МЕТОДОЛОГИЯ ПРИНЯТИЯ КОМПРОМИССНОГО РЕШЕНИЯ

Поиск оптимального соотношения (по Парето) между качеством работ, сроками и стоимостью необходимо сочетать с системным подходом в управлении, при­нимая во внимание тот факт, что малейшее изменение в проекте или системе имеет непосредственное влияние на все подсистемы и подразделения команды проекта и организаций, выполняющих данный проект. Таким образом, целесообразным представляется разработка процесса управления проектом, при котором осуществляются анализ, поиск, а затем принятие компромиссного решения, в отличии от внедрения строгих правил по оптимизации решений по управлению проектами. Ниже приводятся шесть этапов (шагов) принятия компромиссного решения:

1. Признание и понимание основной причины возникновения конфликта.

2. Пересмотр целей проекта.

3. Анализ внешних факторов проекта и его статуса.

4. Определение альтернативного варианта развития проекта.

5. Анализ и выбор оптимального варианта.

6. Пересмотр плана производства работ проекта.

Шаг 1

Первым шагом в процессе принятия компромиссного решения является при­знание и понимание основополагающей причины возникновения конфликта (ситуации, требующей существенных изменений по проекту). Большинство проектов используют системы управления и контроля затратами, которые предусматривают сравнение фактических результатов с запланированными, детальное исследование таких результатов с помощью дисперсионного анализа, а также подготовку отчета о статусе работ с целью принятия коррективных мер для устранения проблемы. Менеджеры проекта внимательно изучают проблемный аспект проекта, так как имеющаяся в наличии информация не всегда дает всеобъемлющее понимание во­проса. Первым подвергается проверке источник поступления предупреждения, а также достоверность данных. Контроль реализации проекта обычно крайне чувст­вителен к точности и своевременности передачи данных. Типичными вопросами, возникающими на данном этапе, являются следующие:

1. степень потребности в информации;

2. степень своевременности информации;

3. степень полноты информации;

4. источник поступления информации;

5. степень достоверности информации;

Если эта информация достоверная, последствия информации для проекта Цель первого шага — понять потенциальную причину возникновения конфликта, а, следовательно, определить возможные компромиссные решения. В большинстве такие причины связаны с ошибкой или несостоятельностью оператора (работника), незапланированными или полностью непредвиденными ситуациями: и)

1. ошибка/несостоятельность оператора:

a. нереальные сроки;

b. неадекватный контроль над изменениями проекта;

c. неправильная калькуляция затрат;

d. поломки оборудования;

e. несостоятельность испытаний;

f. отсутствие необходимых мощностей;

g. неполучение необходимых разрешений;

2 незапланированная ситуация::

a. перезагрузка текущими заказами;

b. потеря необходимого персонала;

c. изменения в руководстве-проекта;

d. возможность приостановки проекта;

3 непредвиденная ситуация:

a. загруженность существующих мощностей организации;

b. несовместимость параллельных проектов, а, как следствие, отсутствие взаимозаменяемости;

c. трудности с платежеспособностью;

d. разногласия с персоналом;

e. задержки в поставках материалов;

f. уход эффективных руководителей проекта;

g. потеря временных работников;

h. неточность предварительного начального прогнозирования;

i. изменение рыночных условий;

j. внедрение новых требований.

Шаг 2

Второй шаг в процессе принятия компромиссного решения — всеобъемлющий пересмотр всех целей проекта. Такой пересмотр предусматривает анализ имею­щихся целей проекта, учитывая понимание таких целей различными участниками проекта, начиная от руководства и заканчивая рядовыми членами команды (группы) проекта. Изначально цели и приоритеты устанавливались, принимая во вни­мание ряд внешних факторов. В течение времени жизненного цикла проекта эти факторы, как правило, претерпевают изменения.

Сущность таких целей обычно определяет степень гибкости соотношения между сроками, затратами и качеством. Вследствие этого, может потребоваться пересмотр всей проектной документации, включая:

1. цели проекта;

2. план стратегической интеграции проекта в соответствии с требованиями инвесторов;

3. технические условия по срокам, затратам и качеству;

4. виды и объемы работ;

5. ресурсы текущие и будущие.

Шаг 3

Третий шаг в методологии принятия компромиссного решения — анализ внеш­них факторов и статуса проекта. Данный этап включает детальное сравнение фактических сроков, затрат и стандартов качества с запланированными или пересмотренными результатами. Особое внимание уделяется проблемным моментам. Среди внешних факторов проекта, анализ которых наиболее важен, финансовые риски, возможные последующие контракты, развитие и статус других проектов, а также конкуренция. Некоторыми компаниями используются принцип, при котором при­оритет всегда отдается качеству. Тем не менее, при увеличении финансовых рис­ков фирмы такая стратегия может меняться. Ниже приводятся вопросы, имеющие место на данном этапе:

1. обсуждение проекта с руководством проекта с целью:

a. определения приоритетов по срокам, затратам и техническим условиям;

b. определения влияния на рентабельность фирмы и выработки плана стратегического развития;

c. получения управленческой оценки;

2 если заказчиком по проекту является сторонняя организация, жером проекта заказчика для получения его оценки статуса проекта, а также определение приоритетов заказчика относительно сроков, затрат и требований качества;

3 встреча с менеджерами на местах, их оценка/оценки сложившейся ситуации, определение степени заинтересованности в успехе проекта. Степень значимости данного проекта с учетом текущих проектов;

4 детальный анализ хода работ по каждому из проектов. Получение от персона­ла проекта четкой и подробной оценки по:

a. срокам завершения проекта;

b. затратам;

c. объемам работ;

5 Анализ предыдущих данных для оценки адекватности затратных и временных параметров на предыдущем этапе проекта.

