Форма первинного документа

Первинні документи складаються на бланках типових та спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Докумен­тування господарських операцій може здійснюва­тися з використанням самостійно виготовлених бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм (п. 2.7 Положення № 88).

Отже, підприємство може користуватися бланками будь-якої форми. Головне, щоб вони містили всі обов'язкові реквізити первинного до­кумента, перелічені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення № 88.

Записи в первинних документах повинні здійс­нюватися тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкар­ських машинок, принтерів та інших засобів, що забезпечують збере­ження записів протягом установленого строку зберігання документів та неможливість непо­мітних несанкціонова­них виправлень. У вільних рядках первинних документів ставлять прокреслення з урахуванням спеціальних правил для окремих документів, зокрема податкової накладної. Електронні документи створюються з дотри­манням вимог законодавства про електронні до­кументи і електронний документообіг (пп. 2.10, 2.11, 2.12 Положення № 88).

Мова первинного документа

Як передбачено п. 1.3 Положення № 88, усі первинні документи повинні складатися україн­ською мовою. Водночас, крім української, може використовуватися й інша мова в порядку, перед­баченому ст. 11 Закону про мови. Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впо­рядкований автентичний переклад.

Первинні документи складаються в момент здійснення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. При реалізації товарів за готівку допускається складання первинного документа не рідше ніж один раз на день на підставі даних касових апаратів, чеків тощо (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік).

Основні первинні та не первинні документи

Первинний документ у переважній більшості випадків є основою для відображення господарських операцій як у бухгалтерській, податковій та інших видах звітності, тому важливо знати, які саме документи відповідають цьому статусу.

Договір

Згідно з ч. 1 ст. 626 ЦКУ договором є до­мовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків. Тобто договір фіксує не факт здійснення господарської операції, а лише без­посередньо порядок дій сторін при її здійсненні. Укладення договору не спричинює змін у структурі активів та зобов'язань, власному капіталі підпри­ємства. На цій підставі можна зробити висновок, що договір не є первинним документом.

У випадку, якщо договір фактично фіксує вже здійс­нену операцію (наприклад, у договорі фігурує формулювання: «Одна сторона передала майно (товар) у власність другій стороні, а друга сторона прийняла майно (товар)»), то такий договір можна класифікувати як первинний документ.

Накладна

Для обліку відпуску матеріальних цінностей покупцям і на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів існує типова форма накладна-вимога (форма № М-11), затверджена наказом Мінстату від 21.06.96 р. № 193. В описі цієї форми зазначено: у разі відпуску матеріальних цінностей стороннім організаціям накладна-вимога випи­сується на підставі договорів, нарядів та інших відповідних документів у двох примірниках, кожний з яких підписується головним бухгалтером або особою, на це уповноваженою. Перший примірник передають складу як підставу для відпуску матеріалів, другий — одержувачу матеріалів. В обліку постачальника накладна-вимога є під­ставою для відображення доходів від реалізації.

Підприємство має повне право розробити зручну для нього форму накладної, яка служитиме підставою для відпуску товарів покупцям, голов­не, щоб при цьому вона містила всі обов'язкові реквізити, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.