Прием и оформление заказа

Банкетные мероприятия планируются заранее и требуют тщательнейшей подготовки к ним. От того, насколько продуманы все детали и мелочи, во многом зависит целостное восприятие заказчиком торжества и конечный результат. Организация банкета начинается с подготовительной работы, первой стадией которой является прием и оформление заказа.

Прием заказа является основным этапом организации банкета, поскольку предполагает подробно и своевременно продуманные и согласованные его устроителями (заказчиками) и администрацией ресторана условия и порядок проведения банкета. Как правило, заявку на проведение банкета принимает метрдотель, т.е. тот, кто будет непосредственно руководить банкетом. При приеме заказа на организацию банкета согласовывается целый ряд вопросов: дата и часы проведения банкета; количество гостей и их состав (пол, возраст, национальность, профессии); место проведения банкета; отмечаемое событие; ассортимент блюд и напитков; предварительная сумма заказа; форма оплаты; список приглашенных почетных гостей. В заказе также указываются номер телефона, адрес и фамилия ответственного заказчика. При выездных приемах-банкетах следует предусмотреть оплату расходов, связанных с выездом, боем и утратой посуды, сверхурочной работой обслуживающего персонала (образец соглашения на проведение банкетного мероприятия в приложении В)

На официальных банкетах-приемах дополнительно уточняются следующие вопросы: как должен быть украшен банкетный зал ресторана; нужны ли государственные флаги и другие атрибуты государственной символики; будут ли произноситься официальные речи и тосты, сколько их будет и когда они будут произнесены; будут ли гости курить за столом; количество гостей, которых будет обслуживать один официант; форма одежды обслуживающего персонала ресторана на банкете и другие вопросы. Уточняется время подачи блюд и напитков;

Прежде чем принять заказ, метрдотель обязан ознакомить заказчика с залом, в котором будет проходить банкет, согласовать с ним план расстановки столов. При этом оговариваются такие вопросы, как места для почетных гостей или план размещения за каждым столом в отдельности; предоставляет стандартные варианты меню; уточняют, будет ли подан аперитив, нужны ли цветы для украшения стола и зала, музыкальное сопровождение и место для танцев. Одновременно знакомят заказчика с правилами ресторана, порядком обслуживания и возмещения возможных убытков. Администрация ресторана не имеет права устанавливать минимальную стоимость заказа, а также предлагать заказчику принудительный ассортимент блюд, напитков, кондитерских изделий и т.д.

После предварительного согласования заказчик вносит предоплату в размере не менее 50% стоимости заказа и получает на руки «предчек». За 2-3 дня до начала торжества, метрдотель совместно с заказчиком оформляет счет-заказ, заказчик платит деньги и взамен предчека получает чек. Счет-заказ составляется в 5 экземплярах и утверждается руководителем предприятия. Первый экземпляр передается заказчику, второй остается у кассира, а третий, четвертый и пятый направляются соответственно бригадиру официантов (который будет проводить обслуживание торжества),материально ответственным лицам кухни и буфета.

В случае уменьшения заказа на горячие блюда, напитки, кондитерские и другие изделия(по причинам ,исходящим от заказчика) заказчику возвращают деньги. При этом составляют расходно-кассовый ордер на основании письменного заявления заказчика, утвержденного директором и бухгалтером ресторана.

Метрдотель подтверждает на заявлении заказчика аннулирование некоторых блюд и продукции в заказе. По желанию заказчика ему на эту сумму может быть отпущена другая продукция, о чем делают запись в заказе-счете.

Дополнительный заказ, сделанный во время обслуживания торжества, оформляет официант по счету, используя типовые бланки счетов.

Если ресторан принял заказ, но по независимым от него причинам не может организовать обслуживание в назначенное время, то администрация обязана обеспечить возможность проведения торжества в другом ресторане и сообщить об этом заказчику не позднее 7 дней до назначенного торжества.

Ресторан осуществляет музыкальное обслуживание торжеств в установленном порядке. Однако при проведении тематических вечеров администрация ресторана должна предусматривать в договоре с концертной организацией возможность изменения программы музыкальной части торжества.

Заказчик имеет право отказаться от всего заказа не позднее чем за сутки до момента обслуживания. Если не все участники банкета смогут явиться на торжество, то заказчику по его заявлению, сделанному не позднее чем за 4 часа до начала обслуживания, могут быть возвращены деньги в размере стоимости заказа, приходившейся в среднем на долю отсутствующих гостей.

