На развитие ИТО автоматизации развития ИТО ности развития

ИТО

ЭТАП IV. ПОДГОТОВКА ТЕКСТА ЦЕЛЕВОЙ ПРОГРАММЫ ЭТАП IV. ПОДГОТОВКА ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ

ЗАПИСКИ К ЦЕЛЕВОЙ ПРОГРАММЕ ЭТАП IV. ЗАЩИТА ЦЕЛЕВОЙ ПРОГРАММЫ

РАЗДЕЛ III

УПРАВЛЕНИЕ ТАМОЖЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

ГЛАВА

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ ПОДХОД К УПРАВЛЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

13.1. КЛАССИФИКАЦИЯ ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ. СУЩНОСТЬ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО ПОДХОДА К УПРАВЛЕНИЮ

В управлении государственными органами важнейшее место зани­мают функции управления, так как они раскрывают сущность и содер­жание управленческой деятельности на всех уровнях управления. По­этому разработку организационных структур управления, применение методов и технических средств управления, подбор, подготовку и рас­становку кадров следует осуществлять с учетом состава и конкретного содержания функций управления.

В наиболее общей форме функция управления определяется как вид деятельности, с помощью которой субъект управления оказывает воз­действие на управляемый объект.

Возникновение функций управления — результат разделения и спе­циализации труда в сфере управления. Образование системы функ-

Г/шна 13. Функциональный подход к управлению деятельностью...

кий — необходимый процесс, порождаемый сложностью и разнообра-шем служебной деятельности и управления ею.

Концепция функционального разделения управления основывает­ся на положении, что функции управления объективны и постоянны по отношению к их исполнителям.

Большинство авторов-специалистов по управлению под функцией управления понимают сложную деятельность, характеризующуюся определенной однородностью и стабильностью воздействий на объект и субъект управления, в результате которых осуществляется уравнове­шение данной системы со средой в процессе преобразования послед­ней. Функция управления — это вид управленческой деятельности и обязанность.

Признаками функций управления, как правило, являются: объектив­ность, конкретность, целенаправленность, стабильность и повторяе­мость, обособленность и самостоятельность, составная, специализиро-памная часть управленческой деятельности, единство и однородность содержания, продукт процесса разделения и специализации управлен­ческого труда.

Состав функций управления естественно сложился в практике управ­ления различными видами деятельности и включает¹:

• функцию планирования деятельности;

• функцию организации выполнения планов;

• функцию регулирования реализуемых процессов.

В современной теории управления такие функции объединяются и «триады» и в «пирамиды» управления. Первые отражают интеграль­ный подход к классификации функций и составляют сущность управ-исиия и руководства в любой сфере деятельности, вторые — струк­турируют и детализируют функции управления и критерии качества реализации каждой функции.

Следует отметить, что состав функций управления не зависит от иида деятельности. Вид деятельности в этом случае является объектом управления и, естественно, вносит определенное разнообразие в мето­ды и технологии реализации функций управления.

При устойчивой стабильности состава общих функций управления методы их реализации постоянно претерпевают изменения, вызван­ные научно-техническим прогрессом

¹ Барам шн С. В.Функции управления в таможенном деле (проблемы качества процессов Ирезультатов): Монография. **М.: Иад-во РТА, 2009.

Раздел III. Управление таможенной деятельностью

«Триады управления». Управление как вид деятельности, от больших до малых дел, все состоит из функций планирования, организации и регулирования, совокупность которых можно определить как «триады управления».

Например, функция организации не может быть выполнена без та­ких действий, как:

• планирование разработки технологий реализации планов, орга-
низационной структуры обеспечения выполнения планов, си­
стемы обеспечения деятельности всеми видами ресурсов, про­
изводственной операционной системы, системы активизации
персонала и его мобилизации на выполнение плановых заданий;

• организация разработки технологий реализации планов, орга­
низационной структуры обеспечения выполнения планов, си­
стемы обеспечения деятельности всеми видами ресурсов, про-

изводственной операционной системы, системы активизации

персонала и его мобилизации на выполнение плановых заданий;

• регулирование процессов разработки технологий реализации
планов, организационной структуры обеспечения выполне­
ния ния планов, системы обеспечения деятельности всеми видами

ресурсов, производственной операционной системы, системы активизации персонала и его мобилизации на выполнение пла­новых заданий, учета результатов деятельности, контроля каче­ства, анализа причин отклонений от плана, разработки коррек­тирующих и предупреждающих воздействий и их реализации. Взгляд на функции управления как на «триады управления» пока­зывает, что не может быть в «чистом виде» функций планирования, организации и регулирования. В управлении деятельностью любого подразделения или работника на любом уровне иерархии всегда при­сутствуют все функции управления. Это необходимо учитывать при организации управленческой деятельности (рис. 13.1).

«Триады управления» могут быть формализованными, т. е. выра­женными в определенных носителях информации (планах, програм­мах, технологических процедурах, нормативных документах), продол­жительными по времени их реализации или устными и оперативными. Очевидно, что сущность «руководства», выделяемого отдельными ав­торами в особый вид управления, заключается в оперативном исполь­зовании «триад управления» для обеспечения фактического выполне­ния намеченной работы в реальном режиме времени.

«Пирамида управления». Анализ элементов общих функций управле­ния показывает, что функция планирования содержит 3 элемента, функ-

Объект управления (технологическая процедура)

Рис. 13.1. «Триады управления»

ния организации — 5 элементов и функция регулирования — 7 элемен-1ом. Их можно представить в виде плоской пирамиды (рис. 13.2).

Для обеспечения качественного выполнения элементов общих функций управления необходимо по каждому из них определить кри­терии (показатели) качества, разработать методы обеспечения (дости­жения) этих критериев и методы их оценки.

