Информационное обеспечение реализации управленческого решения.

На этапах организации, оперативного управления и контроля реализации решения крайне важно наладить систему коммуникации – обмена информацией об исполнении решения между уровнями иерархии. К основным информационным процессам относятся процессы создания, передачи, использования и хранения информации. Данные процессы в организации относятся к информационно-документационным, иными словами, информация в организации, как правило, функционирует фиксировано, так как именно надлежащим образом фиксированная информация может служить свидетельством, доказательством совершенных действия. Недостаток традиционной фиксации (печатный документ) – утрата оперативности, однако в условиях современного развития информационных систем электронная фиксированная информация доставляется быстрее и проще, что необходимо учитывать.

Информационные технологии позволяют организации для оперативной работы с информацией создавать и использовать базы данных (упорядоченные совокупности всех видов организационной информации, в том числе архивы и банки знаний), а также экспертные системы принятия решений, в которых создаваемые базы данных используются как источники информации, а также реализуют математические модели и алгоритмы принятия решений с учетом неопределенности.

Для эффективной организационной коммуникации важно формировать в организации информационно-документационную культуру. Рассмотрим этот феномен подробнее.

Информация, отражаясь в документах, включается в информационно-документационный процесс (ИДП), т.е. в процесс создания, обработки, передачи (информационная сторона процесса) информации, а также в одновременно протекающий процесс ее закрепления, технического оформления, передачи и хранения (документационная сторона процесса). Причем информационно-документационные процессы не только обеспечивают коммуникационный обмен, актуализируют его, но и служат для передачи культурного опыта, ценностей и норм, т.е. имеют ярко выраженные социокультурные основы. Одним из социокультурных элементов, лежащих в основе функционирования ИДП, является информационная культура. Информационную культуру можно рассматривать как уровень развития постиндустриального общества, в котором информация является продуктом, а также как степень овладения человеком способами работы с информацией. Информационная культура проявляется в специфических формах деятельности людей, в их взаимоотношениях, а также в создаваемых ими в условиях информационного общества материальных и духовных ценностях.

Информационная культура организации может выполнять следующие функции:

1) характеризовать совершенство коммуникационных и информационных процессов организации;

2) обеспечивать требуемую гибкость и выживаемость в быстро меняющемся мире в условиях глобализации экономики через ускорение информационного обмена;

3) создавать позитивный имидж организации во внешней среде путем демонстрации высокого уровня соответствия требованиям информационного общества;

4) являться дополнительным компонентом системы управления качеством, обеспечивающим процессный подход, ускоряющим выявление несоответствий и, в конечном итоге, улучшающим качество процессов.

В деятельности человека (научно-исследовательской, познавательной, управленческой и т.д.) и в функционировании организации наиболее значимую роль играет достоверная информация, зафиксированная на различных материальных носителях. Такая информация определяется термином «документ». И, если при работе с информацией необходимо наличие информационной культуры, то использование в своей деятельности документов требует, по аналогии, формирования «документационной» культуры. Действительно, в современных условиях фактор информационной культуры неизбежно повышает важность знания и умения фиксировать информацию и затем грамотно использовать, обрабатывать и хранить зафиксированную информацию, т.е. документы.

Взглянув на данную проблему с точки зрения общественных институтов, можно заключить, что информационная культура неинституциональна, ведет к свободе, самореализации, самостоятельному выбору. Документационная же культура является институциональной и служит для приспособления неинституциональных форм информационной культуры целям общественных институтов. Очевидно также, что эти две культуры неразрывно связаны и говорить о них можно лишь одновременно.

Если применить к этим двум понятиям процессный, деятельностный подход, то можно говорить о существовании информационно-документационной культуры, которая характеризует степень совершенства использования информационно-документационных ресурсов и управления информационно-документационными процессами и системами с применением накопленного культурного опыта, передовых информационных и документационных технологий и технических средств.

Модель информационно-документационной культуры представлена в таблице 3.

Таблица 3

Модель информационно-документационной культуры

Такая модель может быть применена для формирования информационно-документационной культуры организации, которая будет способствовать оперативному обмену информацией и документами, и, как следствие, эффективной реализации решения.

В процессе передачи управленческой информации ЛПР должен также учитывать вероятностные искажения информации, связанные с особенностями человеческого восприятия или умышленными действиями.

Важно характеристикой информационного обеспечения управленческих решений выступает качество информации. Основные требования ка качеству информации:

- уместность;

- своевременность;

- достоверность (с определенной вероятностью);

- достаточность;

- надежность (с определенной степенью риска);

- адресность;

- правомочность, правоспособность;

- возможность многократного использования;

- оперативность;

- актуальность.

Информация и документ могут также иметь различную степень доступа, что определяется свойством конфиденциальности. Организация должна разграничивать доступ, четко определять характер доступности каждого документа и сообщения и меры ответственности за нарушение конфиденциальности. Часто информация защищается не только организацией (коммерческая, служебная тайна), но и законодательством (государственная тайна, персональные данные, врачебная тайна), при этом степень защиты и степень ответственности должностных лиц может существенно возрасти.