При заявлении заказчика об уменьшении численности участников торжества непосредственно перед началом обслуживания ему могут быть возвращены деньги в размере стоимости части заказа на горячие блюда, напитки и кондитерские изделия. Возврат денег осуществляется на основании письменного заявления по расходному кассовому ордеру. Однако в этом случае заказчик обязан возместить ресторану стоимость приготовленной продукции, которая не может быть реализована.

На не подлежащую реализации продукцию составляют акт в трех экземплярах, который подписывает руководитель ресторана (зав. производством),материально-ответственное лицо, чья продукция актируется заказчиком. Второй экземпляр акта вручается заказчику.

Заказчику предоставляется право поступать с продукцией, включенной в акт, по своему усмотрению.

Заказчику не разрешается приносить в ресторан напитки и продукты, а также привлекать посторонних лиц для приготовления блюд. Он должен находиться на предприятии общественного питания до окончания торжества.

Заказчик обязан возместить бой и порчу посуды и приборов, происшедшие по вине участников банкета, на основании действующих прейскурантов. При этом следует выписать счет.

Заказ на обслуживание торжества от предприятия (организации, учреждения) принимается при наличии гарантийного письма, в котором указываются дата и время обслуживания, количество участников, стоимость заказа, фамилия лица, уполномоченного на оформление заказа, номер расчетного счета предприятия. Стоимость согласованного заказа оплачивается полностью не позднее, чем за три дня до его выполнения по безналичному расчету.

Образец формы книги учета заказов представлен на рис 4.

Контрольные вопросы

1.Кем осуществляется прием заказа на банкетное обслуживание?

2.Какие вопросы должны быть уточнены при оформлении заказа на банкетное обслуживание в первую очередь?

3.Как оформляется заказ на банкетное обслуживание?

4.Как следует поступить, если в процессе банкета заказчик делает дополнительный заказ?

5.Как следует поступить, если заказчик в период проведения банкета отказывается от предварительно заказанных горячих блюд?

6.Как оформляется возмещение ущерба, принесенного ресторану гостями торжественного мероприятия?

Книга учета заказов на обслуживание торжеств

На «____» __________ 201____г.

Рисунок 4 - Форма книги учета заказов на обслуживание торжеств

Мебель и технологии планировочного решения банкетных залов.

Существенную роль в процессе предоставления банкетных услуг играет мебель. Именно она во многом создает настроение, стиль и комфорт. Выбор типов мебели, ее расстановка должны соответствовать назначению мероприятия и стилю ресторана.

Среди общих требований, предъявляемых ко всем типам мебели, используемой на предприятии общественного питания, следует отметить повышенную прочность, соответствие характеру обслуживания, эстетическим требованиям, комфортность. Ресторанная мебель должна легко поддаваться санитарной обработке и обеспечивать максимальный комфорт для гостей, создавая необходимые удобства для его отдыха. Для ресторанной мебели характерны усиленные конструкции, утолщенные столешницы, металлические каркасы, особо прочные ножки.

В производстве ресторанной мебели используются все мебельные материалы: массивы дуба, бука, ореха, ДСП, деревянный шпон, полимерный пластик, закаленное ударопрочное стекло, алюминий, нержавеющая сталь, природный и искусственный камень, ротанг и бамбук (плетеная мебель).

Виды мебели:

Банкетные столы отличаются от обычных обеденных столов своими размерами, отделкой столешницы (крышки стола),характером использования. Они несколько выше обычных ресторанных (760-780мм). Кроме того более сложная сервировка требует большей ширины столешницы(950-1000мм).Оптимальная ширина фуршетного стола 1100-1250мм ,высота-1000-1050мм. Этого вполне достаточно для сервировки и обеспечения удобств посетителей и обслуживающего персонала.

В целях лучшей организации обслуживания и возможности комбинирования желательно иметь столы двух-, четырех- и шестиместные, прямоугольных, квадратных и круглых форм.

Мебель для сидения также должна отвечать определенным требованиям: иметь удобную форму, прочную конструкцию и отделку, минимальные габариты и массу. Виды: стулья, кресла, полукресла, диваны различных модификаций и стилей. Мебель для сидения должна обеспечивать удобное положение человека не только во время еды, но и во время отдыха, беседы. Чтобы не затруднять работу официанта, высота спинки стула или кресла не должна превышать 90-100 см от пола.

Серванты(шкаф официанта) предназначен для размещения текущего запаса посуды, приборов, столового белья. Верхняя крышка его используется как подсобный столик. Под верхней крышкой имеются полки или отделения, где хранят запасные столовые приборы. Ниже обычно располагают полки для тарелок и столового белья. Существует множество разновидностей сервантов. Наиболее часто встречающиеся размеры сервантов:высота-900мм,длина1000мм,ширина-450мм.