В соответствии с положениями теории управления качеством ба-юпые элементы общих функций управления можно детализировать и раскрыть за счет представления каждого из них в виде трех этапов обеспечения качества:

• разработка показателей качества реализации функции;

• разработка методов обеспечения качества реализации функции;

• оценка качества реализации функции.

Такой прием позволяет перейти от плоской пирамиды управления К более детальной и алгоритмизированной — пространственной. В ре-чультате пространственная пирамида управления (рис. 13.3) содержит 45 ячеек, полностью охватывающих все этапы управления любым ви­дом деятельности.

Каждая ячейка «пространственной пирамиды управления» предпо-пагает определенный состав процедур по реализации конкретной ча­сти функции управления с учетом обеспечения качества результатов деятельности.

Раздел III. Управление таможенной деятельностью

Глава 13. Функциональный подход к управлению деятельностью...

Рис. 13.3. Пространственная пирамида управления

Для успешного освоения в таможенной службе теоретических основ управления качеством таможенной деятельности необходимы серьез-пая работа по профессиональной подготовке персонала таможенных органов, созданию условий для его активизации и личная заинтере­сованность высшего руководства таможенной службы и руководства таможенных органов в этом вопросе, понимание ими значения про­блемы качества процессов и результатов деятельности таможенных органов и стремление лично возглавить ее реализацию.

13.2. ФУНКЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Планированиедеятельности объекта управления предполагает опре-
целение целевой функции управления, формулирование этапов рабо­
ты и промежуточных результатов, приближающих объект управления
к запланированной цели. В ходе процесса планирования руководство
определяет цели и сообщает их членам организации. Этот процесс
представляет собой мощный системообразующий фактор, так как он
дает возможность членам организации осознать себя единой коман­
дой, объединенной общей целью.

Функция планирования состоит из следующих этапов:

Раздел III. Управление таможенной деятельностью

Гяава 13. Функциональный подход к управлению деятельностью...

' анализ состояния объекта планирования;

• прогнозирование развития объекта планирования;

• разработка стратегических, тактических и оперативных планов.
При планировании, а также в процессе организации и регулирова­
ния деятельности руководители на определенных этапах принимают
решения. Решение является завершающим актом процесса планиро­
вания, когда некоторый результат предварительной плановой работы
закрепляется устно или письменно в виде утверждаемого плана и пе­
редается для исполнения подчиненным работникам или структурным
подразделениям.

Завершающей фазой работы по принятию решения (плана) явля­ется установление механизма обратной связи для контроля за ходом реализации плана и оценки результатов деятельности.

Анализ состояния объекта планирования. Анализ состояния объекта деятельности осуществляется в следующей последовательности:

• определение цели анализа;

• выбор характеристик объекта для проведения анализа;

• установление состава подразделений и должностных лиц, вклю­
чаемых в сферу анализа;

• разработка методической схемы анализа объекта управления
и организация взаимодействия участников процесса анализа;

• сбор за ряд лет статистических данных, всесторонне характери­
зующих состояние объекта в соответствии с методом их обра­
ботки и положение анализируемого объекта относительно кон­
курирующих с ним аналогичных объектов;

• выбор метода обработки исходных данных для достижения цели
анализа;

• обработка полученных данных в соответствии с выбранным ме­
тодом, представление их в виде таблиц, графиков или функцио­
нальных связей;

• подведение итогов анализа.

При анализе состояния объекта управления должен быть дан ответ на шесть классических вопросов: что, кто, во взаимодействии с кем, как, где, когда. Они дают, практически, полное представление об объ­екте деятельности и управлении им. Отвечая на эти вопросы, субъект управления уясняет:

• что делается и почему, чем обосновано содержание изучаемых
функций, какие критерии объекта деятельности должны быть
обеспечены в процессе работы, уровень соблюдения этих кри-

териев, в чем заключаются отклонения от установленных тре­бований;

• кто выполняет функции и почему, уровень квалификации ис­
полнителей, правильность распределения функций между ис­
полнителями с учетом их профессиональных, физических и ин­
теллектуальных особенностей;

• во взаимодействии с кем выполняются функции и почему, в чем
заключается сущность взаимодействия, характеристики пар­
тнеров по работе, наличие фактов нарушения взаимодействия
с конкретными исполнителями или подразделениями при вы­
полнении определенных функций;

• как выполняются функции и почему, имеются ли документиро­
ванные процедуры и соответствующее технологическое осна­
щение, предусмотрены ли контрольные операции на начальном
этапе, в процессе работы и по ее завершении;

• где выполняются функции и почему, правильно ли распределе­
ны функции по подразделениям организации, в каких условиях
они выполняются;

• когда выполняются функции и почему, обоснованы ли сроки
выполнения функций, обеспечивают ли они своевременность
получения результатов.

Ответы на эти вопросы с использованием различных методов ана­лиза состояния объекта управления частично решают задачу самооб­следования системы управления организацией.

В процессе анализа объекта планирования и выбора состава пока-штелей для прогнозирования и планирования необходимо учитывать сю особенности и многокритериальность, которые могут заключаться и следующем:

• возможности самостоятельного формирования целей деятель­
ности и способности к самоорганизации;

• зависимости объекта планирования от многочисленных поли­
тических, социальных и экономических факторов;

• высокой неопределенности исходных данных и невозможности
прогнозирования всех факторов;

• пороге сложности решаемых задач, определяющемся ограни­
ченными возможностями человека;

• факторе времени, связанном с быстрым старением информации;

• стохастичности развития объекта планирования.

Раздел III. Управление таможенной деятельностью

Глава 13. Функциональный подход к управлению деятельностью...

Субъект управления, поручая группе специалистов проведение ана­лиза объекта управления, определяет требования к глубине ретроспек­ции, составу анализируемых показателей, составу базы для сравнения и достоверности результатов анализа. Специалисты, осуществляющие анализ, выбирают методы анализа, обеспечивающие необходимую до­стоверность результатов, и выполняют его, соблюдая установленные требования.

