Информационное обеспечение анализа и диагностики

Экономический анализ опирается на систему экономической информации, которая лежит в основе оптимальных, управленческих решений. Данная информация должна быть при этом должным образом упорядочена и организована.

В связи с этим существуют определенные требования к экономической информации:

- полезность для аналитика, т.е. информация должна удовлетворять конкретные информационные потребности;

- объективность и достоверность, т.е. информация должна объективно отражать исследуемые явления и объекты. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут стать вредными;

- полнота информации при минимальном ее объеме;

- единство информации, поступающей из разных источников. Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации;

- своевременность формирования и оперативность представления информации. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на ЭВМ и т.д.;

- рациональность, т.е. информация должна требовать минимум затрат на сбор, хранение и использование данных, но вместе с тем, она должна максимально полно обеспечивать запросы анализа и управления.

Состав, содержание и качество исходной информации играет определяющую роль в обеспечении действенности анализа. Экономический анализ не ограничивается только системой экономической информации. Он широко использует: техническую, технологическую и иную информацию. Ведущую роль в информационном обеспечении занимают данные бухгалтерского учета и отчетности.

Все источники данных для анализа можно разделить на три группы:

1. плановые источники – все виды планов, которые разрабатываются на предприятии; а также нормативные материалы, сметы, проектные задания, ценники;

2. учетные источники - документы бухгалтерского, статистического, оперативного, налогового учета и отчетности.

3. внеучетные источники - документы, которые регулируют хозяйственную деятельность предприятия, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее:

- приказы, распоряжения, соглашения, устав, учредительные документы;

- хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации;

- техническая и технологическая документация;

- материалы специальных исследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.);

- устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других организаций;

- материалы ревизий, проверок;

- материалы публикаций и др.

Информация по месту возникновения делится: на внешнюю и внутреннюю. В зависимости от цели и задач для анализа используются разные источники. Так, для проведения внешнего финансового анализа, главным образом, используются данные бухгалтерской отчетности. А для проведения технико-экономического анализа, основной целью которого является изучение технического, организационного и экономического уровня работы предприятия, его подразделений, а также оценка результатов их работы, необходимо привлечь учетные источники, а так же ряд технических и технологических данных.

Прежде чем приступить к анализу информация должна быть должным образом подготовлена. Подготовка, в основном, сводится к проверке исходной информации, т.к. качество исходной информации напрямую влияет на качество результатов исследований и достоверность аналитических выводов. При проверке осуществляются три формы контроля:

- синтаксический контроль - сводится к проверке документов на наличие реквизитов, всех записей и т.п.;

- арифметический контроль - сводится к проверке арифметического счета, согласованности данных, отраженных в различных формах отчетности;

- логический контроль - основывается на логической взаимосвязи процессов и явлений (так называемая проверка по существу). В процессе ее определяют, насколько тот или иной показатель соответствует действительности.

Кроме проверки в ряде случаев исходная информация должна приводиться в сопоставимый вид. При этом должно быть достигнуто: единство объемных, стоимостных, структурных факторов; единство промежутков или моментов времени, за которые были исчислены показатели; единство методики исчисления показателей; сопоставимость исходных условий производства (технических, природных, и т.д.).