якої компанії складається із сукупності окремих бізнес-процесів, і від того, наскільки вони ефективні, залежить успіх бізнесу в цілому та рівень його економічної безпеки. На підприємствах, побудованих за функціональним принципом, працівники наділені відповідальністю за діяльність підрозділів, але ніхто з них у повній мірі, при відсутності процесного управління, не несе відповідальності за те, щоб процеси були якісно і вчасно виконані та забезпечували адекватний рівень економічної безпеки.

Використовуючи інструменти, наведені в таблиці 2.4, підприємство може сконцентрувати свої зусилля на становленні і розвитку процесів управління економічною безпекою, а також вибрати найбільш оптимальне BPM-рішення (Business Process Management – менеджмент бізнес-процесів), що підтримує управління даними процесами в режимі реального часу.[4] Реалізація стратегічного плану вимагає уміння розподіляти інформацію про виконання цілей, завдань, стратегічних і тактичних дій і забезпечення інформаційної складової економічної безпеки. В процесі складання планів необхідно передбачити можливість оцінювання дії ринкових чинників, передбачати ринкові тенденції та вплив можливих дій конкурентів на рівень економічної безпеки підприємства.

Для цього необхідно мати можливість аналізувати альтернативні організаційні структури, моменти виникнення необхідності та доцільності залучення фінансових інвестицій або вкладенні наявного капіталу. Реалізація стратегії залежить від ефективності управління розвитком бізнесу з позиції його економічної безпеки. Це можливо за наявності організаційно-інформаційного апаратного комплексу, контури якого визначаються процесною організаційною архітектурою та інформаційною комунікаційною платформою.

Таблиця 2.4