Качество выполнения функции анализа объекта управления можно оце­нить, используя следующие показатели:

• системность выполнения анализа состояния объекта планиро­
вания в соответствии с требованиями заказчика;

• наличие методики и методической схемы анализа объекта управ­
ления;

• уровень использования электронных программных средств;

• уровень использования современных экономико-математиче­
ских методов анализа;

• величина абсолютной и относительной ошибки результатов ана­
лиза;

• степень достижения цели анализа.

Дополнительно для косвенной оценки качества процедур анали­за могут использоваться характеристики компетентности персонала, осуществляющего анализ — опыт участия в работах по анализу объекта управления, соответствие профессионального образования целям ана­лиза, наличие сертификатов о повышении квалификации в целевых семинарах.

Показатели, принятые для оценки качества процессов и результа­тов анализа, должны быть обеспечены соответствующими методиче­скими, организационными и материальными средствами. Для этого по каждому показателю должна быть проведена оценка методики и методической схемы анализа с единственным вопросом — можно ли при данных условиях достигнуть необходимый уровень качества ана­лиза. При возникновении сомнений методика и ее организационное и материально-техническое обеспечение должны быть улучшены или снижен уровень требований к результатам анализа.

Прогнозирование развития объекта планирования. Прогнозирование развития объекта на основе результатов анализа может быть кратко­срочным или долгосрочным в зависимости от цели планирования.

В практике управления организациями и их подразделениями исполь­зуются прогнозы в основном на ближайшую перспективу — до пяти лет.

Традиционные методы прогнозирования на такую перспективу основа­ны на экстраполяции характеристик объекта управления. Применение же для таких целей сложных теорий социально-экономических циклов, жономико-математических и имитационно-эвристических моделей практически нереально.

В то же время необходимо оценивать качество прогнозирования для того, чтобы была возможность разрабатывать на основе прогнозов ре­альные стратегические и тактические планы.

Обычный алгоритм прогнозирования состоит из следующих этапов:

• определение состава основных характеристик объекта управле­
ния, которые могут в дальнейшем выступать в качестве плано­
вых показателей;

• определение состава факторов, влияющих на изменение основ­
ных характеристик объекта управления;

• исследование корреляционных или функциональных связей
основных характеристик объекта управления с влияющими на
них факторами;

• определение закономерностей и тенденций изменения факто­
ров на прогнозируемый период;

• вычисление тенденций изменения характеристик объекта управ­
ления на основе выявленных закономерностей, корреляционных
или функциональных связей;

• сопоставление тенденций изменения прогнозируемых характе­
ристик с передовым уровнем развития аналогичных объектов;

• оценка возможных инновационных нововведений в развитии
объекта прогнозирования в рассматриваемый период и их влия­
ния на тенденции изменения прогнозируемых характеристик;

• обоснование количественных и качественных результатов про­
гноза развития объекта управления по совокупности основных
прогнозируемых характеристик.

В качестве показателей качества процессов и результатов прогнози­рования могут применяться:

• полнота учета факторов, оказывающих влияние на тенденции
развития объекта прогнозирования;

• наличие установленных функциональных или корреляционных
связей характеристик объекта прогнозирования с факторами,
влияющими на его развитие;

• наличие вариантов прогноза и уровень разброса его результатов;

Раздел III. Управление таможенной деятельностью

Глава 13. Функциональный подход к управлению деятельностью...

• оценка ошибки прогноза;

• уровень достоверности прогноза.

С целью достижения установленных характеристик прогноза его организаторы должны подвергнуть анализу методику прогнозирова­ния и принять решение, возможно ли с использованием данной мето­дики получить обоснованные результаты.

Разработка стратегических, тактических и оперативных планов. Стратегическое планирование представляет собой набор решений, которые определяют долгосрочные перспективы развития организа­ции или вида деятельности и достижение долгосрочных целей. Долго­срочный перспективный план определяет, исходя из сильных и сла­бых сторон организации, изменения в характере деятельности, видах и источниках ресурсов, адаптацию организации к внешней среде и изменения во внутренней структуре. Стратегический план придает ор­ганизации определенность и индивидуальность, что позволяет ей осу­ществлять целенаправленную кадровую и экономическую политику.

С целью реализации стратегических (долгосрочных) планов разра­батываются более конкретные тактические (среднесрочные) и опера­тивные (годовые, квартальные) планы.

Основой для разработки планов организации и ее подразделений являются результаты прогнозирования, установки вышестоящих орга­низаций (подразделений) и решение проблем несоответствия резуль­татов деятельности установленным требованиям.

Характеристики, включаемые в планы, могут иметь конкретные аб­солютные или относительные значения — индикаторы изменения.

Широкое распространение получили различные модели планиро­вания и принятия управленческих решений (математические, анало­говые, физические и др.). Это обусловлено тем, что модели позволя­ют упростить сложные проблемы в реализации функций управления и получать более объективные варианты решений. Наибольшее рас­пространение получили модели теории игр, теории очередей, управле­ния запасами, модели линейного программирования, имитационные модели, модели экономического анализа и др.

Необходимо обратить внимание, что любые планы должны быть, прежде всего, комплексными и сбалансированными. В планах долж­ны найти место задания по систематической актуализации политики организации в области своей деятельности. Для этого должен быть предусмотрен периодический анализ удовлетворенности потребителя с точки зрения профессиональных стандартов и этики коммерческого взаимодействия, разработка мер по повышению качества продукции

и услуг, учитывающих возрастающие требования общества и непо­средственного потребителя и необходимость повышения эффектив­ности деятельности.