Сервировочные передвижные столы(тележки)используются для транспортировки продукции к банкетному столу. Монтируются они на двух, трех или четырех колесах. Есть сервировочные столики со съемными металлическими крышками-подносами. Некоторые модели имеют электроподогрев или охлаждение. Оптимальная высота стола 650-720 мм.

Подсобные столы применяют для частичного приготовления и порционирования блюд, подогрева, охлаждения и непродолжительного их хранения. Часть из них используется для сбора использованной посуды. Подсобный стол может быть передвижным и стационарным. Ширина подсобного стола 600мм, а его длина должна соответствовать ширине обеденного стола.

Складная мебель наилучшая из всех вариантов столовой мебели для кейтерингового обслуживания банкетов. Основным ее преимуществом является компактность и способность к быстрому монтажу и демонтажу.

Залы для банкетов.Первое и главное условие проведение банкета-наличие помещения, удовлетворяющего требованиям его проведения. Как показывает опыт, для проведения банкета наиболее удобно «пустое пространство» простой конфигуации, без колонн и столбов, расположенное в непосредственной близости от производства (банкетные залы ресторанов). Чаще всего в зал для банкета переделывается конференц-залы гостиниц, государственных учреждений и другие подходящие помещения. Эти варианты предполагают изначальную многофункциональность помещений-возможность относительно легкой трансформации пространства. Решением может стать система раздвижных стен, позволяющая проводить банкет в самостоятельном помещении, образованном простым закрыванием «дверей» между двумя частями одного зала. Решений может быть множество, задача же одна-на начальном этапе подготовки банкета получить свободный зал, не обремененный никакими элементами меблировки, оставшиеся от его повседневной жизни. Кроме свободы пространства в помещении, которое собирается работать залом для банкетов ,нужна сцена или другое зонированное пространство для произнесения речей и/или выступления музыкантов. Соответственно в этой части зала необходимы нужные подводки электричества для установки оборудования. Банкеты могут сопровождаться показом каких-либо материалов, презинтациями,поэтому желательна возможность установки оборудования, традиционного для конгресс и конференц -залов, а также доступ в Интернет.

Также желательна возможность изменения освещения зала, к примеру, на торжественных мероприятиях люди часто предпочитают затемненный зал.

Предпочтительно наличие вспомогательных помещений, прилегающих к банкетному залу. Сам зал необязательно должен находиться непосредственно рядом с основной кухней(хотя в случае перепрофилирования зала ресторана так оно и будет),но вспомогательная кухня рядом необходима. Это помещение, куда поступают блюда из основного зала, и где возможно готовить какие-то несложные блюда. Кроме того оправданно наличие сервировочного зала –небольшого помещения, в котором можно подогреть и сервировать блюда перед выносом в зал. Конечно, возможны случаи, когда такие дополнительные помещения отсутствуют, но в любом случае, маршрут, по которому готовые блюда будут доставляться в зал, должен быть максимально коротким и очень четко продуманным.Для хранения необходимого оборудования также нужно подсобное помещение. Желательны: гардероб для персонала, комната для приглашенных музыкантов и т.д..Итак, выбирая помещение, надо помнить, что банкет, ввиду множества технических задач, связанных с его проведением, предполагает наличие определенной инфраструктуры.

При выборе банкетного зала руководствуются следующей формулой для определения его площади:

S зала=N*S1,м2 (1)

Где, S- площадь банкетного зала,м2

N-количество участников банкета, чел

S1- норма площади на каждого участника банкета,м2

(для банкета за столом она равна 1,5-2,0 м2; для фуршета-0,4-0,5 м2);

Одна из задач архитектурно-планировочного решения банкетного зала заключается в обеспечении нормального температурного режима в нем(16-18С) и относительной влажности воздуха (60-65 %).Для этого банкетные залы оборудуются системой приточно-вытяжной вентиляции.

Важнейшим пунктом при планировочном решении внутреннего пространства банкетного зала является выбор формы банкетного стола.

Форма банкетного стола зависит от:

ü пожелания гостей;

ü характера мероприятия;

ü числа участников банкета;

ü числа почетных гостей;

ü площади и конфигурации помещения;

ü маршрутов движения официантов.

Дальнейшее планирование зависит от программы мероприятия, расстояния от кухни до банкетного стола, от количества и расположения окон, входов и выходов, включая запасные, от имеющихся в зале колонн, ниш в стенах, источников света и т.д.

