ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ

Под организацией деятельности по совершенствованию бизнес-процессов понимается определение участников этой деятельности, их ролей, обязанностей и ответственности, а также формализация принятых решений и доведение их до заинтересованных лиц.

Самым первым мероприятием в этой области должно быть назначение ответственного за всю деятельность по улучшению бизнес-процессов в рамках всего проекта. Этот человек должен занимать руководящее положение в организационной структуре проекта с непосредственным подчинением руководителю проекта. Именно этот человек должен организовывать и осуществлять всю работу по улучшению бизнес-процессов.

Следующее действие заключается в выделении ответственных за эту деятельность со стороны структурных подразделений проекта. Не обязательно это должны быть руководители этих подразделений, но желательно, чтобы эти люди представляли всю область деятельности в рамках их подразделений.

Помимо этого должны быть определены все другие участники улучшения процессов, являющихся экспертами в соответствующих областях деятельности или знаний.

После этого определяется план мероприятий, который согласовывается с планами основной деятельности по управлению проектом. Это значит, что все работы по улучшению бизнес-процессов должны иметь статус плановых и выполняться в таком же режиме, как и любые другие работы.

При планировании деятельности по улучшению бизнес-процессов следует внимательно отнестись не только к определению обязанностей и ответственности всех участников, но и к идентификации их ролей. Такое выявление осуществляется одновременно с разработкой модели существующих бизнес-процессов в рамках формирования команд процессов.

Каждый ключевой бизнес-процесс должен иметь свою команду, состоящую из сотрудников (конечно, не всех), вовлеченных в выполнение данного процесса, и имеющих конкретные роли, обязанности и ответственность. Основной функцией такой команды является постоянное улучшение «своего» процесса и обеспечение его выполнения в соответствии с разработанными методиками.

В составе команды обычно принято выделять шесть ролевых позиций:

1. владелец процесса;

2. лидер команды;

3. коммуникатор;

4. участник команды;

5. внешний консультант;

6. координатор.

Владелец процесса отвечает за ход и результаты процесса в целом, а поскольку процессы «пронизывают» всю организацию, то такая формулировка предполагает ответственность за работу различных структурных подразделений. Но роль владельца процесса не в том, чтобы управлять повседневной рутиной каждой из составных частей процесса, а в том, чтобы делать все необходимое для удовлетворения трех основных критериев адекватности процесса: эффективности, производительности и адаптивности (см 'п. 27.4).

Лидер команды — это организатор деятельности по реорганизации процесса, мероприятии, разработанных или задуманных Владельцем процесса.

Роль Коммуникатора состоит в наблюдении за работой команды в части, касающейся взаимодействия членов команды между собой и с другими сотрудниками, организации интеллектуальных процессов анализа проблем и генерации решений. В его функции входит подготовка рабочих встреч, обучение членов команды различным методам решения сложных задач и взаимодействия с другими людьми, анализ рабочих материалов и принятых решений.

Участники являются членами команды и осуществляют всю практическую работу по совершенствованию процесса. Участники команды получают поддержку и методическое обеспечение от Консультанта и Коммуникатора, их коллективная обязанность — вместе со своим Лидером использовать все имеющиеся ресурсы для улучшения процесса. Среди Участников команды принято выделять роли: Председателя, Навигатора, Генератора идей, Наблюдателя, Работника-исполнителя, Снабженца, Коллективиста-миротворца, Человека, «расставляющего точки над i».

Консультантом является человек, предоставляющий свои знания другим участникам команды. Консультант может как внешним (из сторонней организации), так и внутренним (из компании, работающей над совершенствованием процессов). В рамках улучшения процессов используются консультанты-эксперты и консультанты по процессу. Консультанты-эксперты используют свои знания о том или ином предмете, чтобы объяснить команде, что нужно делать и внедрять свои предложения. Консультанты по процессу при помощи педагогических, развивающих и коммуникативных приемов «вытягивает» ответы из сотрудников и обеспечивает им необходимую поддержку при внедрении.

Координатор отвечает за слаженную работу всех участников, обеспечение необходимой поддержки команды со стороны других сотрудников, необходимую связь с другими командами по совершенствованию процессов, сбор и хранение потенциальной полезной информации.

Каждая из ролей имеет определенные критерии отбора кандидатов, представленные в таблице 27.2.1.

Следует указать еще одно важное ? одновременно с созданием команды. Это методическое обеспечение деятельности по улучшению бизнес-процессов управления проектом, которое включает: Q выбор адекватных методов и средств совершенствования процессов; Q выбор коммуникативных методов и средств решения сложных проблем; Q выбор необходимого программного обеспечения (см. (И, 15, 17)); Q обучение участников команды необходимым методам и средствам.