Это предполагает необходимость учета при разработке стратегиче­ских, тактических и оперативных планов развития объекта управления следующих условий:

• целенаправленность плана;

• обеспечение сбалансированности всех элементов деятельно­
сти — средств труда, предметов труда, персонала и документа­
ции (законодательной, нормативно-технической, технологиче­
ской и организационно-распорядительной);

• реальность плана.

Качество ведомственных (в частности, таможенных) стратегиче­ских, тактических и оперативных планов может определяться на осно-пс следующих показателей:

• соответствие значений планируемых показателей таможенной
деятельности стратегии развития экономики страны;

• уровень влияния на обеспечение конкурентоспособности на­
циональной экономики;

• планируемая полнота сборов таможенных платежей, выражен­
ная через отношение ожидаемых поступлений платежей в бюд­
жет к теоретически возможной сумме платежей за планируемые
объемы внешней торговли;

• планируемый уровень защиты населения и природной окружа­
ющей среды от ввоза вредной, опасной и некачественной про­
дукции и услуг;

• организационный и технический уровень технологий реализа­
ции государственных таможенных функций и их соответствие
международным стандартам.

Планирование детальности таможенных органов. В таможенных ор-гинах в результате планирования вырабатываются организационные начала предстоящей деятельности. В ходе планирования определя­ются цели повседневной деятельности и (или) направления модер-шпации (развития) таможенных органов; определяются задачи и раз­рабатываются методы достижения поставленных целей; планируются мероприятия, темп движения к поставленным целям и материальные источники, обеспечивающие это движение.

Планирование деятельности таможенных органов предполагает ре­шение следующих типовых задач: выработка цели, прогнозирование,

Раздел III. Управление таможенной деятельностью

Глава 13. Функциональный подход к управлению деятельностью...

моделирование и программирование. Перечисленные задачи решают­ся на всех уровнях управления таможенными органами и соответству­ют установившимся циклам их функционирования (деятельности) и рассматриваемому плановому периоду (стратегическому (перспектив­ному) периоду, текущему (годовому, квартальному и месячному) пе­риоду и оперативному (суточному) периоду).

При планировании деятельности таможенных органов широко при­меняются разнообразные планы и процедуры планирования.

Таможенные органы выполняют различные виды деятельности. За­дачи, решаемые ими, требуют неодинакового времени, ресурсов, раз­личны по уровню компетенции. Поэтому в своей деятельности тамо­женные органы используют не один вид планов, а систему (рис. 13.4).

В зависимости от уровня и горизонта планирования и от того, как сочетаются замысел и средства его достижения, различают:

• стратегические планы (разрабатывает центральный аппарат
(ЦА) ФТС России);

• тактические планы (разрабатывают РТУ);

• оперативные планы (разрабатывают таможни, таможенные по­
сты);

• планы совместной работы и личные планы (разрабатывают ру­
ководители подразделений, должностные лица).

При формировании стратегии методы достижения цели рассма­триваются довольно обобщенно. Такой подход дает большую свободу действий и предполагает разные тактические варианты достижения главной цели.

Стратегические цели являются прерогативой ФТС России и имеют, как правило, долгосрочный горизонт планирования. Они формулиру­ются в первую очередь. Стратегий может быть несколько, они могут реализовываться одновременно в различных сферах и областях, на­пример в области подготовки кадров, организации и технологии та­моженного оформления и контроля товаров, оптимизации системы таможенных органов. Сложность состоит в определении приоритетов целей. Затем вырабатываются среднесрочные и краткосрочные цели для обеспечения долгосрочных целей. Тактикой называют кратко­срочные стратегии.

Тактику разрабатывают в развитие системы. В то время как стра­тегия почти всегда разрабатывается на высших уровнях руководства, тактика часто вырабатывается на уровне руководства среднего звена. Тактика рассчитана на более короткий отрезок времени, чем страте­гия. Результаты стратегии могут быть полностью отражены только по

истечению нескольких лет, тактические результаты, как правило, про-ннлиются очень быстро и легко соотносятся с конкретными действия­ми и средствами их достижения.

Долгосрочные цели по основным направлениям таможенного дела отражают стратегический план развития таможенной службы (напри­мер, стратегия ФТС России, целевая программа развития (модерниза-

Раздел III. Управление таможенной деятельностью

Глава 13. Функциональный подход к управлению деятельноостью...

ции) таможенных органов и т. п.). Формирование долгосрочных (стра­тегических) целей согласовывается с разработкой концепций.

При этом под концепцией развития следует понимать систему взгля­дов на будущее состояние и роль таможенной службы, единый опре­деляющий замысел ее развития. Стратегический план — это система мероприятий, направленных на реализацию концепции развития тамо­женной службы.

Тактический план развивает идею стратегического плана, дополня­ет систему его мероприятий конкретными заданиями, показателями необходимых ресурсов. В нем установлены сроки исполнения меро­приятий и ответственные службы, обозначен ожидаемый эффект.

Одним из стратегических направлений развития таможенных орга­нов в современных условиях является повышение роли таможенной службы как регулятора внешней торговли.

Оперативные планы разрабатываются в таможнях (в том числе ты­ловых) и региональных таможенных управлениях. Как правило, по времени они приближены к событию. Это могут быть планы закупки предметов снабжения, планы проведения текущего или капитально­го ремонта, планы размещения заказов на производство технических средств таможенного контроля и их поставки.

В зависимости от длительности периода, в течение которого пред­
полагается решить поставленные задачи, планы могут быть: ,

• долгосрочными (5 и более лет);

• среднесрочными (от 1 до 5 лет, обычно 2—3 года);

• текущими (до I года).

В зависимости от характера решаемых задач в системе ФТС России разрабатываются:

• организационные планы;

' • целевые программы развития;

• планы-задания по перечислению таможенных платежей.
Организационные планы составляют в целях упорядочения теку­
щей деятельности, наилучшего выполнения таможенными органами
их функций, а также для контроля и координации работ по подготовке
и реализации планов.

