Цели, задачи и структура банкетной службы

Подготовка и проведение банкета -сложная, трудоемкая и ответственная задача, стоящая перед персоналом предприятия питания. Это и творческая работа и опыт, позволяющий предусмотреть малейшие детали; и умение работать с клиентами; и грамотный маркетинг и продажи. В общем, это практически отдельная индустрия. Поэтому при грамотном подходе к организации банкетов решением всех задач с ними связанных, занимается специальная служба - банкетная.

В обязанности этой службы входит не только непосредственная работа во время банкета, но и вся кропотливая и длительная процедура подготовки к мероприятию -от переговоров с клиентом до детального согласования схемы работы каждого из членов команды.

В задачи банкетной службы входит, с одной стороны, наиболее выгодная реализация имеющихся в наличии площадей и возможностей кухни (ресторан-предприятие коммерческое!),а с другой -создание максимально благоприятных условий для заказчика и его гостей. Вторая задача представляется наиболее важной, ведь для многих, кто приходит на банкет, это может быть первым знакомством с рестораном -и это способ заинтересовать новых клиентов, привлечь их внимание не только качеством кухни, но и высоким уровнем обслуживания. Стоит учитывать и тот факт, что классическая схема «сарафанного радио» более чем распространена именно при проведении банкетов. В любом случае следует помнить, что хороший банкет-это прекрасная реклама ресторана, за которую не приходится платить и которая весьма эффективна.

Что входит в обязанности банкетной службы? Процесс работы банкетной службы можно поделить на несколько этапов:

1.Рекламная кампания-поиск клиента (в содружестве с подразделением рекламы и маркетинга предприятия);

2.Работа с клиентом (которая также делится на несколько этапов);

3.Детальное планирование мероприятия;

4.Проведение мероприятия;

5.Анализ проделанной работы.

Рекламная кампания банкетных возможностей ресторана не является прямой задачей банкетной службы. Однако ее несомненная обязанность-предоставление рекламному отделу максимального количества полезной информации об особенностях предприятия в оказании банкетных услуг. Например: наличие нескольких различных по вместимости залов, наличие очень большого зала, разнообразие банкетных меню, интересная анимационная программа и т.д.Особое внимание на начальном этапе работы должно быть уделено формам планировки зала и разработке меню. Желательно, чтобы в арсенале банкетной службы были изначально подготовленные варианты банкетного меню(составленный совместно с шеф-поваром или шефом банкетов список блюд, приготовление которых рационально при этом особом режиме работы предприятия). Эта информация всегда должна быть готова к представлению заказчику мероприятия, ее можно выкладывать на сайте предприятия. Кроме вариантов меню заказчика следует ознакомить и с вариантами компоновочного решения банкетных залов, возможными схемами расстановки столов, вариантами сервировки и т.д.

Работа с клиентом начинается непосредственно после его обращения с запросом в банкетную службу. На стадии работы с клиентом в задачи службы входит определение следующих понятий: финансовой возможности заказчика и соотнесение их с его намерениями; цель проведения банкета; количество и типы гостей; подробное обсуждение и формирование меню мероприятия; выбор типа декорирования зала; выбор анимации; калькуляция заказа; расчеты с заказчиком и .д.

На этапе планирования прорабатываются самые различные детали: от расстановки столов и обеспечения безопасности гостей до концепции декорирования и музыкального сопровождения, определяется загрузка персонала, распределяются обязанности и объемы работы. На этапе непосредственной подготовки к мероприятию контролируется соблюдение всех проработанных деталей-как согласованных с заказчиком, так и принятых в самом заведении.

Непосредственно во время проведения банкета отслеживается четкая реализация запланированного сценария, оперативно решаются неизбежно возникающие вопросы и т.д. По завершении мероприятия необходимо провести детальный анализ процесса обслуживания, особенно если были выявлены его недостатки. Так у персонала формируется необходимый опыт грамотного проведения масштабных банкетных мероприятий.

Рисунок 3- Организационно-управленческая структура банкетной службы ресторана.