СБОР ИНФОРМАЦИИ О ПРОЦЕССАХ

Первым этапом анализа процессов является сбор информации о них. Эта информация обычно соби­рается путем анкетирования и интервьюирования. Удобным инструментом для сбора информации, необходимой для моделирова­ния и анализа процессов, является информационная таблица и другие формы, разработанные специалистами Государственного университета управления (13, 14). Они предлагают следующие рабочие формы, в которых фиксируется деятельность организационной единицы (подразделения или сотрудника) (см. рис. 27.3.1).

В колонку 1 записываются виды деятельности (работы, задачи, функции и прочее) отдельного структурного подразделения или должностного лица, как это отражено в организационно-распорядительной документации. В колонке 2 ставится отметка об актуальности такой информации. В случае если подразделение или работник действительно выполняют данную работу, актуальность обозначается «галочкой». Если данная работа не выполняется, то в колонке 2 напротив работы ставится «нолик». В колонке 3 проставляется периодичность осуществления данной деятельности — ежедневно, еженедельно, ежеквартально или иное. В результате реше­ния любой управленческой задачи должен рождаться документ. Название такого документа заносится в колонку 4, где также может быть приведена ссылка на код формы документа. В колонке 5 фиксируется исполнитель данной работы. Если таблица составляется на отдельного исполнителя, то данная графа должна отсутствовать, но над шапкой таблицы должно быть указано, кто является исполнителем данных работ. В колонке 6 оценивается трудоемкость выполнения данного вида деятельности в человеко-часах. В качестве примечаний (колонка 7) обычно указываются предложения по оптимизации выполнения работы, проблемы, возникающие при решении данной задачи и прочее. После того, как список всех работ, указанных в документации, исчерпан, в таблице проводится красная (или двойная) черта, после которой в том же порядке указываются работы, не отраженные в документации, но реально выполняемые подразделением или сотрудником.

Более подробное описание процессов можно получить, используя информаци­онную таблицу. Пример информационной таблицы и порядок ее заполнения представлен на рисунке 27.3.2.

Процесс сбора информации должен быть административно «подкреплен» приказом высшего руководства. Необходимым для успешного сбора данных условием является разъяснительная работа с сотрудниками, заполняющими информационные формы.

АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ЕДИНИЦЫ

Рис. 27.3.1. Анализ деятельности организационной единицы

Информационная таблица

Порядок заполнения:

1. В общем случае работа имеет несколько входящих документов и несколько исходящих документов. Количество входящих и исходящих документов в общем случае не равно.

2. Каждый документ заносится в отдельную ячейку. Один документ может рассылаться в несколько подразделений/организаций (следует указать) и по различным видам связи (все следует указать).

3. В настоящей таблице приведен образец заполнения формы.

Формы всех рабочих документов, упомянутых в информационной таблице, также должны быть представлены исследователям. Для этого необходимо их собрать, сброшюровать (если это бумажные документы) и сделать опись.

Полезной информацией является также описание самим сотрудником своих должностных обязанностей.

Описанные выше формы можно использовать как при анкетировании, так и при интервьюировании.

На основе полученной информации, при необходимости своевременно попол­няя и актуализируя ее путем проведения дополнительных интервью, можно на­чать моделировать процессы.

ПОСТРОЕНИЕ СТРУКТУРНОЙ МОДЕЛИ ПРОЦЕССОВ

Общий подход к моделированию бизнес-процессов, который заложен в большинстве существующих методологий моделирования и который следует знать

как при их использовании, так и при моделировании процессов на базе собственной методологии, состоит в последовательной структурной декомпозиции процессов — от общего к частному. Этот подход является органичной частью управления проектом. Так, декомпозиция целей проекта, построение иерархического дерева работ (Work Breakdown Structure — WBS (см. п. 3.9)), дерево ресурсов, дерево рисков являются органичной составляющей этого единого подхода, истоки которого — в общей теории систем и системном подходе. По сути структурная декомпозиция процессов является частью этой единой деятельности и должна поддерживать информационную связь с другими иерархическими структурными моделями проекта. Декомпозиция проекта начинается с выявления его миссии и разбиения ее на составляющие цели, подцели и работы по их достижению. Эти работы в зависимости от уровня детализации представляются в виде мегапроцессов, которые, в свою очередь, декомпозируются на процессы, подпроцессы и отдельные конкретные операции, закрепленные за конкретными исполнителями. Между элементами одного уровня модели процессов прорисо­вывается логическая и/или информационная связь.

В начале всю деятельность по управлению проектом представляют в виде пяти-семи мегапроцессов. Важно при этом определить организационные границы проекта и, исходя из этого, те мегапроцессы, которые являются внешними и внут­ренними. Так, на рисунке 27.3.4 внешними мегапроцессами являются маркетинг и продажи. Внутренним мегапроцессов является производство.

Далее каждый из мегапроцессов подвергается более детальному анализу и мо­делированию и декомпозиции на отдельные процессы (см. рис. 27.3.5).

Далее (при необходимости) бизнес-процесс декомпозируется на отдельные работы (см. рис. 27.3.6).

В случае продолжения детализации анализа процесса каждая из работ может быть описана в виде регламента выполнения операций, порядка заполнения документа, правила принятия решения и пр., которые раскрывают каждый из мельчайших деталей, связанных с выполнением работ. Такая декомпозиция произво­дится на этапе детального моделирования процессов.

Таким образом, получаем структурную иерархию моделей процессов организации (см. рис. 27.3.7).

В представленных выше примерах моделирования бизнес-процессов сознательно представлены разные «языки моделирования» (т.н. нотации), так как в настоящее время таких языков существует огромное количество (некоторые из них представлены в Приложении 1 к настоящей главе). Их достоинство и недостатки, возможности и ограничения подробно описываются в соответствующей литературе (15). Многие из приведенных в Приложении языков имеют возможность быть реализованными с использованием тех или иных программных средств (11).

ДЕТАЛЬНОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ

Детальному моделированию подвергаются далеко не все процессы, а только те, которые в ближайшее время должны быть подвергнуты улучшению.

Обычно при отборе таких процессов используют различные формализованные ме­тодики, одна из которых представлена в Примере 27.3.2.