В таможенной службе Российской Федерации применяют различ­ные виды организационных планов.

На уровне ФТС России и РТУ разрабатывают план
организации мероприятий (на год, месяц), календарный план
работы (намесяц,квартал);

• работы коллегии ФТС России или РТУ (на! полугодие);

• командировок для аппарата ФТС России (ьна квартал);

• проведения научных исследований (ГНИВЩ);

• обучения должностных лиц (годовой).
На уровне таможни разрабатывают план:

• организации мероприятий;

• комплексных и целевых проверок участников внешнеэкономи­
ческой деятельности (на календарный год));

• работы начальника отдела, личный план рработы государствен­
ного гражданского служащего, сотрудника» или работника;

• повышения квалификации кадров.

Целевые программы развития направлены на у/лучшение материаль­но-технической и социальной базы таможенных* органов, подготовку кадров, оснащение таможенных органов техничесскими средствами, со­вершенствование информационных систем.

Планирование работы ФТС России по основн1ым направлениям де­ятельности осуществляется на основе: «Посланияя Президента Россий­ской Федерации Федеральному собранию Российской Федерации»; «Бюджетного послания Президента Российскоэй Федерации Феде­ральному собранию Российской Федерации»; пррограммы социально-экономического развития Российской Федеращии на среднесрочную перспективу и плана действий Правительства Российской Федерации по ее реализации; Сводного доклада о результатам и основных направ­лениях деятельности Правительства Российской Федерации; планов заседаний Правительства Российской Федерацми; нормативных пра­вовых актов Российской Федерации и Минэкономразвития России. Отдельные положения названных документовз получают развитие в концепциях, разрабатываемых ФТС России.

Планы-задания направлены на реализацию таможенными органа­ми экономической (фискальной) функции. Этикми планами для тамо­женных органов устанавливаются суммы перечшсления таможенных пошлин и сборов в доход федерального бюджета].

Планирование приобретает смысл тогда, коша планы реализуются. Обозначенные цели, предполагаемые результаты! являются важнейши­ми компонентами эффективного планирования,, но они сами по себе не обеспечивают реализацию плана. Необходим механизм обеспечения плановых мероприятий и ресурсы в расчетном обтьеме в точное время.

Основные планируемые результаты следует отражать по каждой функции (каждому направлению деятельности)) таможенной службы

Раздел III. Управление таможенной деятельностью

Глава 13. Функциональный подход к управлению деятельностью...

внатуральном выражении или стоимостных показателях (таможен­ные платежи). По возможности должны быть раскрыты используемые для достижения указанных результатов ресурсы: численность лично­го состава; бюджетные расходы; технические средства таможенного контроля (ТСТК); объемы закупок материальных ресурсов; стоимость и мущества ил и другие.

Наиболее распространенной количественной мерой ресурсов яв­ляется денежная мера. Возможно также для характеристики объекта, по которому составляется бюджет, при расчете необходимых ресурсов применять единицы времени (часы), показатели трудозатрат (человеко-часы) или просто натуральные показатели (площадь, кв. м; единицы технических средств). Выражение ресурсов и результатов в числовом значении — существенный аспект планирования.

В таможенном деле различают четыре уровня планирования:

1) уровень Министерства экономического развития и торговли —
для ФТС России;

2) уровень ФТС России — для РТУ и таможен непосредственного
подчинения;

3) уровень РТУ — для таможен;

4) уровень таможни —для таможенных постов.

ФТС России осуществляет разработку и реализацию целевых про­грамм развития таможенного дела в стране. РТУ разрабатывают раз­вернутые планы реализации программ развития таможенной службы с учетом региональных особенностей. Большое значение имеет терри­ториальный подход к планированию развития инфраструктуры тамо­женного дела.

РТУ в своей работе учитывают предложения таможен по составле­нию проектов планов капитальных вложений и техническому оснаще­нию таможенных органов зоны обслуживания. В свою очередь ФТС России согласовывает с РТУ мероприятия программ развития тамо­женной службы.

Процесс планирования подчиняется определенной логике, требую­щей обязательности и осуществления определенных плановых процедур:

• постановка цели и задач планирования;

• выбор подходов к формированию планов;

• выбор методов плановых расчетов;

• определение объема и характера предплановых расчетов;

• выражение плановых мероприятий в конкретных показателях
(натуральных или стоимостных).

Раздел III. Управление таможенной деятельностью

Глава 13. Функциональный подход к управлению деятельностью...

Программы обычно разрабатываются на 3—5 лет. Иногда к их подго­товке и реализации привлекают другие министерства и ведомства. Со­ставлению программ предшествует большая и серьезная предплановая работа, втом числе разработка и утверждение концепций развития по отдельным направлениям деятельности таможенной службы.

Нормативная база для планирования разрабатывается Правитель­ством, Министерством финансов, ФТС России и другими государ­ственными органами.

В системе планирования ключевым объектом исследования являет­ся комплекс предстоящих работ, который представляется в виде сово­купности отдельных процессов, частей и элементов. Основной плано­вый документ — сетевой график, или сеть. В графике с необходимой степенью детализации отображается, какие работы, в какой последо­вательности и за какое время надо выполнить, чтобы обеспечить окон­чание всех видов деятельности не позже заданного срока (рис. 13.6). Фиктивными работами при этом считаются возможные ожидания по­следующих процессов.

К основным планируемым параметрам в сетевых моделях относят­ся такие временные показатели, как продолжительность выполнения работ, критический путь, резервы времени совершения событий. Все операции, не принадлежащие критическому пути, можно сдвинуть во времени и пределах их резервов, не увеличивая при этом общей про­должительности выполнения комплекса работ.

