Роль та значення первинних документів

У ході своєї діяльності підприємство здійснює безліч господарських операцій, кожна з яких має бути оформлена відповідними первинними документами. На підставі документів зазначені операції відображаються в податковому та бухгалтерському обліку, тому дуже важливо, щоб ці документи були складені з дотри­манням певних вимог.

Згідно зі ст. 1 Закону про бухоблік первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.

Більш розширене визначення цього терміна наведено в п. 2.1 Положення № 88, де зазначено: первинні документи — це письмові свідоцтва, які фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозво­ли адміністрації (власника) на їх проведення.

Первинні документи є підставою для бухгал­терського обліку господарських операцій (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). Крім того, слід мати на увазі, що на даних бухгалтерського обліку базується фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, де використовується грошовий вимірник.

Отже, первинний доку­мент в більшості буде основою для відображення господарських операцій не лише в бухгалтерській, а й у інших видах звітності, у тому числі подат­ковій.

У ст. 44 ПКУ зазначено, що для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподатку­вання та/або податкових зобов'язань, на під­ставі:

— первинних документів;

— регістрів бухгалтерського обліку;

— фінансової звітності;

— інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких перед­бачено законодавством.

Платникам податків забороняється форму­вання показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених згаданими документами.

В п. 44.2 ПКУ зазначено: для обчислення об'єкта оподаткування платник податку на при­буток повинен використовувати дані бухгалтер­ського обліку щодо доходів і витрат з урахуван­ням положень ПКУ.

Отже, для визначення оподатковуваного при­бутку здебільшого необхідні первинні документи, оформлені відповідно до вимог, установлених ст. 9 Закону про бух облік

До заповнення первинних документів слід під­ходити дуже уважно, оскільки лише за наявності і обов'язкових реквізитів вони мають юридичну силу та доказовість яку бухгалтерських, так і в податкових цілях, а іноді й у цілях вирішення судових спорів. Водночас дрібні недоліки при оформленні первинних документів не повинні бути підставою для визнання їх недійсними.

Слід відмітити, що відповідальність за:

—організацію бухгалтерського обліку та забез­печення фіксування фактів здійснення всіх господарських опера­цій у первинних до­кументах несе влас­ник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповід­но до законодавства та установчих документів (ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік);

— несвоєчасне складання первинних доку­ментів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи (ч. 8 ст. 9 Закону про бухоблік).