Методологічна база адміністративного менеджменту

В даний час є величезна кількість прийомів і методів підвищення продуктивності праці «білих комірців» (до яких відносяться і адміністративні менеджери – державні службовці), які з успіхом застосовуються на практиці: вимір роботи конторських працівників, розрахунок нормативів потреби в кадрах (по чисельності і по фонду заробітної плати), спрощення документообігу, вивчення безпосередніх витрат часу, використання статистичних методів для визначення нормативів за допомогою регресивного аналізу, аналіз накладних витрат, системи нормативів часу для основних елементів, вибіркове вивчення робочих завдань, методи раціонального комплектування кадрів, управління за цілями, організаційний аналіз, кружки якості, постановка цілей, удосконалювання методів, вартісний аналіз управлінських функцій, аналіз інфраструктурних функцій, аналіз трудових ресурсів і т.д.

Кожний з цих методів, як відзначається в [55], дає гарні результати при застосуванні в даних конкретних умовах, однак спроби використовувати подібні прийоми в інших умовах і інших організаціях усякий раз виявляли їхню обмеженість. Кожен метод дозволяє розглянути лише один аспект загальної проблеми; при цьому, як правило, не враховуються належною мірою особливості конкретних організаційних умов, а також можливості застосування інших методів, вибірково або в сукупності, у загальному методологічному підході, що відбиває всю широту проблеми продуктивності «білих комірців» у конкретній організації і даному підрозділі.

З метою розвитку методологічної бази адміністративного менеджменту і вибору з неї тих методів, що найбільшою мірою підходять для того або іншого випадку і наступної їхньої адаптації до нестатків конкретної організації, доцільно розглянути організацію не тільки як сукупність окремих працівників і всіх тих елементів, що сприяють або заважають росту економічності й ефективності праці, але і як сукупність різних структур, від яких безпосередньо залежить доцільність результатів праці кожної окремої людини з погляду всієї організації. Для цього необхідно послідовно вивчити всі структурні елементи організації: організаційну структуру, структуру робочих функцій, структуру обміну послугами, інформаційну структуру, ресурсно-технологічну структуру, структуру трудових ресурсів. На рис. 2.3 представлена система структурних елементів організації в рамках адміністративного підходу.

В процесі розгляду організаційної структури можна виділити два підходи: зжатий організаційний аналіз та конкретні постановки особистих цілей і завдань перед виконавцями. Ці два підходи скеровані на виявлення зв’язків між особистим внеском співробітників і головним завданням організації. Зжатий організаційний аналіз дозволяє підійти до вирішення цієї проблеми як би „зверху донизу”, починаючи з „верху” організаційної структури і послідовно переходячи до більш низьких її рівнів. Конкретні постановки особистих цілей і завдань перед виконавцями мають скерованість „знизу”. При цьому „відправним пунктом” є виконавці, їх цілі і завдання. Потім робиться перехід до більш високих рівнів ієрархії, який замінюється зворотним рухом „униз”. Обидві підходи взаємозамінні і можуть використовуватися як одночасно, так і поодинці.

Рис. 2.3. Система структурних елементів організації в рамках адміністративного підходу

Структура робочих функцій утворює, власне кажучи, функціональну організацію. Кожна з виявлених функцій втілена у відповідній частині формальної організації, причому кожен підрозділ, як правило, відповідає за виконання однієї або декількох функцій. Виконання запропонованих функцій звичайно вимагає їхньої розбивки на підфункції. Виконання під функцій вимагає ідентифікації необхідних видів діяльності (посад), складання переліку задач, операцій і дій, що входять у кожен вид діяльності. Звичайно виконавці безпосередньо асоціюються з визначеними посадами, задачами, операціями і діями, тоді як їхній зв'язок з функціями, підфункціями і видами діяльності рідко буває прямий і явний.

Структура робочих функцій виводиться з функціонально-організаційної частини попередньої структури, тобто організаційної структури (рис. 2.3).

Ця структура є основою для наступних аналітичних підходів:

1. Вимір трудових ресурсів, виділюваних на виконання конкретних операцій, робіт і завдань на основі нормативів продуктивності, установлених для цих завдань, робіт і операцій. – підхід «знизу нагору».

2. Вимір трудових ресурсів, виділюваних на виконання завдань, робіт і підфункцій (проектів) за допомогою прогнозної формули, виведеної статистично, - проміжний підхід.

3. Вимір трудових ресурсів, виділюваних на виконання підфункцій і функцій загальних для всієї організації, при цьому оцінка будується виходячи з причин робіт, - підхід «зверху вниз».

Застосування конкретного підходу повинне враховувати характерні риси праці «білих комірців» (державних службовців) і працівників розумової праці.

На думку закордонних фахівців [55], уваги заслуговують усі три підходи, однак розглядати їх з точки зору можливості застосування слід в зворотному порядку – починаючи з виміру функціональних видів діяльності і кінчаючи нормуванням робіт.

Як відзначається в [55], багато організацій, що домоглися значних успіхів в області підвищення продуктивності, широко використовують у своїй діяльності інструменти і поняття, запозичені з економічної теорії ринку і підприємства. Кожен структурний підрозділ стає при цьому самостійною одиницею, що володіє значною оперативною автономією, центром витрат, прибутку і відповідальності. Він «купує» товари і послуги в інших підрозділах і «продає» свої товари і послуги. При цьому очікується, що кожен підрозділ бере участь у конкуренції і забезпечує своє виживання за рахунок прибутку. Часто допускається навіть покупка товарів і послуг «на стороні», якщо це більш вигідно, чим у себе в організації. Такого роду експерименти найчастіше проводяться в підрозділах, що здійснюють основну діяльність, і підкріплюються внутрішніми трансферними цінами і стандартними системами розрахунку витрат.

Підхід до адміністративної діяльності з точки зору обміну послугами з методологічної точки зору є розвитком формальної організації. Вона надає можливість виявити і оцінити послуги, що надаються і споживаються кожною організаційною одиницею, і включає наступні елементи: попит, послуги, що споживаються, послуги, що надаються, відношення „затрати – вигоди”.

Як видно з рис. 2.3, основні вертикальні структурні елементи організації забезпечуються горизонтальними структурами: інформаційною, технологічною і людських ресурсів.

Інформація – це сигнали, що дозволяють організації функціонувати. Адміністративний підхід розглядає в першу чергу формалізовані інформаційні системи і процедури, що представляють собою прийняті способи правильної обробки інформації, підготовки і використання звітності і функціонування систем.

Системи або процедури можуть бути реалізовані вручну або з застосуванням у різному ступені засобів автоматизації або комп'ютеризації. У будь-якому випадку, як вважають закордонні фахівці [55], єдине призначення всякої системи або процедури – допомога виконавцям у роботі. Надзвичайно важливо, щоб роботі кожного виконавця виявлялася ефективна підтримка, щоб ця робота була доцільна з точки зору головної задачі організації і її цілей і щоб інформаційні системи або процедури були внутрішньо ефективні і добре продумані. Для цього слід утягувати користувачів інформаційних систем до розробки систем і процедур.

До технічних засобів, що полегшують роботу «білих комірців» (державних службовців), відносяться диктофони, міні-комп'ютери, програми обробки текстів, засоби для проведення телеконференцій, автоматизовані і безпаперові системи, нові методи устаткування робочих місць і службових приміщень.