Рис. 13.6. Пример сети типа «вершины-события»

Целесообразно проводить вариантные расчеты, что позволяет вы­брать оптимальный (наиболее реальный) план действий. Такой подход позволяет модернизировать худшие и наиболее благоприятные пока­затели развития таможенной службы при изменении условий внеш­неэкономической деятельности и финансирования.

13.3. ФУНКЦИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Организациякак одна из общих функций управления является прак­тическим связующим звеном между утвержденным планом (принятым решением) и его реализацией.

Функцию организации следует рассматривать как совокупность действий по подготовке к реализации утвержденного плана, которая включает:

• разработку или переработку (корректировку) технологии запла­
нированного процесса;

• создание или приведение в соответствие с утвержденным пла­
ном организационной структуры для реализации обновленной
технологии процесса;

• обеспечение объекта управления финансовыми ресурсами, ком­
петентными кадрами и основными средствами;

• организацию снабжения производственного процесса предме­
тами труда (сырьем, заготовками, материалами и информаци­
ей);

• разработку или корректировку мотивационного механизма обе­
спечения реализации утвержденного плана;

• подготовку системы рабочего управления предстоящим процес­
сом деятельности.

Все это в совокупности представляет собой проект организации вы­полнения плана,который в зависимости от характера плана и вида дея­тельности является более или менее масштабным документом.

Разработка (корректировка) технологии процесса. Основу этапа ор­ганизации составляет разработка процедур (технологий) реализации принятых планов. Способ реализации задач, поставленных перед подразделением, представляет собой технологию, т. е. процесс, с по­мощью которого исходные предметы труда преобразуются на выхо­де в запланированный продукт. Технология всегда индивидуальна и должна приниматься такой, которая наилучшим образом соответству­ет достижению определенных задач и намеченных целей. Всесторонне проработанная технология (процедура) реализации плана содержит баланс (бюджет) распределения ресурсов.

При обеспечении качества результатов таможенной деятельности таможенные технологические процессы становятся основным объ­ектом управления. Технология таможенной деятельности должна ре-

Раздел III. Управление таможенной деятельностью

ализовываться на основе комплекса внутренних нормативно-правовых актов и другой документации (стандартов, положений, технологических схем, должностных и рабочих инструкций), технического оснащения таможенных процессов и компетентных кадров, гарантирующих в со­вокупности полную проверку соответствия предъявляемых участника­ми ВЭД к таможенному оформлению товаров и транспортных средств и информации о них требованиям, установленным законодательством Российской Федерации.

Для создания современной таможенной технологической схемы не­обходимо четко представлять весь спектр контактов и эффективного взаимодействия таможни с участниками ВЭД: финансовыми, налого­выми и правоохранительными органами.

Прямые контакты таможенного органа с заказчиком и потреби­телем результатов его деятельности являются важным источником информации для процессов непрерывного повышения их качества. Руководство таможенного органа должно создать условия для регуляр­ного анализа и совершенствования этих контактов.

Характер конечного результата технологического процесса заклю­чается в придании перемещаемому через таможенную границу товару определенного статуса в таможенном отношении. Это привело к соз­данию таможенных режимов.

Таможенный режим — это совокупность таможенных процедур, определяющих для таможенных целей статус товаров, перемещаемых через таможенную границу Таможенного союза с определенной целью и объединенных в отдельный таможенный институт. Практически все таможенные процедуры реализуются в рамках соответствующих тамо­женных режимов.

Исходя из сложности новых плановых заданий должна быть дана оценка действующих технологических приемов и принято решение — соответствует ли имеющаяся технология уровню новых задач и, если нет, то предусмотрена ее корректировка или разработка новой техно­логии.

Оценка соответствия таможенных технологий современным требо­-
ваниям может быть осуществлена также на основе их сопоставления
с требованиями международных стандартов ИСО серии 9000 «Систе­
мы менеджмента качества», рекомендациями Всемирной таможенной
организации и рекомендациями концепций и программ развития та­
моженной службы. В табл. 13.1 приведен перечень требований к тех­-
нологическим процессам, составленный на основе перечисленных
выше документов. .

Глава 13. Функциональный подход к управлению деятельностью... 317

Если корректировка действующей технологии не решает проблему качественной реализации плана, то в этом случае должна быть разра­ботана новая технология,основанная на инновациях и учитывающая применение новых высоких технологий.

В процессе совершенствования таможенных технологий или про­ектирования новых технологий должна быть решена задача предупре­ждения таможенных рисков и освоения требований международных стандартов ИСОсерии 9000 «Системы менеджмента качества»." ,

Таблица 13.1 Требования к содержанию таможенных процедур (технологий)

Примечания: * КРТО — Концепция развития таможенных органов; ** РСТ — Рамоч­ные стандарты безопасности и облечения мировой торговли ВТО; ***КАР — Концепция административной реформы.

Основными показателями качества таможенных технологий явля­ются:

• степень соблюдения таможенного законодательства;

• продолжительность реализации процесса

• трудоемкость реализации процесса (суммарная ив расчете на
одного работающего);

• уровень автоматизации,

• уровень компьютеризации;
- • уровень стандартизации; .:._.:

Глава 13. Функциональный подход к управлению деятельностью... 319

• уровень метрологического обеспечения;

• эргономические и санитарно-гигиенические характеристики
рабочих мест инспекторского состава.

Эти показатели корреспондируются с требованиями, приведенны­ми в табл. 13.1. Количественные значения приведенных характеристик должны быть составной частью технических заданий на проектирова­ние новых таможенных технологий или их модернизацию.

Совершенствование действующей или разработка новой техноло­гии таможенного оформления и таможенного контроля должно за­вершиться разработкой комплекта технологической документации, позволяющей обеспечить качество технологии реализации вида деятель­ности в соответствии с утвержденным планом.

