Застосування первинних документів в електронній формі

Практично всі підприємства використовують у своїй діяльності електронні документи, це звітність, що подається до податкових органів і соціальних фондів, платіжні доручення, що передаються до банківських установ, листи, що надсилаються на адресу контрагентів, тощо..

Складати первинні документи, що є підставою для бухгалтерського обліку господарських опе­рацій, на машинних носіях інформації дозволяє і ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік. У цьому випадку згідно із зазначеною статтею і п. 2.3 Положення № 88 підприємство зобов'язане виготовляти за свій рахунок копії таких первинних документів на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також контролюючих чи судових органів у межах їх повноважень, перед­бачених законами. Порядок надання контролюючим органам первинних документів, складених на машинних (електронних) носіях, визначено ч. 6 ст. 9 Закону про бух. облік. .

Основні вимоги, що пред'являються до елек­тронного документа, застережені ст. 5 і 6 Закону № 851. Серед них, зокрема, зазначено:

— наявність обов'язкових реквізитів докумен­та, склад і порядок розміщення яких визначається законодавством;

—можливість створення, передання, збере­ження та перетворення електронного документа електронними засобами у візуальну форму;

— накладання електронного підпису на завершення створення електронного документа.

Обовязкові реквізити, які в обов'язковому порядку повинні мати електронні первинні документи для прийняття їх до обліку, такі:

— найменування (у Законі про бухоблік — назва) підприємства, від імені якого складено документ;

— назва документа (форми);

— дата та місце складання;

— зміст і обсяг господарської операції;

— одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному вираженні);

— посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правиль­ність її оформлення;

— електронний підпис чи інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Тільки за наявності в первинному документі всіх перелічених реквізитів він матиме юридичну силу та доказовість.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені такі додаткові реквізити, як:

— ідентифікаційний код підприємства з Дер­жавного реєстру (код ЄДРПОУ);

— номер документа;

— підстави для здійснення операцій;

— дані про документ, що посвідчує особу-одержувача тощо.

Згідно з п. 2.5 Положення № 88 електронний підпис як один із обов'язкових реквізитів первин­ного документа в електронній формі накладаєть­ся на нього відповідно до законодавства про електронні документи та електронний докумен­тообіг. Без електронного підпису, електронний документ не може бути підставою для його обліку. Крім того, він не матиме юри­дичної сили. Саме так зазначено в ст. 1 Закону № 851.

Порядок надання працівникам права застосування ЕЦП, ведення обліку, зберігання та знищення їх особистих клю­чів необхідно регламентувати наказом керівника підприємства.