Анализ информационных потоков

Важный аспект диагностики предприятий – анализ информационных потоков, он помогает контроллеру понять механизм работы предприятия.

Цель анализа информационных потоков на предприятии – выявление мест дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек.

Наиболее распространенный и, по-видимому, самый практичный метод анализа информационных потоков – составление графиков информационных потоков. Но для построения графиков информационных потоков следует знать (или выработать самим) определенные правила их составления и условные обозначения отдельных элементов.

Каждый информационный поток – единичное перемещение информации – имеет следующие признаки:

– документ (на чем физически содержится информация);

– проблематику (к какой сфере деятельности предприятия относится информация: к закупкам, сбыту продукции, закрытию месяца и получению сводных затрат, планированию и т. д.);

– исполнителя (человека, который эту информацию передает);

– периодичность (частота передачи ежемесячно, ежеквартально, ежедневно и т. д.).

Кроме этого, на предприятии существуют два основных уровня детализации информационных потоков:

на уровне всего предприятия, где детализация производится до уровня цеха (подразделения), т. е. информация передается между цехами и службами предприятия;

на уровне цеха(подразделения) предприятия, где детализация про изводится до уровня рабочего места, т. е. информация передается между работниками цеха и связанных с цехом служб.

Соблюдение единых правил дает возможность аналитической службе разговаривать на одном языке с остальными участниками процесса анализа информационных потоков, оперировать в одном формате данных. На уровне предприятия целесообразно строить графики информационных потоков по отдельным проблемам, так как количество информационных потоков (связей) очень велико, поэтому трудно выявить алгоритм. На уровне же отдельных цехов допускается построение общего графика информационных потоков по всем проблемам, поскольку здесь количество потоков (связей) не слишком велико.

В современных условиях наибольшей популярностью пользуются графики, изображающие не статические связи между отделами, а поток документов, связанный с выполнением какой-то определенной рабочей задачи. Такие графики информационных потоков похожи на сетевые графики, которые активно применяются уже более двух десятилетий для планирования сложных научно-технических проектов. Составление таких «квазисистемных» графиков тесно увязано с теорией реинжиниринга бизнес-процессов – самой популярной теорией управления компаниями в последние годы.

Бизнес-процесс – это последовательность работ, направленных на решение одной из задач предприятия (например, материально-техническое снабжение, планирование). Реинжиниринг бизнес-процессов занимается анализом и оптимизацией бизнес-процессов для достижения целей предприятия. Для моделирования различных бизнес-процессов в организациях используется специализированное программное обеспечение.

Анализ бизнес-процессов позволяет выявить и устранить риск неполной, неточной информации, дублирование информации в информационных потоках предприятия. Но помимо этих рисков, существуют и другие факторы, угрожающие нормальному функционированию предприятия. Поэтому только лишь оптимизации информационных потоков недостаточно: необходим комплексный и универсальный подход к управлению рисками предприятия.