Втаможенной практике используется, как правило, один вид техноло­гических документов — технологические схемы. Это, однако, свидетель­ствует не о высоком уровне унификации таможенной технологической документации, а скорее о не проработанности данного вопроса с пози­ций технологических методов обеспечения качества результатов труда.

Корректировка организационных структур. Одновременно с разра­боткой технологии реализации плана решается вопрос создания со­ответствующей организационной структуры для ее применения. Для этого необходимо оценить ее состояниеи принять необходимые меры по приведению в соответствии с новыми задачами.

Качество организационных структур, создаваемых в организациях, следует оценивать с использованием следующих показателей: резуль­тативность; системность; устойчивость коммуникаций; оператив­ность; ресурсоемкость; способность к самосовершенствованию.

Результативность организационной структуры — это вероятность полного достижения поставленных целей, определенных утвержден­ным планом. Уровень достижения поставленной цели оценивается экспертным путем на основе оценки компетентности персонала и со­стояния организационных структур.

Системность организационной структуры характеризуется ее целе­направленностью, т. е. наличием единства цели и единого руководства действиями структурных подразделений и персоналом по ее достиже­нию.

Устойчивость коммуникаций определяется надежностью и опера­тивностью используемых видов связи между подразделениями и пер­соналом в составе подразделений.

Оперативность характеризуется расходом времени на выполнение технологических процессов, разработанных для реализации плана.

Раздел III. Управление таможенной деятельностью

Ресурсоемкость организационной структуры характеризуется рас­ходом всех видов ресурсов (людских, финансовых, информационных, материально-технических, энергетических и др.), необходимых для ее функционирования.

Способность к самосовершенствованию характеризуется наличием в организации действующего механизма реагирования на несоответ­ствия, который позволяет на систематической основе улучшать про­цессы и результаты.

Кроме того, при оценке состояния организационной структуры, ко­торой предстоит выполнять принятый план при определенной техно­логии, целесообразно также использовать следующие характеристики:

• количество, подчиненность и организация взаимодействия струк­-
турных подразделений, задействованных в реализации плановых
задач;

• фонд рабочего времени персонала подразделений, задейство­-
ванных в решении плановых задач (суточный, месячный, годо­
вой — в зависимости от трудоемкости решаемых задач и време­
ни, отпущенного на их решение);

• уровень квалификации персонального состава;

• уровень мотивации персонала на решение плановых задач.
Оценка должна быть конкретной и отвечать ни следующие вопросы:

• сколько человек определенной квалификации необходимо для
реализации поставленной задачи и сколько их в наличии;

• какие меры необходимо предпринять для того, чтобы организа­-
ционная структура позволила выполнить принятый план.

Оценка состояния организационной структуры по перечисленным выше показателям покажет, что по некоторым из них она не в состоя­нии выполнить намеченный план. В этом случае должны быть пред­приняты меры по улучшению состояния имеющейся организационной структуры и ее кадрового состава.

Среди этих мер должна быть и программа совершенствования си­стемы управления таможенным органом на основе МС ИСО серии 9000. Она предполагает уточнение распределения полномочий и от­ветственности по обеспечению деятельности между подразделениями и документирование управленческих процедур и рабочих процессов.

Как часть системы управления рассматривается распределение от­ветственности и полномочий персонала на проведение корректирую­щих мероприятий.

Важнейшим элементом готовности организационной структуры к выполнению плановых заданий является обеспечение компетент-

Глава 13. Функциональный подход к управлению деятельностью... 321

ности кадрового состава. Поэтому в план мероприятий должны быть включены:

• определение необходимой компетентности персонала, выпол­
няющего работу;

• профессиональная подготовка персонала.

После реализации намеченных выше мер должна быть проведена по­вторная оценка состояния организационной структуры,с тем чтобы убе­диться, что она и состав ее кадрового наполнения готовы выполнить намеченный план.

Обеспечение ресурсами. Система управления предполагает создание условий для качественного выполнения функции обеспечения органи­зации всеми видами ресурсов (финансовыми ресурсами, оборудовани­ем, оргтехникой, средствами измерений и другими видами ресурсов).

Для бюджетных организаций почти все их затраты определяются утверждаемой вышестоящей организацией сметой расходов. Поэтому одним из важнейших элементов системы обеспечения организации различными ресурсами является процесс закупок.

Организация должна обеспечить соответствие закупаемой продук­ции требованиям, которые устанавливаются на основе показателей качества результатов деятельности организации. С этой целью органи­зация должна оценивать и выбирать поставщиков на основе их способ­ности поставлять продукцию в соответствии с требованиями органи­зации. Для этого должны быть разработаны критерии отбора, оценки и повторной оценки закупаемой продукции и соблюдены определенные принципы взаимодействия с поставщиками.

С целью организации делового взаимодействия потребителей с по­ставщиками, обеспечения высокого качества продукции и снижения затрат, связанных с входным контролем, многие потребители и по­ставщики разрабатывают совместные программы решения проблем, связанных с качеством. Совместные конференции, курсы профес­сиональной подготовки, программы взаимодействия и долгосрочные соглашения помогают улучшить взаимоотношения по проблемам ка­чества результатов деятельности. При этом наблюдается тенденция к сокращению количества поставщиков однотипной продукции.

Организация обеспечения производственного процесса предметами тру­да. Выполнение функции организации снабжения производственного процесса предметами труда (сырьем, заготовками, материалами и ин­формацией) является важнейшим фактором эффективной деятельно­сти организации. Сущность выполнения этой функции предполагает:

Раздел III. Управление таможенной деятельностью

• порядок разработки и мониторинга планов выполнения каждой
функции организации, в том числе планов загрузки подразде­
лений;

• обеспечение производственного процесса необходимыми ресур­
сами (материалами и производственной информацией) в плано­
вые сроки, в том числе наличие системы внутрипроизводствен­
ной транспортировки и механизма учета движения (приемки,
хранения и выдачи) комплектующих и материалов на складах и
в производстве.