Рекомендуемые формы расстановки столов:

1. В одну линию. При этом обращают внимание на соотношение длины стола к его ширине и выбирают наиболее выгодное для обслуживания. Считается, что стол длиною более 10 метров уже не слишком удобен -как для гостей, которым трудно общаться, так и для обслуживания.

1. «Торпедами». Расположение столов, составленных в несколько длинных линий и поставленных параллельно друг другу вдоль банкетного зала. Недостаток: ограничивается зрительный контакт между гостями праздника.

1. В форме буквы «Т». Рассчитано примерно на 30-40человек. Используется при дефиците пространства и необходимости компактного размещения гостей. Особенность характерна и для расстановки в виде буквы «П»

1. В форме буквы «П». Рассчитано на 40-60 человек. Форма визуально концентрирует внимание на ту часть стола, которую изображает верхняя «перекладина» в буквах. Особенность характерна и для расстановки в виде буквы «П».Такие типы рассадки употребляются в основном на официальных церемониях, свадьбах и юбилеях, когда несколько человек должны сидеть во главе стола.

1. В форме буквы «Е». Рассчитано на 40-60 человек.

1. В форме «Гребешка».Рассчитано на 100-150 человек. Столы имеют более 3 проходов. Форма более демократична, чем предыдущие варианты, поскольку при такой расстановке отсутствует стол для почетных гостей.

1. В форме «Круга».Рекомендованы к использованию в круглых и овальных помещениях.

1. В форме «Елочки».Самая популярная форма расположения банкетных столов при проведении корпоративных мероприятий. Столы ставятся под углом (примерно 35 градусов) к осевой линии зала. Линии столов образуют как бы ветви ели, а проход между ними- ствол. При этом гости максимально удобно расположены к сценической зоне и не разобщены.

1. «Открытая форма». Комбинирование столов различных форм. Например, в форме «звезды». Форма удобна для круглого или квадратного зала (ряды лучами расходятся из центра)

Расстановка мебели и рассадка гостей в зале зависит от основных гостевых потоков и маршрутов движения обслуживающего персонала. В залах выделяют основные и второстепенные проходы. Основной -не менее1,5 метров. Для распределения потоков гостей-1,2метра. Для прохода к отдельным местам -не менее 0,6 метра.

Важный фактор, определяющий форму расстановки мебели -характер мероприятия. К примеру, для официальных международных торжеств и свадеб существуют свои правила рассадки гостей, которые совсем не обязательны для менее формальных мероприятий, где приветствуется равноправие среди гостей. Следует помнить, что не все рассадки предполагают, что гостей можно сажать по обеим сторонам стола. Например, при рассадке в форме буквы П обычно предполагается, что используется только наружная часть столов.

При расстановке столов в банкетном зале важно добиться такого расположения посетителей, чтобы как можно меньше их сидело спиной к оркестру, зрелищным представлениям. Места у входа и выхода из банкетного зала как не совсем удобные для гостей, необходимо обслуживать особенно внимательно.

При любой расстановке столов не в свободной форме, они должны плотно, без швов и разницы по высоте состыковываться между собой.

Подсобные столы устанавливают у стен или колонн так, чтобы удобно было обслуживать гостей.

Серванты размещают в простенках и у колонн. В некоторых случаях они служат средством планировки и зонирования зала. Для создания изолированных зон в банкетном зале или площадке, используемой под банкетное обслуживание используют ширмы, декоративные перегородки, цветочницы, диваны различной формы и т.д.

Контрольные вопросы.

1.Назовите основные виды мебели банкетных залов ресторанов.

2.По каким критериям осуществляют подбор мебели банкетных залов?

3.Перечислите требования к материалам изготовления банкетной мебели?

4.Какие требования предъявляют к помещениям для организации банкетного обслуживания?

5.Как рассчитать площадь банкетного зала?

6.Какие вспомогательные помещения следует предусмотреть при организации банкетного зала для выездного банкетного обслуживания?

7.Какой смысл вкладывается в требование многофункциональности помещения для банкетного обслуживания?

8.Назовите классические параметры банкетного стола.

9.С какой целью используют серванты официантов в банкетном зале ресторана?

10.С учетом каких показателей выбирается определенная форма банкетного стола?

11.Перечислите наиболее употребляемые у практиков формы банкетного стола.

12.Какие преимущества имеет конфигурация банкетного стола в форме «Елочки»?

13.Как на форме банкетного стола может отразиться площадь и конфигурация помещения?

14.Какой недостаток имеет форма установки банкетных столов «торпедами»?

15.Какую форму установки банкетного стола называют «открытой»?

16.Назовите размеры основных и вспомогательных проходов при проектировании внутреннего пространства банкетного зала?