Менеджер проекта имеет необходимый опыт для оперативного выявления сте­пени значимости того или иного несоответствия, а также влияние такого несоответствия на качество выполняемых работ. Знание требований проекта (при актив­ном содействии заказчика) повышает способность менеджера проекта принимать коррективные меры, и определить целесообразность дальнейшего выполнение про­екта в соответствии с первоначальным планом.

Вне зависимости будут или не будут приняты немедленные меры, проводится экспресс анализ для выявления причин возникновения потенциальной опасности. При этом, выявляя источник проблемы, менеджеру проекта важно оставаться объективным, так как он играет ведущую роль в команде проекта команде, а, следовательно, несет личную ответственность за возникновения просчета. Области возможных трудностей включают:

6 неадекватное планирование. Отсутствие соответствующего планирования. Пла­ном проекта не предусмотрены функции контроля для обеспечения соответствия проекта заданны параметрам;

7 изменение объемов работ. Увеличение затрат и сроков — обычное явления при изменении объемов работ, в особенности, если такие изменения не предусмотрены и официально не включены в план производства работ по проекту;

8 низкое качество. Высокий уровень взаимозависимости внутри команды проекта означает, что невыполнение требований одним членом группы имеет негативное влияние на работу всей команды;

9 завышенные требования качества. Существует вероятность непроизвольного нарушения заданного планом проекта баланса между факторами цены, сроков и качества наиболее энергичным и эффективным членом проектной группы;

10 внешние ограничения. Особенно это относится к проектам, в которых высокую степень имеет получение разрешений, лицензий, согласований и проч. от третьих сторон, а также зависимость от внешних ресурсов. Изменения, за­держки и несоответствия условиям качества, ответственность за которые лежит на сторонних участниках, имеют крайне отрицательное влияние на исполнение проекта;

В заключении важно отметить следующую особенность ряда проектов. Зачастую начальные этапы проектов чрезмерно обременены предварительными работами, которые требуют выделения средств в определенных объемах. В случае, если необходимость в тех или иных работах отпадает, баланс между заданными параметрами цены, сроков и технических условий нарушается.

Шаг 4

Четвертый этап — разработка альтернативных планов действия. Данный этап включает составление списка альтернативных вариантов (сценариев) выполнения проекта путем балансирования между сроками, ценой и качеством. При удачном развитии событий, на данном этапе осуществляется подбор наиболее вероятных сценариев выполнения и завершения проекта.

Для получения полного и наиболее детального списка альтернативных решений, каждый параметр, т. е. сроки, цена и качество рассматривается с учетом сле­дующих факторов:

Сроки

1 Приемлемость задержки для заказчика.

2 Влияние задержки на завершение других проектов и других заказчиков.

3 Причина возникновения задержки.

4 Возможность привлечения других ресурсов для выполнения нового графика.

5 Затраты, связанные с выполнением нового графика.

6 Степень улучшения технических характеристик с принятием нового графика.

7 Влияние на выполнение сроков других проектов заказчика.

8 Вероятная реакция заказчика.

9 Репутация подрядчика, влияние на способность подрядчика получать контракты в будущем.

Цена /Затраты

1. Причина возникновения новых затрат.

2. Варианты снижения текущих расходов.

3. Степени приемлемости для заказчика дополнительных издержек.

4. Возможность отнести затраты на себестоимость и в каких объемах.

5. Возможность изменения технических условий и сроков для балансировки затрат.

6. Степень точность остальных параметров бюджета.

7. Увеличение добавленной стоимости проекта при возросших затратах.

8. Другие альтернативы для обеспечения качества.

9. Репутация подрядчика, влияние на способность подрядчика получать контракты в будущем.

10. Другие альтернативы обеспечения выполнения графика.

Качество

1. Степень выполнимости заданных условий качества.

2. В зависимости от степени выполнимости, затраты, связанные с выполнением

таких условий.

3 Возможность вариации технических условий.

4 Положительный эффект для подрядчика и заказчика при изменении технических условий.

5 Негативный эффект для подрядчика и заказчика при изменении технических
условий.

6 Степень повышения стандартов качества.

7 Степень приемлемости изменения для заказчика.

8 Людские и технические затраты, связанные с изменением технических условий.

9 Потенциальное перераспределение ресурсов проекта, связанное с изменением

спецификаций.

10 Репутация подрядчика, влияние на способность подрядчика получать контракты в будущем.

Для более наглядной демонстрации результатов проведенного анализа и вариантов сценария обратимся к графическому изображению. В частности подобный графический метод используется в сфере управления проектами на протяжении последних двадцати пяти лет для нахождения зависимости между затратами и сроками проектов. При графическом анализе необходимо определить, какой из трех параметров является константой.