Оценка существующего состояния организации снабжения произ­водственного процесса предметами труда с использованием отмечен­ных выше показателей позволяет выявить ее недостатки. Анализ этих недостатков даст возможность выявить причину каждого из них и раз­работать комплекс мер по улучшению организации снабжения (обе­спечения) производственного процесса предметами труда.

Подготовка системы операционного управления. Одним из ключе­вых элементов функции «организация» является создание производ­ственной (или операционной) системы. Цель этой системы — обеспе­чение экономически эффективной реализации намеченных планов. Она определяет процедуру реализации разработанной технологии, методы мотивации персонала, систему учета и контроля результатов деятельности, учитывающую конкретные условиям и обеспечиваю­щую конкурентоспособность результата труда. В процессе построения операционной системы решаются вопросы местоположения соответ­ствующего подразделения, выбора его масштабности (мощности, про­пускной способности), технологической интеграции и специализации труда персонала.

В настоящее время наиболее предпочтительной системой рабочего управления деятельностью организации является система, которая со­ответствует требованиям международных стандартов ИСО серии 9000 «Системы менеджмента качества». Показатели качества таких систем управления организациями подразделяются на две группы:

• показатели, характеризующие соответствие системы управления
требованиям МС ИСО 9001:2008 «Системы менеджмента каче­
ства. Требования»;

, ,„ • показатели, характеризующие соответствие результатов деятель­ности организации установленным требованиям — стандартам, . ₍ техническим условиям, техническим регламентам, требованиям другой нормативной документации и требованиям потребителя.

\'мшо 13. Функциональный подход к упрощению деятельностью... 323

Требования стандартов ИСО имеют целью создание условий для обеспечения соответствия результатов деятельности установлен­ным требованиям. Поэтому их следует считать основными требо-каниями к качеству системы управления предстоящим процессом пппсльности.

Оценка соответствия существующей системы управления предстоя­щему процессу деятельности осуществляется на основе вопросников, построенных в соответствии с требованиями МС ИСО 9001:2008 «Си­стемы менеджмента качества. Требования». Один из вариантов такого ".опросника приведен в табл. 13.2.

Раздел III. Управление таможенной деятельностью

I ими 13. Функциональный подход к управлению деятельностью...

В графах 3,4 и 5 предусмотрена возможность вычисления комплекс­ного относительного показателя соответствия существующей системы управления требованиям МС ИСО 9001:2008. Для этого в графе 3 про­ставляется оценка параметра в долях единицы. В графе 4 проставля­ется оценка весомости параметра при условии, что сумма весомостей должна быть равна единице. В графе 5 против каждого параметра за­писывается произведение оценки параметра на его весомость. Сумма произведений в итоговой строке графы 5 представляет собой ком­плексную относительную оценку соответствия системы управления требованиям стандарта ИСО 9001:2008.

Самооценка системы управления на соответствие ее требованиям МС ИСО серии 9000 может быть проведена также по пяти универсаль­ным вопросам аудитора. В этом случае по каждому требованию стан­дарта ИСО 9001:2008 руководство таможенного органа должно дать о гнеты наследующие вопросы:

• достаточно ли полно и однозначно отражают имеющиеся в та­
моженном органе документы конкретное требование стандарта
и можно ли судить, что соблюдение требования обеспечено;

• ознакомлен ли персонал с этими документами;

• имеет ли персонал эти документы в своем распоряжении;

• понимает ли персонал содержание этих документов и требова­
ния, изложенные в них;

• фактически использует ли персонал эти документы в своей ра­
боте.

Оценка существующего состояния системы управления таможен­ным органом естественно покажет большие отклонения от требова­ний МС ИСО серии 9000:2000. Устранение этого несоответствия мо­де г быть осуществлено только в результате настойчивого проведения Сюльшого комплекса работ по освоению требований этих стандартов. Для лого должна быть разработана и реализована специальная про-фимма действий.

Важным методическим элементом системы рабочего управления, позволяющим обеспечить стабильность качества труда и система-шческое его улучшение, является цикл управления качеством.Цикл предполагает рассмотрение законченной технологической операции, производственной функции или этапа работы на любом уровне управ-неиия — от конкретного исполнителя (инспектора, рабочего, служа­щею) до руководителя коллектива (начальника отдела, начальника шможни). Проработка всех элементов цикла управления качеством но исем этапам производства и технологическим операциям всоответ-IIпни с элементами жизненного цикла продукции (услуги) позволяет со щать требуемый механизм обеспечения стабильности качества ре-|ультатов труда. При этом главное внимание обращается на профилак-шческое предотвращение отклонений от установленных требований к качеству результатов труда и создание условий для соблюдения тех­нологических режимов.

Разработка (корректировка) механизма активизации персонала. Реа-низация разработанного плана может потребовать новых методов ак-ншизации персонала. Для этого необходимо оценить действующий

Раздел III. Управление таможенной деятельностью

1/КИК1 1.1. Функциональный подход к управлению деятельностью...

механизм активизации и, при необходимости, внести в него соответ­ствующие коррективы.

Обычно механизм активизации персонала основывается на при­менении различных мер материального и морального поощрения I в зависимости от результатов труда. При этом важно четко идентифи­цировать результат труда, определить метод его количественной и ка­чественной оценки и установить зависимость от него мер поощрения. Для придания гласности процедурам поощрения могут использовать­ся различного вида конкурсы.

Эффективность действующего механизма активизации персонала можно оценить по совокупности следующих показателей:

• обеспечение выполнения плановых заданий;

• обеспечение качества результатов труда;

• наличие количественной оценки персонального трудового вкла­